Техника и формы бухгалтерского учета

Тема: «Техника и формы бухгалтерского учета»

 

1. Бухгалтерские документы: их виды, правила составления, предъявляемые к ним требования.
2. Документооборот: его этапы, график, сроки хранения.
3. Учетные регистры: понятие, виды и формы.
4. Формы бухгалтерского учета, их виды и особенности, характеристика.

 

 

1. Бухгалтерские документы: их виды, правила составления, предъявляемые к ним требования.

 

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо, прежде всего, фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метола бухгалтерского учета – документация.

Документация – первичная регистрация хозяйственных операций с помощью документов в момент и в местах их совершения. Документация является одной из основных отличительных особенностей бухгалтерского учета, т.к. позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

 Обязательным условием отражения  хозяйственных операций в бухгалтерском  учете является оформление их  первичными документами, обладающие  определенными характеристиками и отвечающими соответствующим предъявляемым к ним требованиям (должны быть достоверными, ясными, объективными и др.). При организации учета с помощью вычислительных машин роль первичных документов выполняют машинные носители информации (магнитные ленты, диски и др.), удостоверяющие факт выполнения хозяйственных операций. От качества первичных документов в значительной мере зависят качество всего бухгалтерского учета.

 Документ – письменное доказательство, свидетельствующее о происходящем факте. Он является письменным доказательством, подтверждением на право совершения хозяйственных операций, ее законченности и хозяйственной целесообразности.

 Первичный документ – бухгалтерский  документ, который составляется  в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Он подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции, устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполнением ими хозяйственных операций.

 Реквизит – показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнить данными совершившихся операций. Большое разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость в различных формах учетных документов, содержащих соответствующие реквизиты.

 В каждом учетном документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательным для любого документа. К таким реквизитам относятся: наименование документа, дата и место составления документа, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и оформление документа.

Классификация документов

 

1. По назначению:

- Распорядительные

- Исполнительные или оправдательные

- Бухгалтерского оформления

- Комбинированные

 

Распорядительные документы – документы, в которых содержится распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций.

Исполнительные (оправдательные) документы – удостоверяют факт совершения хозяйственных операций (см Документ 8)

Документы бухгалтерского оформления – составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет других документов или при обобщения и обработки оправдательных или распорядительных документов

Комбинированные – документы, которые одновременно являются распорядительными и исполнительными документами - ПКО, РКО.

 

2. По порядку  составления:

- Первичные

- Сводные

 

Первичные – составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения.

Сводные – обобщает показатели путем соответствия их группировки, систематизации из первичных документов.

 

3. По способу отражения:

- Разовые

- Накопительные

 

Разовые документы - первичные документы, оформляющие каждую хозяйственную операцию и составляемые в один прием.

Накопительные документы – составляются в течение определенного времени путем постепенного накопления однородных хозяйственных операций.

 

3. По месту  составления:

- Внутренние

- Внешние

 

Внутренние документы – составляются непосредственно на предприятии.

Внешние документы – поступают на предприятие со стороны – из вышестоящих инстанций, из государственных органов, банковские - составляются по типовым формам.

 

Требования, предъявляемые к составлению документов:

1. Документы составляются синими или черными чернилами, на пишущей машине или на компьютере.

2. Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, или, непосредственно по окончании операции.

3. Соблюдать установленную форму  документа, заполнять все реквизиты, в денежных документах незаполненные  документы необходимо прочеркивать.

4. Четко и разборчиво писать текст и цифры.

5. В денежных документах сумму  необходимо записывать цифрами  и прописью с большой буквы.

6. Исправление в документах  разрешается только корректурным  способом, но эти исправления  запрещены в денежных и банковских  документах.

7. Подписывать документ нужно с указанием должности подписавшегося.

 

2. Документооборот: его этапы, график, сроки хранения.

 

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности. Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент  совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность  и полнота сдачи его для  учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

- таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

- группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

- контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив  на хранение после составления  по ним учетных регистров.

 

Сроки хранения первичных документов

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

 

3. Учетные регистры: понятие, виды и формы.

 

Учетная информация регистрируется или вручную, или с использованием средств автоматизации. С этой целью применяются учетные регистры – таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций, одно из важнейших средств ведения бухгалтерского учета. Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах используют для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности.

 Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

 

Таблица применяемых учетных регистров

 

 

Наименование учетного регистра	Объект учета	Вид учета
Карточка по видам активов	Нематериальные активы	Аналитический
Карточки складского учета	Материалы	Аналитический
Лицевые счета	Расчеты с персоналом по оплате труда	Аналитический
Накопительные ведомости	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами	Аналитический
Книги	Кассовая книга, Главная книга	Синтетический
Журналы-ордера	Используют для хронологических и синтетических записей на основании учетных регистров аналитического и синтетического учета	Комбинированный
Машинограммы, магнитные ленты, диски, дискеты	Аналогично накопительным ведомостям, но с помощью вычислительных машин и компьютеров	Синтетический, аналитический и комбинированный

 

Классификация учетных регистров

 

 Регистры бухгалтерского учета  классифицируются по внешнему  виду, характеру бухгалтерских записей, содержанию, форме графления, способам  заполнения.

Признак группировки	Вид
По внешнему виду	Бухгалтерские книги
	Карточки
	Свободные листы
По характеру бухгалтерских записей	Хронологические
	Систематические
	Комбинированные
По объему информации	Синтетические
	Аналитические
По форме графления	Односторонние
	Двусторонние
	Многографные
	Линейные
	Шахматные