Теоретические основы бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками

На суммы оплаты за отгруженную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги организация предъявляет расчетные документы покупателю или заказчику и производит следующую бухгалтерскую запись:

Дебет счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит счета 90 «Продажи».

При погашении покупателями и заказчиками своей задолженности они списывают ее с кредита счета 62 в дебет счетов денежных средств.

При продаже амортизируемого имущества, т.е. основных средств и нематериальных активов, а также другого имущества (кроме готовой продукции и товаров) стоимость имущества по ценам продажи списывают в дебет счета 62 с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы». Поступление платежей за проданное имущество отражают по дебету счетов по учету денежных средств (51, 52, 50, 55) и кредиту счета 62 [17].

На счете 62 отражают суммы полученных авансов и предварительной оплаты за поставленную продукцию (работы, услуги), а также возникающие курсовые разницы.

Суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитывают по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 62. При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитывают на счете 62 обособленно.

Положительные курсовые разницы учитывают по дебету счета 62 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», а отрицательные — по дебету счета 91 и кредиту счета 62.

Невостребованная в срок задолженность покупателей и заказчиков списывается с кредита счета 62 в дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» или счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Аналитический учет по счету 62 ведут по каждому предъявленному покупателем или заказчиком счету, а при расчетах в порядке плановых платежей - по каждому покупателю или заказчику. Построение аналитического учета должно обеспечить получение данных по покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным; векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселям, дисконтированным (учтенным) в банках; векселям, по которым денежные средства не поступили в срок [10].

Рассмотрим ситуации при расчетах с покупателями и заказчиками в таблице 1:

Таблица 1- Ситуации при расчетах с покупателями и заказчиками

Содержание операции		Дебет	Кредит
Переход права собственности в момент отгрузки материалов:
оприходована готовая продукция		43	20
отражается продажа товаров и возникновение дебиторской задолженности покупателя		62	90
списываются проданная продукция как перешедшие в собственность покупателя (отражена себестоимость реализованной продукции)		90	43
начисляется налог на добавленную стоимость		90	68
финансовый результат от продажи		90	99
Переход права собственности на дату получения покупателем:
отгружена покупателю готовая продукция		45	43
начислен НДС по отгрузке	97,76		68
произведена оплата покупателем	51		62
отражена в учете выручка от продажи товаров	62		90/1
отражена себестоимость реализованной продукции	90/2		45
скорректирована сумма НДС, причитающаяся к получению от покупателя	90/3		97, 76
отражен финансовый результат от продажи товаров	90/9		99
Переход права собственности на дату оплаты:
Окончание таблицы 1
оприходована готовая продукция	43		20
отгружена покупателю готовая продукция	45		43
произведена оплата покупателем	51		62
отражена в учете выручка от продажи товаров	62		90/1
отражена себестоимость реализованной продукции	90/2		45
начислен НДС	90/3		68
отражен финансовый результат от продажи товаров	90/9		99
Расчеты по авансам полученным
суммы, полученных от покупателей и заказчиков авансов под предстоящие поставки продукции (товаров, работ, услуг)	51, 52		62/АП
выручка от реализации продукции (товаров, работ, услуг)	62		90
доходы в части прочих доходов и расходов	62		91/1
зачтены суммы, полученных под предстоящие поставки продукции (товаров, работ, услуг) авансов	62/АП		62
окончательная оплата покупателями, заказчиками, иными контрагентами продукции (товаров, работ, услуг)	51		62
возвращены суммы неосвоенных авансов	62/АП		51, 52
Расчеты по векселям, полученным от покупателей:
на сумму проданной продукции	62		90
получен от покупателя вексель	62/ВП		62
покупатель погасил вексель	51		62/ВП
Учет товарообменных операций:
а) приняты к забалансовому учету полученные ценности	002
отражена выручка от продажи объекта по бартерному договору	62		90
начислен НДС	90		68
списана покупная стоимость переданного по бартеру объекта	90		45
сняты с забалансового учета полученные по бартеру объекты			002
оприходованы объекты в составе собственных товаров	41		60
отражена сумма НДС	19		60
предъявлен к вычету НДС	68		19
закрыты расчеты по бартерному договору	60		62
б) списана стоимость передаваемых ценностей	45		41, 43
оприходование ценностей, полученных по бартеру	10,41,08		60
выделен НДС	19		60
предъявлен к вычету НДС	68		19
списана покупная стоимость переданных ценностей	90		45
закрыты расчеты по бартерному договору	60		62

