Совершенствование организации учета и контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками

Часто допускают  ошибки при составлении акта сверки взаимных расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа. Однако из текста такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами.

Наличие акта сверки взаимных поставок без указания в нем факта погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости погашения указанных задолженностей в дальнейшем.

При заключении договора по товарообменным операциям, когда обмен неравноценный типичны ошибки такого рода: стороны не указывают в договоре мены, что обмен неравноценный и одна из сторон сделки должна сделать доплату. А затем такая доплата производится. Тогда она отражается в учете получателя как внереализационный доход, увеличивая налогооблагаемую прибыль. Поэтому бухгалтеру нужно следить за правильностью составленного договора.

Для совершенствования контроля обязательным является проведение инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками. Руководству ОАО «ТФ Культторг» необходимо сформировать инвентаризационную комиссию.

Инвентаризационная комиссия, в ходе своей работы, должна установить:

правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками по недостачам и хищениям;

правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Состав инвентаризационной комиссии представлен в таблице 3.4.

Таблица 3.4

Инвентаризационная комиссия

 

Ф.И.О	Состав инвентаризационной комиссии	Должность
Шестаков А.М	председатель	зам.директора по общим вопросам
Быченок А.Н.	зам.председателя	зам. экономике
Козырева Н.И.	чл.комиссии	зам. гл. бухгалтера
Тихонова И.Р.	чл.комиссии	юрист
Тороицкая Н.В.	чл.комиссии	бухгалтер
Сентябова А.П.	чл.комиссии	нач. отдела маркетинга

 

Важным моментом является инвентаризация задолженности в соответствии с утвержденным планом согласно таблицы 3.5.

Таблица 3.5

Извлечение из плана проведения  
инвентаризации задолженности на 2006 год.

 

Контрагент	№, дата договора	срок
ОАО «ЧМК»	18.01.2006 г.	январь
ООО «Данко»	19.01.2006 г.	февраль
ООО «Ника»	20.02.2006 г.	февраль
ЗАО «Кондор»	15.03.2006 г.	март и т.д.

 

В части совершенствования системы внутреннего контроля рекомендуются следующие мероприятия:

создать комиссию по работе с дебиторской задолженностью расчетов с поставщиками и подрядчиками, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;

необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и подрядчиком, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Ввести документооборот (табл. 3.6), так как данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов поставщиков и подрядчиков. Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам указываются субъекты задолженности,

 

 

Таблица 3.6

Документооборот

 

№ п/п	Создание документа				Обработка документа		Срок сдачи в архив
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Документ	Ответственный за выписку	Ответственный за оформление	Срок исполнения	Ответственный за обработку	Срок исполнения	По истечении месяца
2	Приходный, расходный кассовый ордер	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца
3	Кассовая книга	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца
4	Авансовый отчет	Подотчетное лицо	Подотчетное лицо	По мере расходования наличных денежных средств, но не позднее 30 (31) числа текущего месяца	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца
5	Платежное поручение	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца

 

Продолжение табл. 3.6

 

1	2	3	4	5	6	7	8
6	Счет-фактура	Бухгалтерия	Бухгалтерия	5 дней с момента отгрузки	Бухгалтерия	До 5 числа следующего месяца	По истечении месяца
7	Счет на оплату	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца
8	Акт выполненных работ	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца
9	Акт на списание материалов	Завхоз	Бухгалтерия	В конце месяца	Бухгалтерия	В конце месяца	По истечении месяца
10	Инвентарные карточки	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца
11	Внутренние приходные товарные накладные	Завхоз	Завхоз	Ежемесячно	Бухгалтерия	В конце месяца	По истечении месяца

 

 

по столбцам - сроки образования. Реестр может оперативно выявлять тех должников, успешная работа с которыми может принести наибольший результат для предприятия, а также тех с которыми должны устанавливаться особые отношения;

постоянно следить за соотношением расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;

контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;

в сложившейся ситуации можно посоветовать организовать на предприятии систему аналитического учета дебиторской задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;

на высоком уровне организовать работу с договорами, в карточке клиента отличать работает он под реализацию или по системе предоплаты.

Таким образом, введение инвентаризационной комиссии позволит делать меньше ошибок в работе и ускорит ее процесс.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В данной работе были рассмотрены особенности учета и расчетов с поставщиками и подрядчиками на примере ОАО «ТФ Культторг». Правильное и своевременное отражение операций по счетам бухгалтерского учета служит необходимым условием процесса производства. Эффективность расчетных операций зависит от состояния бухгалтерского учета на предприятии. Таким образом, бухгалтерия предприятия должны придерживаться определенных принципов учета и существующей законодательной базы и нормативных документов.

На предприятии бухгалтерский учет ведется в соответствии с Учетной политикой предприятия, Федеральным законом и положениями по бухгалтерскому учету. Существенных нарушений в области бухгалтерского учета. В целом учет расчетов поставлен достаточно четко и эффективно, состояние расчетов характеризуется как удовлетворительное, соблюдается законность совершаемых операций и операции своевременно и в полном объеме отражаются на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Таким образом по результатам аудиторской проверки было установлено, что хозяйственные договора составляются надлежащим образом, их условия выполняются своевременно и в полном объеме. Первичный учет имеет ряд недостатков: не всегда заполняются обязательные реквизиты и не всегда соблюдается форма документов. Остатки по счетам учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в полной мере соответствуют реальной задолженности. Также отсутствует утвержденный график документооборота. В

В ходе проверки было выявлено, что инвентаризация расчетов на предприятии проводится 1 раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, однако отсутствует приказ руководителя о назначении членов инвентаризационной комиссии.

При проверке состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками особое внимание было уделено инвентаризации расчетов, т.е. на выявление по соответствующим документам остатков по счетам бухгалтерского учета и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на этих счетах.

Инвентаризация расчетов проводилась в разрезе каждого отдельного контрагента, в ходе проверки были составлены необходимые документы и направлены на согласование конкретному контрагенту. При инвентаризации расчетов были выявлены нарушения, которые на основании разработанных рекомендаций были немедленно исправлены (например, отсутствие приказа руководителя о назначении членов инвентаризационной комиссии).

Кроме того, был изучен действующий на предприятии План счетов бухгалтерского учета (на основании Учетной политики) и правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Действующий План счетов не является совершенным, требует доработок и дополнений.

В результате проведения аудиторской проверки было выявлено, что на предприятии отсутствует утвержденный график документооборота.

На предприятии используются формы учетных регистров, приведенные в компьютерной программе «1С: Бухгалтерия», но их бывает недостаточно для качественной и оперативной обработки данных.

Существенных замечаний обнаружено не было, на основе данного исследования руководству предприятия в целях повышения производительности труда и сокращения времени на обработку документов бухгалтерскими работниками было предложено внести изменения в Учетную политику, касающиеся внедрения в действующий План счетов дополнительных субсчетов по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 19 «НДС по приобретенным ценностям». Данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с поставщиками и подрядчиками более прозрачным, наладить и систематизировать систему расчетов.

Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится, при этом отпадет необходимость в наборе дополнительных специалистов в бухгалтерскую службу как предполагалось ранее.

В целях повышения производительности труда и эффективности управления учета расчетов с поставщиками и подрядчиками рекомендуется разработать следующий учетный регистр, обобщающий информацию о величине задолженности и позволяющий сгруппировать учетные данные в разрезе каждого контрагента.

На основе разработанного регистра бухгалтеру будет наглядно представлено, какие операции и когда были произведены с конкретным контрагентом за определенное число, а также позволит оценить реальную задолженность предприятия за период.