Теортические основы учета расчетов с подотчетными лицами

На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

• дата;
• порядковый номер документа;
• кому, за что и по какому документу уплачено;
• сумма оплаты;
• итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;
• проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

В случае не предоставления в установленный срок авансовых отчетов или не возврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника.

Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Бухгалтер исследуемого предприятия производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

Первыми обычно отражаются проездные билеты. К железнодорожному билету не нужно прикладывать счет-фактуру от железной дороги, чтобы отнести сумму НДС в зачет. При заполнении в авансовом отчете сведений о расходах на проезд и других расходах необходимо выделить отдельными строками сумму расходов без НДС и саму сумму НДС. Это необходимо в силу того, что эти суммы по-разному отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Документами, подтверждающими расход на проживание, являются: счет из гостиницы, счет-фактура, квитанция об оплате, фискальный чек. Встречаются случаи, когда командируемый сотрудник останавливается не в гостинице, а арендует квартиру у частных предпринимателей, тогда помимо указанных документов следует приложить и копию свидетельства о регистрации индивидуального предпринимателя.

Если в период нахождения в командировке сотрудник оплачивал какие-либо услуги (связи, почты, консультирование и т.д.), то к авансовому отчету должны быть соответствующие квитанции, акты выполненных работ, счета-фактуры, квитанции к приходным кассовым ордерам, фискальные чеки, оформленные на имя организации. Если производилось приобретение различных товаров, то должны быть накладные и счет-фактура. В авансовых отчетах о командировках всегда отражается расчет суточных, которые отдельными документами не подтверждаются. Расчет производится исходя из фактических дней нахождения в командировке согласно отметкам в командировочном удостоверении. Последнюю графу «Счет» заполняет бухгалтер, проверяющий авансовый отчет и приложенные к нему документы.

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

• покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
• осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
• подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
• участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
• другими аналогичными нуждами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Автоматизация учета  расчетов с подотчетными лицами

 

2.1. Отражение операций по расчетам с подотчетными лицами

 

2.1.1. Выдача денежных средств  в подотчет

 

В подотчет денежные средства могут быть выдан из кассы и перечислены с расчетного счета.

При выдачи денежных средств из кассы, в программе «1С:Бухгалтерия» эта операция отражается документом «Расходный кассовый ордер». Для этого в пункте главного меню «Касса» (рисунок 1) выбираем «Добавить».

 

Рисунок 1. Кассовые документы

 

В окне «Выбор вида документа» выбираем «Расходный кассовый ордер» и нажимаем «ОК» (рисунок 2). Выбираем «Выдача подотчетному лицу». В появившемся окне (рисунок 3) «Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», и статью движения денежных средств «Расчеты с подотчетными лицами». На вкладке «Печать» (рисунок 4) отображена вся информация, которая будет в печатном виде.

 

Рисунок 2. Выбор вида документа и вида операций

 

Рисунок 3. Расходный кассовый ордер

Рисунок 4. Вкладка «Печать» в расходном кассовом ордере

 

Таким образом, формируется расходный кассовый ордер (рисунок 5) на выдачу денежных средств подотчетному лицу.

Следует также отметить, что выдача денежных средств в подотчет может выдаваться по устному согласию руководителя или же по письменному заявлению подотчетного лица о выдачи определенной суммы на конкретные расходы. Это должно быть отражено в учетной политики организации.

Расходный кассовый ордер подписывают: директор, главный бухгалтер и кассир после выдачи денежных средств. Также в расходном кассовом ордере получатель денежных средств, т.е. подотчетное лицо, пишет полученную сумму прописью, дату и ставит свою подпись, тем самым подтверждая получение данных денежных средств.

В конце дня данный расходный кассовый ордер формируется и отражается в кассовой книге.

Рисунок 5. Печатная форма «Расходный кассовый ордер»

 

Также выдача денежных средств, как говорилось ранее, может быть перечислена с расчетного счета подотчетному лицу, для этого формируем «Платежное поручение» (рисунок 6), где указываются также все необходимые реквизиты. В меню «Банк» - «Списание с расчетного счета».

Рисунок 6. Платежное поручение

 

2.1.2. Возврат неиспользованного  подотчета

 

 

Для отражения в учете операций по возврату неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет, на хозяйственные расходы или командировочные нужды предназначен документ «Приходный кассовый ордер». В «1С: Бухгалтерия» в пункте главного меню «Касса» (рисунок 1) выбираем «Добавить» - «Приходный кассовый ордер» - «Возврат от подотчетного лица» (рисунок 7).