Таким образом, в данном разделе были изучены: счета, на которых отражается дебиторская и кредиторская задолженность, субсчета, которые открываются к данным счетам; рассмотрено, что обеспечивает аналитический учет; а также проанализировали возможные ситуации при расчетах с покупателями и заказчиками. Доказано, что построение аналитического учета обеспечивает получение данных по покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным.

 

3. Основные направления совершенствования системы бухгалтерского учета контроля расчетов с покупателями и заказчиками

 

Как правило, изучение организации бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками на любом предприятии выявит ряд недостатков и упущений, устранение которых, несомненно, является важным аспектом соблюдения и совершенствования дисциплины расчетов с покупателями и заказчиками. С учетом специфики хозяйственной деятельности нами разработаны предложения, рекомендуемые к реализации на практике для совершенствования организации учетного процесса по расчетам с покупателями и заказчиками:

своевременно отслеживать просроченную задолженность;

повысить квалификацию персонала бухгалтерской службы;

перейти на использование электронного документооборота при расчетах с покупателями и заказчиками, в частности, применять электронные счета-фактуры;

правильно организовывать внутренний документооборот в фирме.

1. С целью сокращения дебиторской задолженности по заказчикам, следует своевременно отслеживать просроченную задолженность для ведения претензионной работы, проводить рейды по должникам.  Постоянное отслеживание сумм просроченной задолженности и сроков "откладывания" платежей позволяет вовремя сориентироваться, когда наступает время переставать верить обещаниям и принимать решительные меры. Для этого устанавливается критический срок неуплаты, после которого юристы должны принимать меры к взысканию задолженности (в том числе и через суд).

Производить анализ дебиторской и кредиторской задолженности по каждому поставщику и покупателю, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принять меры к ее взысканию.

В процессе управления дебиторской задолженностью мы рекомендуем использовать различные внутренние документы. Они помогут формализовать процесс контроля дебиторской задолженности, например, отчет по расчетам с дебиторами, отражающий своевременность погашения дебиторской задолженности в соответствии с условиями договоров. Этот отчет следует заполнять еженедельно или подекадно. Рассмотрим его в таблице 2.

 

Таблица 2-Отчет по расчетам с дебиторами

№ п/п	Контрагент	Договор	Счет/ТТН	Дата возникновения дебиторской задолженности	Сумма платежа	Срок оплаты по договору	Период просрочки	Дата платежа

 

Также рекомендуем разработать кредитную политику. Чтобы решить присущие кредитной политике задачи, потребуется выполнить некоторые подготовительные действия:

1) исследовать имеющуюся  дебиторскую задолженность по  срокам возникновения, с позиции платежной дисциплины, по оборачиваемости;

2) установить максимальный  размер общего лимита дебиторской  задолженности;

3) установить лимиты задолженности  для каждого контрагента, регулярно  корректируя их с учетом платежной  дисциплины и рыночных рисков для деятельности данных контрагентов;

4) планировать уровень  дебиторской задолженности.

2. Рекомендуется также рассмотреть вопрос прохождения повышения квалификации персоналом бухгалтерской службы с целью ознакомить работников с порядком применения последних изменений в законодательстве. Посещение бухгалтером по расчетам семинаров или курсов по повышению квалификации, что позволит сократить до минимума ошибки и неточности в учете. Нелишним также будет усиление взаимодействия бухгалтерии и Юридического отдела.                                                                     

3. Большое значение для устранения недостатков в учете имеет правильная организация внутреннего документооборота в фирме, который должен быть установлен приказом ее руководителя. В приказе должны быть четко определены формы представления в бухгалтерию документов, сроки их представления, ответственные за это лица. Также должны быть установлены жесткие санкции за несвоевременную и некачественную обработку документов. При этом необходимо четко и наглядно наладить учет поступления в бухгалтерию документов. При выявлении несвоевременности представления документов или их некачественного составления главный бухгалтер должен (возможно, после одного - двух предупреждений) подавать руководителю докладную записку и добиваться наложения соответствующих санкций на виновных с объявлением их в приказе по фирме.

