Структура бухгалтерской службы и ее виды

25. Структура бухгалтерской службы и ее виды

Исходя из формы организации учета определяется в основном и структура бухгалтерского аппарата.

Под структурой бухгалтерского аппарата понимаются состав и соподчиненностъ взаимосвязанных организационных единиц или звеньев бухгалтерии, выполняющих различные функции. Иными словами, под структурой бухгалтерского аппарата принято понимать деление его на составные части на основе разделения труда, то есть специализации функций отдельных частей или работников бухгалтерии и кооперации их совместных усилий.

Факторы, влияющие на выбор структуры бухгалтерского аппарата могут быть различными, например, величина предприятия; специализация предприятия; количество самостоятельных подразделений; объем выполняемых учетных операций; штатный состав; количество центров ответственности и носителей затрат; объем объектов учета.

Влияние всех вышеперечисленных факторов обуславливает различные варианты организации бухгалтерской службы на предприятии. При этом в зависимости от периодически проходящих организационных изменений на предприятии могут меняться варианты организации бухгалтерской службы, как в целом, так и отдельных ее групп.

Бухгалтерии крупных и средних организаций имеют более широкий круг объектов учета, поэтому возникает необходимость выделить в аппарате бухгалтерии отдельные части. Как правило, такое деление производят по главным участкам работы бухгалтерии. Должностные обязанности работников учета должны быть перераспределены, исходя из степени их загруженности, средств и каналов передачи учетных данных.

Различают четыре вида разделения труда учетного персонала: предметный, линейный, вертикальный и функциональный. В соответствии с таким разделением труда выделяют четыре вида бухгалтерских служб.

Предметный вариант организации бухгалтерской службы предполагает распределение документов в соответствии с названиями отделов: расчетный отдел; отдел сбыта; производственный отдел; общий отдел; материальный отдел.

Каждый отдел занимается текущим учетом от начала до конца по группе счетов, исходя из их экономической однородности. Например, расчетный отдел занимается учетом расчетов на счетах 68, 69, 70, 73, 76.

Предметный подход распространен на государственных предприятиях, а также средних и крупных акционерных обществах, где за каждым работником закрепляется весь комплекс учетных работ по балансовому счету. Этому подходу присуща специализация работников по отдельным операциям: приемка, обработка документов, их сводка, запись в учетные регистры. При этом операции по нескольким счетам каждый работник может выполнять отдельно.

Линейный вариант (иерархическая) организации бухгалтерской службы наиболее типичен для организации учета в структурных подразделениях предприятия (цехах, производствах). Весь учетный процесс осуществляется так называемыми «учетными группами». Все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

При организации аппарата бухгалтерии по вертикали (предметно-штабная) создаются промежуточные звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Работники бухгалтерии подчиняются непосредственно старшим бухгалтерам соответствующих отделов (звеньев управления). Данная модель структуры бухгалтерии применяется в большинстве средних и части крупных организаций.

Функциональный вариант предусматривает выполнение каждым работником или определенной частью аппарата однородных совокупностей функций либо операций. Например, один работник (или группа работников) принимает и проверяет первичные документы, второй исчисляет по этим документам заработную плату, третий составляет учетные регистры и т. д.

Как и любое структурное подразделение организации, бухгалтерская служба должна реализовать определенные функции. Функции, выполняемые бухгалтерскими службами, прямо следуют из задач бухгалтерского учета, определенных Федеральным законом «О бухгалтерском учете»:

- ведение  бухгалтерского учета в соответствии  с требованиями действующего  законодательства РФ и других  нормативных правовых актов в целях формирования полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности;

- организация  документооборота и обмена данными  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности с целью обеспечения информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности; для осуществления предварительного контроля за соответствием заключаемых договоров действующему законодательству;

- оперативный  и систематический анализ данных  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности с целью выявления внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

- обособленной  функцией бухгалтерской службы  является составление рабочего  плана счетов. Рабочий план является определяющим в системе бухгалтерского учета. Он должен соответствовать целям, задачам бухгалтерского учета, быть связанным с налоговой политикой и организацией учета финансовых результатов. Разрабатывается он на основе действующего типового Плана счетов. В рабочем плане счетов рекомендуется указывать коды и наименования субсчетов, применяемых предприятием и необходимых для ведения синтетического и аналитического учета. Субсчета, предусмотренные в Плане счетов бухгалтерского учета, используются предприятием исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

Бухгалтерская служба наделена обязанностями, в перечень которых входит:

- контроль  за правильным и экономным  расходованием денежных средств, материальных и трудовых ресурсов;

- обеспечение  сохранности денежных средств в процессе их получения, хранения и использования;

- формирование  рациональной схемы документооборота  со структурными подразделениями  организации, выделенными на обособленный  баланс;

- начисление  и выплата в установленные  сроки оплаты труда работникам, проведение расчетов с работниками  по иным основаниям;

- своевременное  проведение расчетов с налоговыми  органами;

- своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе осуществления предпринимательской деятельности;

- участие  в проведении инвентаризации  имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение  результатов инвентаризации и  отражение их в учете;

- широкое  применение современных средств  автоматизации при выполнении  учетно-вычислительных работ;

- составление  и представление в установленном  порядке и в предусмотренные  сроки бухгалтерской и налоговой  отчетности;

- хранение  документов в соответствии с  правилами организации государственного  архивного дела.

Таким образом, бухгалтерская служба это структурное подразделение организации организованное на предприятии в соответствии с принятой формой организации бухгалтерского учета на предприятии, а также в соответствии с принятым видом разделения труда и наделенная определенными задачами, функциями и объемом обязанностей.

Вся работа бухгалтерии должна строиться с использованием принципов научной организации труда, которая основывается на достижениях науки об управлении, обобщении и распространении передового опыта учета и деятельности бухгалтерского аппарата, наилучшем использовании вычислительной и организационной техники, повышении производительности труда, достижении наилучших результатов при наименьших затратах труда.

Немаловажное значение имеет применение в работе бухгалтерии принципов организации управленческого труда, включая: непрерывность и ритмичность в работе, культуру труда, создание здоровой моральной атмосферы в коллективе, воспитание гордости за бухгалтерскую профессию.