Счета бухгалтерского учета

Счета бухгалтерского учета

На каждом предприятии  необходима система учета (наблюдения), которая была бы способна беспрерывно  следить за изменениями в имущественном  состоянии, капитале и обязательствах. Также данная система должна обеспечивать возможность составления баланса  и другой отчетности в нужный момент.

Для удовлетворения приведенных  выше требований в системе бухгалтерского учета были разработаны и используются счета. Счета часто представляются в Т-образном виде. Пример такого представления  показан на рисунке 1.

Рисунок 1

Теперь разберемся, каким  образом с помощью счетов можно  получать информацию о стоимости  каждого вида товаров, о сумме  денежных средств, величине дебиторской  или кредиторской задолженности  и т.д.

Это происходит вследствие того, что на счете в денежном выражении записывается вся эта  информация.

После рассмотрения баланса  мы знаем, что в нем отображается стоимость всех активов, собственного капитала и обязательств предприятия. Это отображение осуществляется посредством объединения активов и пассивов в отдельные группы - основные средства, оборотные активы, долгосрочные и текущие обязательства и т.д. Но такая информация является слишком обобщенной. Предприятиям для обеспечения надлежащего учёта необходимо фиксировать каждый отдельный вид активов и пассивов по их стоимости и только после этого объединять их в отдельные подгруппы, а подгруппы в свою очередь в основные группы для их последующего представления в балансе предприятия.

Для учёта таких отдельных  видов, подгрупп и групп и предназначены  счета. Причем каждому активу и пассиву (то есть той или иной группе) соответствует  свой счет. В Украине, впрочем, как  и во всём мире, бухгалтерские счета  имеют не только название, но и свой номер. Наличие номера счета даёт массу преимуществ, в том числе  возможность автоматизации учётных  процессов.

Перечень всех счетов, их название и номера регламентируются законодательно и даны в Плане  счетов, который построен таким образом, что первая цифра номера счета (класс  счёта) означает определенную группу активов, капитала, обязательств, доходов и  затрат. Например, в Плане счетов первая цифра 1 в номере счетов означает необоротные активы, 2 - запасы, 3 - денежные средства, краткосрочную дебиторскую  задолженность и прочие оборотные  активы, 4 - собственный капитал, 5 - долгосрочные обязательства, 6 - текущие обязательства, 7 - доходы и результаты деятельности, 8 - затраты по элементам, 9 - затраты деятельности. Следующая цифра счета (номер синтетического счёта) означает определенную подгруппу внутри основной группы. Например, счет 11 - это «Прочие необоротные материальные активы», а счет 12 - «Нематериальные активы» и т.д.

Деление той или иной группы на подгруппы привело к необходимости  появления субсчетов, на которые, соответственно, делится счёт. Например, если какую-то группу активов нам необходимо разделить  на две подгруппы, то и счет делится  на два соответствующих этим подгруппам субсчёта. Для примера возьмём  счёт 30 «Касса», который делится  на два субсчёта 301 «Касса в национальной валюте» и 302 «Касса в иностранной  валюте». В случае возникновения необходимости ведения отдельного учёта составных частей какой-либо подгруппы, т.е. разделить ещё и подгруппу, то для этого достаточно субсчет, соответствующий данной подгруппе разделить на необходимое количество субсчетов второго порядка. Этот процесс можно продолжать до тех пор, пока каждому отдельному объекту учета не будет присвоен свой субсчёт № порядка. Но надо ли это делать? На сколько необходима и эффективна такая степень детализации? Ответ на данный вопрос каждое предприятие даёт самостоятельно, учитывая свои, специфические условия.

Три вида хозяйственных  операций

Прежде чем перейти  к процессу отображения стоимости  активов и пассивов на счетах скажем, что каждая хозяйственная операция влияет на изменения в состоянии как минимум двух объектов баланса. В связи с этим хозяйственные операции делятся на три вида:

1. Те, которые вызывают  изменения только в состоянии  активов предприятия. Примером  таких операций может служить  оприходование денежных средств с текущего счета в банке в кассу предприятия. Денежные средства на текущем счёте уменьшились ровно на столько, на сколько увеличились в кассе. При этом общая сумма (баланс) активов предприятия не изменится и сохранится равенство между пассивом и активом баланса. То же самое произойдет если, например, передать материалы в производство, выдать деньги с кассы в подотчет и т. п.

2. Те, которые вызывают  изменения только в состоянии  пассивов предприятия. Примером  таких операций может служить  замена одного кредитора другим. Допустим, мы взяли кредит в  банке для того, чтобы расчитатся с долгом (погасить кредиторскую задолженность), например, поставщику товаров. «Исчез» долг перед поставщиком, но возник такой же перед банком. При этом общая сумма (баланс) пассивов предприятия не изменится и сохранится равенство между пассивом и активом баланса. То же самое произойдет если, например, создать резервный фонд за счет прибыли и т.п.

