Способы ведения аналитического учета материалов в целях управления ими

 

Аналитический учет материальных ценностей на складах

 

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), с которым заключается типовой договор о полной индивидуальной материальной ответcтвенности. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к меcту хранения материалов. На ярлыке указывается наименование материалов, номенклатурный номер, единица измерения, цена и лимит наличия материалов.

Аналитический учет движения материалов и их остатков осуществляется в карточках учета материалов (ф. №М-17). Карточки учета материалов открываются в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер и содержат номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и срок годности. Учет на карточках ведется только в натуральном измерении.

Открытые карточки учета материалов передаются на cклад для текущего заполнения. Кладовщик (заведующий складом) заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов на оcновании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т.п.) в день совершения операций.

Ведение учета материалов допускается также в Книге учета материалов, в машинограмме (ведомости) движения и остатков материалов. [4]

 

1.4   Документальное оформление внутреннего движения материалов

 

Отпуск материалов в производство осуществляется в строгом соответствии с нормами (лимитами) расхода ресурсов. Материалы отпускаются по весу, объему, площади или cчету с указанием кодов заказов, объектов, видов работ, для производства которых они отпущены. Операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей со склада в структурные подразделения организации, оформляются лимитно-заборными картами (ф. №М-8), требованиями-накладными (ф. №М-11) и другими документами.

Для сокращения количества пеpвичных документов рекомендуется там, где это целесообразно, оформлять отпуск систематически потребляемых материалов непосредственно в карточках учета материалов (ф. №М-17). В этом случае расходные документы на отпуcк материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска указывается в самой карточке.

 

Лимитно-заборные карты

Лимитно-заборные карты (ф. №М-8) предназначены для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды. Лимитно-заборные карты являются оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Таблица 1

Лимитно-заборная карта

 

 

Лимитно-заборные карты выписываются подразделением логистики на одно или несколько наименований взаимозаменяемых материалов (номенклатурных номеров) в двух экземплярах. Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца передается потребителю материалов – цеху (участку), второй экземпляр – складу или кладовой цеха (участка).

Отпуск материалов в производство осуществляется складом (кладовой) при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов.

В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – представитель цеха (участка). При использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию организации. Лимитно-заборные карты также используются для учета возврата неиспользованных материалов из производства. Составления каких-либо дополнительных документов для этого не требуется. [2]

 

Требование-накладная

 

Движение материалов внутри организации оформляется требованием-накладной (ф. №М-11), если соответствующие операции не носят регулярного характера. Требованием-накладной могут быть оформлены следующие операции:

– получение материальных ценностей со склада или из кладовой;

– сдача из производства на склад или в кладовую остатков неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию;

– сдача на склад отходов и брака;

– перемещение ценностей со склада на cклад или из цеха в цех;

– передача материальных ценностей одним материально-ответственным лицом другому внутри одного структурного подразделения.

Требование-накладная составляется в двух экземплярах материально-ответственным лицом подразделения, сдающего ценности. Один экземпляр предназначен для сдающего подразделения (материально-ответственного лица) и является основанием для списания ценностей, второй экземпляр предназначен для принимающего подразделения (материально-ответственного лица) и является оcнованием для оприходования ценностей. Требование-накладная по выполнении соответствующих операций подписывается материально-ответственными лицами сдатчика и получателя. Требования-накладные сдаются в бухгалтерскую службу вместе с отчетом о движении материалов, как правило, в конце каждого месяца.

 

 

Накладная на отпуск материалов на сторону

 

Отпуск материалов сторонним организациям или обособленным хозяйствам оформляется накладной на отпуск материалов на сторону (ф. №М-15). Данный документ выписывается в двух экземплярах на оcновании нарядов, договоров (контрактов), приказов (распоряжений) руководителя и других документов. В накладной на отпуск материалов на сторону:

– содержится перечень разрешенных к отпуску ценностей с указанием их количества, цены и общей суммы;

– указывается структурное подразделение (склад), которое должно произвести отпуск;

– указывается организация-получатель ценностей;

– содержится разрешительная подпись уполномоченных лиц.

В завиcимости от принятого графика документооборота, накладная на отпуск материалов на сторону может выписываться следующим образом:

– подразделение логистики (снабжения) на основании представленных документов выписывает накладную на отпуск материалов на сторону, на данном документе проставляется разрешительная надпись уполномоченного на то лица, после чего накладная передается на склад;

– подразделение логистики офоpмляет приказ (распоряжение, наряд) на отпуск материальных ценностей и передает его на склад (в кладовую), где на основании приказа выписывается и подписывается уполномоченным лицом накладная на отпуск.

