Требования к составлению и оформлению протокола

Гриф (пометка об ограничении  доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого  листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала  и центрируется по отношению к  ним. К протоколу подшиваются  представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Сроки хранения протоколов

В соответствии со ст. 5 Перечня  типовых управленческих документов, (утверждено Руководителем Росархива 6 октября 2000г.) образующихся в деятельности организаций, устанавливаются следующие

сроки хранения протоколов:

· протоколы коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, Правления и др.) - постоянно;

· протоколы научных, экспертных, методических, консультативных органов  организации (комитетов, комиссий, советов и др.) - постоянно;

· протоколы совещаний у руководителя организации - постоянно;

· протоколы собраний трудовых коллективов организации - постоянно;

· протоколы собраний структурных подразделений организации -5 лет ЭПК;

· протоколы общих собраний акционеров, пайщиков - постоянно.

Большая часть протоколов имеет постоянный срок хранения, что  обусловливает всю важность работы с данным видом документа на предприятии. Поэтому важным является не только архивное хранение, но и организация  оперативного хранения протоколов на предприятии в соответствии с  утвержденной номенклатурой дел.

 Заключение.

На основе проведенной работы можно выделить следующее.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных  органов - коллегий комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания  совета директоров.

Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров).

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: полная или стенографическая, сокращенная  и краткая.

Текст  протокола включает вводную и основную части. Вводная часть содержит информацию об участниках заседания, о повестке дня. Основная часть содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей, начинающихся словами: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» (печатаются без кавычек).

Протокол оформляет  секретарь заседания. Подписывают  протокол председатель и секретарь.

Протокол традиционно  относится к значимым для документооборота элементам. Протокол – отражение  коллегиального способа принятия решений.

Список используемой литературы.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство, 2003

http://prokuror.kaluga.ru/prok/adm/Trebovaniya_k_protokolu_ob_administrativnom_pravon/

http://www.bibliotekar.ru/biznes-58/13.htm