Мы предлагаем следующую систему контроля потоков документов в организации.  Весь массив поступивших писем регистрировать, а затем передавать заместителю генерального директора. Последний распределяет документы по исполнителям и ставит пометку «К», если требуется особый контроль. Это означает, что к указанной на документе дате исполнитель обязан отчитаться об исполнении документа письменно или по электронной почте, указав, какие действия предприняты, каковы результаты и какие проблемы возникли. Затем после отчета по данному документу будут осуществляться дальнейшие действия. Кроме того, предлагается ввести особый бланк идентификации документов. Прежде чем передать, например, в бухгалтерию счет или счет-фактуру, накладную или акт, в этом бланке указывается, что это за документ, кто его составил, в рамках какого проекта и прочее. Заполняет бланк сотрудник, работавший с документом.

Одним из инструментов контроля процессов документооборота является их измерение согласно заранее определенным критериям, по крайней мере, при регистрации документов, постановке их на контроль и снятии с него, передаче отработанных документов в архив. Точность измерений повышается за счет передачи документов по маршрутам внутри компании с использованием реестров - формы, представленной в таблице 3.

 

Таблица 3 -  Реестр приема и передачи документов

№	Регистрационный номер	От кого	Кому	Задача	Получено от отправителя	Передано адресату	Получен ответ

Всё больше организаций переходят на электронный документооборот, в том числе имеется возможность выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи утвержден приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н и вступил в силу с 03.06.2011. Он устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде.

Участниками электронного документооборота являются:

продавец;

покупатель;

операторы электронного документооборота - организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.

Переход на использование электронных документов и электронного документооборота требует от участников исполнения ряда организационных и технологических требований. Электронный документооборот осуществляется по каждому счету-фактуре в отдельности.

Таким образом, в нормативном документе четко устанавливаются условия, при которых юридически значимый факт считается зафиксированным, а также порядок определения даты каждого такого события.

В процессе выставления счетов-фактур в электронном виде создаются и подписываются электронными цифровыми подписями, помимо самих счетов-фактур, еще 9 видов документов. Порядок предусматривает сохранение этих документов в электронном виде.

В случае выявления ошибок в счете-фактуре покупатель сообщает об этом продавцу через оператора. И тогда продавец должен внести исправления и предоставить покупателю уточненный счет-фактуру.

Продавцы и покупатели должны самостоятельно отслеживать факты получения всех необходимых документов в сроки, установленные в Порядке, и сообщать о неполучении документов оператору, а при неполучении счета-фактуры или извещения о получении уведомления об уточнении счета-фактуры – еще и продавцу.

Операторы помимо сохранения полученных/отправленных документов обязаны фиксировать:

дату и время поступления от продавца файла счета-фактуры оператору;

дату и время отправки файла счета-фактуры покупателю;

дату отправки покупателем извещения о получении счета-фактуры.

Стоит обратить внимание на то, что операторы обязаны обеспечить сохранность только технических документов, подтверждающих выставление/получение счетов-фактур контрагентами. Сами счета-фактуры в электронном виде обязаны хранить только контрагенты.

Порядок содержит требование к обеспечению сохранности всех электронных документов и сертификата ключа подписи на протяжении сроков хранения, установленных для счетов-фактур.

Счета-фактуры являются документами налогового учета и необходимы для исчисления НДС. Поэтому на них распространяются сроки хранения, установленные Налоговым кодексом для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, – не менее 4 лет.

Согласно «Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость», утвержденным постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, в организации в процессе работы со счетами-фактурами формируются четыре вида документов:

журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур (журнал учета полученных счетов-фактур) – ведется покупателями;