В приходном кассовом ордере (рисунок 8) заполняем все необходимые реквизиты: «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», и статью движения денежных средств «Расчеты с подотчетными лицами». На вкладке «Печать» (рисунок 9) отображена вся информация, которая будет в печатном виде.

Рисунок 7. Выбор вида операции документа

 

 

 

Рисунок 8. Приходный кассовый ордер

 

Приходный кассовый ордер распечатывается (рисунок 10), подписывается принимающим кассиром и главным бухгалтером предприятия и в конце дня заносится в кассовую книгу.

 

Рисунок 9. Вкладка «Печать» в приходном кассовом ордере

 

Рисунок 10. Печатная форма «Приходный кассовый ордер»

2.2. Оформление авансового отчета

 

Основным отчетным документом подотчетных лиц является авансовый отчет.

В «1С: Бухгалтерия» для введения данных отчетов необходимо выбрать «Касса» - «Авансовые отчеты» (рисунок 11)

 

Рисунок 11 . Авансовые отчеты

 

В данном журнале зафиксированы все авансовые отчеты за определенный период.

Для добавления нового авансового отчета нажимаем кнопку «Добавить», при этом появляется новый авансовый отчет (рисунок 12). Выбираем «склад», на котором будут значиться данные товары, «физ. лицо», т.е. подотчетное лицо из списка сотрудников.

На вкладке «Авансы» отражаются выданные ранее денежные средства в подотчет  - расходные кассовые ордера и платежные поручения с указанием полученных сумм.

На вкладке «Товары» (рисунок 13) указываются все виды товаров, материалов и сырья приобретенных подотчетным лицом. При этом, выделяется НДС, если он указывается в первичных документах.

Во вкладке «Оплата» заносятся все виды произведенных оплат подотчетным лицом.

Рисунок 12. Авансовый отчет

 

Рисунок 13. Вкладка «Товары» в авансовом отчете

На вкладке «Прочее» заносятся услуги.

Затем формируется авансовый отчет (рисунки 14, 15), распечатывается и подписывается подотчетным лицом, проверяется бухгалтером и утверждается директором.

 

Рисунок 14. Печатная форма «Авансовый отчет»

 

 

Рисунок 15. Обратная сторона «Авансового отчета»

 

Для получения итоговых и детальных сведений о состоянии расчетов с подотчетными лицами можно использовать стандартные отчеты.

Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» может быть использован для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами (Рисунок 16).

Рисунок 16. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71

Стандартный отчет «Карточка счета» позволяет получить детальную информацию по всем операциям с подотчетными лицами за установленный период.

Стандартный отчет «Карточка счета» с выбранным значением субконто позволяет получить информацию по всем операциям с конкретным подотчетным лицом. Операции по учету расчетов с подотчетными лицами можно вводить вручную. При вводе операций вручную вы должны самостоятельно указать корреспондирующие счета, объекты аналитического учета, количество и суммы проводок.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Учет  расчетов  с подотчетными  лицами

3.1 Организация учета  расчетов  с  подотчетными лицами

 

 

Подотчетные  лица - работники предприятия,  которым выдаются наличные деньги из кассы  с условием предоставления отчета об их использования.

Как правило, список подотчетных лиц, а также  порядок выдачи наличных денег  под отчет устанавливает руководитель организации.

Порядок  выдачи наличных денежных средств под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций.

Срок  сдачи авансовых отчетов в по суммам, полученным на хозяйственные нужды,  устанавливается  в приказе об учетной  политике.  После истечение данного срока подотчетное лицо обязано не позднее трех дней сдать авансовый  отчет вместе  с приложенными оправдательными документами, а также возвратить неиспользованные подотчетные суммы в кассу.

По суммам, полученным на командировочные расходы, установленный срок сдачи отчетов составляет три дня.

Порядок оформления расходов на служебную следующий:

• приказ о направлении в командировку;
• командировочное удостоверение;
• расходный кассовый ордер;
• авансовый отчет.

Расходы по командировке являются нормируемыми.

Порядок оформления расходов на хозяйственные нужды следующий:

• выдача денежных средств  под отчет;
• авансовый отчет с приложенными оправдательными документами;
• возврат неиспользованных денежных средств в кассу;
• возмещение перерасхода по авансовому отчету путем выдачи из кассы.