Система нормативного регулирования и реформирования финансового бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации и за рубежом

Документооборот – это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив. На предприятии различают три основных потока документации, представлены в таблице 2.

Таблица 2

№ потока	Основные потоки документации
1.	входящие документы, поступающие из других организаций;
2.	исходящие документы, отправляемые в другие организации;
3.	внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

 

Документы, поступающие на предприятие, представлены на рисунке 6.

 

 

Рис.6

Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах должен осуществляться по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется предварительно установить порядок движения документов.

Путь прохождения документов от момента их выписки до передачи в архив называется документооборотом.

Рациональная организация документационных процессов предполагает максимальное ускорение движения документов за счет оптимальной последовательности движения и обработки документов. Важно добиваться сокращения пунктов, проходимых тем или иным документом, и времени нахождения (задержки) документа в каждом из них. С этой целью во всех структурных подразделениях организаций следует проектировать маршруты прохождения документов, устанавливать конкретные сроки нахождения документов у каждого исполнителя, а также осуществлять действенный контроль за прохождением документов по маршруту.

На основе анализа документопотока организаций, обслуживаемых центральной бухгалтерией, выявлены причины возрастания объемов учетной информации, обусловленные двумя основными факторами: объективными - зависящими от роста масштабов и сложности деятельности организаций и субъективными - зависящими от формы и метода реализации функций в деятельности учреждений.

Вторая группа причин требует углубленного анализа комплексов документов, необходимых и достаточных для документирования хозяйственных процессов на каждом уровне управления, а также технологии работы с документами в централизованной бухгалтерии и в обслуживаемых учреждениях с момента создания (получения) документа до сдачи в архив.

Были выявлены неоправданно большие косвенные потери рабочего времени в результате сложившейся нерациональной практики прохождения документов в учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, при которой основная их масса проходит через руководителей организаций неоднократно. Это подтверждается показателем кратности прохождения документов через руководителей организаций, обслуживаемых центральной бухгалтерией.

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения».

Регистрация преследует три цели:

• учет документов,
• контроль за их исполнением,
• справочная работа по документам.

С целью упорядочения документации и, следовательно, повышения эффективности оперативного управления следует шире использовать составление документов по принципу учета отклонений фактических данных от нормативных или договорных.

Используя методы сопоставления и учета отклонений, ЭВМ могут выдавать точные сведения о невыполненных полностью или частично поставках с нужной степенью детализации. При включении в условия договора необходимых данных ЭВМ могут определять размеры потерь и санкций в пользу бюджета или потребителей. Сигналы о срыве поставок многократно повторяются впредь до их выполнения или отмены.

Память ЭВМ допускает внесение всякого рода коррективов и уточнений в формы, а также может вести регистрацию подобных изменений, например, немотивированные смены поставщиков или нарушения длительных договорных связей.

Учитывая влияние перечисленных проблем на совершенствование документационных процессов, в крупных централизованных бухгалтериях для упорядочения документопотоков, повышения оперативности в получении необходимых сведений целесообразно создавать централизованные информационные службы и организовать кольцевую систему сбора и разноски документации между обслуживаемыми учреждениями.

Механизация и автоматизация документационных процессов в комплексе с упорядочением первичной документации являются основой высокоэффективной организации бухгалтерского учета.

Исследования показывают, что в ряде случаев около 75% документов поступает к непосредственным исполнителям, пройдя максимум инстанций. Время прохождения документов часто превышает время, необходимое для исполнения.

 

1.5. Хранение документов

Организация хранения документов бухгалтерского учета возлагается на руководителя фирмы. У индивидуального предпринимателя ответственность за хранение документов бухучета (если таковой, конечно, ведется) возлагается на него самого (ст. 7 и 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

 Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости представлены в таблице 3.

Таблица 3

Период	Наименование документов
1 год	установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности;
5 лет	хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;
10 лет	хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений;
75 лет	хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет.

 

Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, проведении документальной налоговой проверки или ревизии).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их пользования) должны храниться организацией не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении, включая бухгалтерию. Номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру всей организации.    В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

Принципы Формирования дел бухгалтерского архива:

- первичные документы хранятся  отдельно от регистров бухгалтерского  учета;

- каждая партия первичных документов  за текущий месяц, относящаяся  к тому или иному регистру  бухгалтерского учета, комплектуется  отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов;

- кассовые документы, авансовые  отчеты, выписки банка с относящимися  к ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно; отдельно хранятся годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; подлинники - отдельно от копий; в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. При наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца. После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела производится систематизация заголовков. Они в номенклатуре должны быть расположены в определенной последовательности, исходя из важности документов и их взаимосвязи.

Лицевые счета работников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы - заседаний собраний акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. В соответствии с пунктом 8 статьи 9 Закона № 129-ФЗ: «Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия».