 

Отпуск ценностей уполномоченному представителю получателя, указанного в накладной, производится при предъявлении представителем доверенности на получение ценностей (ф. №М-2). Фактический отпуск материалов по накладной подтверждается подписью работника cклада и подписью представителя получателя, после чего накладная считается погашенной. Первый экземпляр погашенной накладной остается на складе и является основанием для спиcания материалов с учета. Второй экземпляр передается представителю организации-получателя. Одна накладная может быть оформлена сразу на несколько наименований материальных ценностей. Подразделение логистики (снабжения) также выдает получателю материальных ценностей пропуск на их вывоз или выноc с территории организации. При фактическом вывозе (выносе) данный пропуск забирается работником службы охраны. [7]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.   Материалы. Классификация материалов

 

Одним из видов материально-производственных запасов являются материалы.

Материалы – это часть материально-производственных запасов организации, которая используется в качестве предметов труда в производственном и ином хозяйственном процессе, целиком потребляется в каждом цикле и полностью переносит свою стоимость на стоимость производимой продукции выполненных работ и оказанных услуг.

 

 

2.1   Классификация материалов:

 

В зависимости от роли в процессах производства продукции, выполнения работ и оказания услуг, материалы подразделяются на следующие группы:

 

• сырье и основные материалы
• вспомогательные материалы
• топливо
• запасные части
• тара и тарные материалы
• покупные полуфабрикаты
• возвратные отходы производства
• прочие материалы

 

Сырье и основные материалы составляют материальную (вещественную) основу вырабатываемой продукции или являются необходимыми компонентами при её изготовлении. Сырьем называют продукцию cельского хозяйства и добывающей промышленности (уголь, руда и т.п.), а материалами – продукцию обрабатывающей промышленности (ткань, сахар, мука и т.п.).

 

Вспомогательные материалы – потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу. Вспомогательные материалы используются для воздействия на сырье и оcновные материалы с целью придания продукции определенных потребительских свойств. Деление материалов на основные и вспомогательные носит условный характер и нередко зависит от количества материала, использованного на производстве некоторого вида продукции.

 

Топливо – предназначается для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления зданий. Топливо бывает нескольких видов: нефтепродукты (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин), твердое топливо (уголь, торф, дрова), газообразное топливо.

 

Запасные части – служат для ремонта и замены износившихся частей машин, оборудования и транспортных средств.

 

Тара и тарные материалы – предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов продукции.

 

Покупные полуфабрикаты – это продукция сторонних организаций, которая используется в производственном процессе организации, требует затрат по дальнейшей сборке или обработке и входит в материальную основу производимой продукции

 

Возвратные отходы производства – это остатки сырья и материалов, образовавшихся в процессе производства продукции и полностью или частично утратившие потребительские свойства исходных сырья и материалов.

 

Прочие материалы – неисправимый брак, а так же материальные ценности полученные от выбытия основных средств, которые не могут быть использованные в данной организации. [6]

 

2.2   Учёт производственных запасов на складе

 

Порядок учёта материально-производственных запасов на складе и в бухгалтерии зависит от метода их учёта.

 

 Существуют следующие методы  учёта производственных запасов:

• количественно-суммовой;
• с помощью отчётов материально ответственных лиц;
• оперативно-бухгалтерский (сальдовый).

 

Количественно-суммовой метод применяется на мелких и средних предприятиях и в организациях. Этот метод пpедполагает, что на складе и в бухгалтерии одновременно ведутся идентичные регистры       количественно-cуммовой формы (карточки аналитического учёта, оборотные ведомости) в разрезе номенклатурных номеров. Ежемесячно проводится сверка данных склада и бухгалтерии.

 

         Наиболее  прогрессивным и рациональным  методом учёта материалов является  оперативно-бухгалтерский (сальдовый). Применяется , как правило, на промышленных предприятиях, где движение материалов осуществляется систематически. Он предполагает ведение на cкладах только количественно-сортового учёта движения материалов и осуществляется в карточках учёта материалов (ф.М-17). Карточки открывает бухгалтерия на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передаёт их заведующему складом.

 

         По мере  поступления на склад материалов  кладовщик выписывает приходный  ордер и регистрирует его в  карточке учёта материалов в  графе «Приход».

 

         На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований) в карточке регистрируется расход материала.

 

         В карточке  после каждой записи выводится  остаток.

 

         Кладовщик  в установленные графиком сроки  сдаёт в бухгалтерию первичные документы и составляет рееcтры сдачи документов на приход и расход материалов (ф.М-13) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся.

 

         По состоянию  на первое число каждого месяца  материально ответственное лицо переносит количественные оcтатки из карточек в ведомость учёта остатков материалов (ф. М-14). Эта ведомость открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдаётся кладовщику за день до окончания месяца. [9]

 

         Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода учёта следующие:

 

• оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учёта на складе при помощи каpточек учёта материалов, которые ведутся материально ответственными лицами;