 

 

Заключение

Основная часть материально - производственных запасов используется в качестве предметов труда и производственном процессе. Они целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции.

Таким образом, цели и задачи, поставленные перед нами в начале данного исследования, выполнены, а по результатам исследования можно сделать следующие выводы:

- правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;

- контроль за сохранностью  материалов в местах хранения  и на всех этапах их движения;

- контроль за соблюдением  установленных норм запасов;

- контроль за использованием  материалов в производстве на  базе технически обоснованных  норм их расходования;

- своевременное выявление  ненужных и излишних материалов.

В зависимости от роли, которую играют разнообразные материально-производственные запасы в процессе производства, их разделяют на следующие группы: сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, отходы (возвратные), топливо, тара и тарные материалы, запасные части, инвентарь и хозяйственные принадлежности.

В настоящее время определяющее значение приобретают качественные показатели, как снижение удельных затрат сырья, материалов и топлива. Поэтому необходимо комплексно использовать природные и материальные ресурсы, максимально устранить потери и нерациональные расходы.

 

 

 

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». 
2. Приказ Минфина РФ от 2 июля 2010 г. N 66н "О формах бухгалтерской отчетности организаций" (ред. от 05.10.2011).
3. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) (утверждено приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, с изменениями от 11.03.2009 № 22н, от 25.10.2010 № 132н, от 08.11.2010 № 144н).
4. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 (утверждено приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н, с изменениями от 30.12.1999 № 107н, от 30.03.2001 № 27н, от 18.09.2006 № 116н, от 27.11.2006 № 156н, от 25.10.2010 № 132н, от 08.11.2010 № 144н).
5. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утверждено приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, с изменениями от 30.12.1999 № 107н, от 30.03.2001 № 27н, от 18.09.2006№ 116н, от 27.11.2006 № 156н, от 25.10.2010 № 132н, от 08.11.2010 № 144н).
6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению. Утверждены Минфином РФ от 31.10.2000 г. №94н.
7. Астахов, В.П.   Бухгалтерский (финансовый) учет : учеб. пособие для вузов / В. П. Астахов. - 9-е изд., перераб. и доп. - М. : Юрайт, 2011. - 955 с.
8. Бдайциева, Л.Ж.   Бухгалтерский учет : учеб. для вузов / Л. Ж. Бдайциева. - М. : Юрайт, 2011. - 735 с.
9. Бойко, Н.Е.   Теория бухгалтерского учета : учеб. пособие / Н. Е. Бойко. - Брянск : Изд-во БГТУ, 2009. - 164 с.
10. Бухгалтерский финансовый учет : практикум : учеб. пособие для вузов / Ю. А. Бабаев [и др.] ; под ред. Ю. Б. Бабаева. - М. : Вуз. учеб., 2008. - 509 с.
11. Бухгалтерский финансовый учет : учеб. для вузов / Ю. А. Бабаев [и др.] ; под ред. Ю. А. Бабаева. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - М. : Вуз. учеб., 2008. - 648 с.
12. Вахрушина, М.А.   Бухгалтерский управленческий учет : учеб. для вузов / М. А. Вахрушина. - 7-е изд., стер. - М. : Омега-Л, 2010. - 569 с.
13. Вахрушина, М.А. Управленческий анализ: учеб. для вузов / М. А. Вахрушина. - М: Омега-Л, 2010. – 399 с.
14. Дергачева, Е.А. Бухгалтерский учет и анализ: методические указания к выполнению практических занятий для студентов-бакалавров всех форм обучения направления 080100 – «Экономика» / Е.А.Дергачева. – Брянск: БГТУ, 2012. – 40 с.
15. Дергачева, Е.А. Бухгалтерский учет и анализ [Электронный ресурс]: методические указания к выполнению курсовой работы для студентов-бакалавров очной формы обучения направления 080100 – «Экономика» / Е.А.Дергачева. – Брянск: БГТУ, 2012. –  57 с.
16. Дергачева, Е.А.   Бухгалтерский учет: теория : учеб. пособие для вузов / Е. А. Дергачева. - Брянск : Изд-во БГТУ, 2010. - 151 с.
17. Дергачева, Е.А. Диагностика риска банкротства организации: анализ и учет: учеб. пособие / Е.А.Дергачева. – Брянск: БГТУ, 2008. – 154 с.
18. Дмитриева, И.М.   Бухгалтерский учет и аудит : учеб. пособие для вузов / И. М. Дмитриева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : Юрайт, 2011. - 286 с.
19. Ерофеева, В.А.   Бухгалтерский учет : конспект лекций / В. А. Ерофеева, О. В. Тимофеева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Юрайт : Высш. образование, 2010. - 138 с.