3. Те, которые вызывают  изменения одновременно и в  активах, и в пассивах предприятия,  причем как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения. Примером такого вида операций  могут служить операции купли  товаров в кредит (увеличение  суммы баланса), и выдача зароботной платы из кассы предприятия (уменьшение суммы баланса). При покупке товаров в кредит возникает долг за товар (увеличиваются пассивы), а также увеличивается сумма товаров на ту же сумму (увеличиваются активы), таким образом происходит увеличение общей суммы баланса актива и пассивая. При выдаче зароботной платы происходит уменьшение денег в кассе предприятия (уменьшаются активы) и «исчезает» долг по зароботной плате (уменьшаются пассивы). Сумма баланса актива и пассива при этом уменьшается. Равенство актива и пассива баланса при этом также не меняется, так как изменения происходят в одинаковой сумме.

Итак, на каждом счете, на котором  отображается стоимость активов, обязательств или составной части собственного капитала, должны отображаться и изменения  в их состоянии. Эти изменения  должны быть отображены на счетах бухгалтерского учета в хронологическом порядке (в порядке их осуществления во времени), а операции, которые приводят к таким изменениям, должны быть зарегистрированы в журнале регистрации  хозяйственных операций.

Двойная запись

Рассматривая виды хозяйственных  операций, мы пришли к выводу, что каждая хозяйственная операция влияет на изменения в состоянии как минимум двух объектов баланса или, можно сказать иначе,каждая хозяйственная операция влияет на изменения в состоянии как минимум двух бухгалтерских счетов. Такое одновременное отображение изменений в двух счетах (объектов баланса) называется корреспонденцией счетов, в которых состоялись изменения. Отображение корреспонденции счетов и суммы операции называется бухгалтерской записью или проводкой¹ .

 

¹ Слово «проводка» (от провести (отразить) хозяйственную операцию в бухгалтерском учёте) ранее считалось чуть ли не бухгалтерским жаргоном, а сегодня применяется даже в нормативных документах, изданных государственными органами. Более правильное название (академическое) - это «двойная запись».

 

Проводка имеет следующий  вид:

Д-т (№ счёта) К-т (№ счёта) Сумма, на которую произошла хозяйственная операция.

Например

Д-т 661

К-т 301

1000,00 грн.

Читается это так: «Дебет 661 счета, кредит 301 счета на сумму  одна тысяча гривен».

Вы, наверное, обратили внимание на то, что в бухгалтерской проводке мы не использовали названия счетов, а  только их номера. Но любой бухгалтер, знающий план счетов, глядя на данную проводку, тут же скажет вам, какая  операция отражена данной проводкой, а  именно, выдача из кассы предприятия  заработной платы в национальной валюте. Если вы ещё не знакомы с  этой азбукой, то вам просто необходимо её изучить и запомнить.

Прежде чем дать бухгалтерскую  проводку на основании осуществленной операции, сначало необходимо определить, какие счета будут задействованы в этой проводке. Данный процесс называется контировкой.

Следует запомнить, что те операции, которые не влияют на изменения  в состоянии активов, собственного капитала и обязательств и не имеют  денежного выражения в бухгалтерском  учете, не отображаются. Примерами таких  операций могут служить прием  сотрудника на работу, изменение режима работы предприятия и другие.

В бухгалтерском учете  все операции должны быть подтверждены документально. Каждая бухгалтерская  проводка осуществляется только на основании  определенных первичных документов, перечень, содержание и форма которых  регламентируются соответствующими нормативными документами.

Обычно хозяйственная  операция влияет на изменение в состоянии  двух бухгалтерских счетов, но не редко  случается, что одна хозяйственная  операция изменяет состояние нескольких счетов, трёх, четырёх или более. Такие операции отражаются несколькими  проводками. Примеры таких операций будут приведены позже.

Бухгалтерские проводки в  зависимости от вида хозяйственной  операции, которую они отображают, также могут быть трех видов:

1. отображающие увеличение одних активов за счет других;

2. отображающие увеличение  одной части пассива за счет  другой;

3. отображающие изменения как в активе, так и в пассиве баланса предприятия.

Все три вида проводок не изменяют баланс актива и пассива, так  как изменения в разных статьях  баланса отображаются в одинаковых суммах.

Говоря о кореспонденции счетов и бухгалтерских проводках было показано, что они задействуют как минимум два счета и отображаются по дебету одного из них и по кредиту другого.

Данная кореспонденция «Дебет (один счет) - Кредит (второй счет) происхоит потому, что вследствие хозяйственных операций может происходить увеличение и уменьшение как в состоянии активов, так и пассивов предприятия, и в связи с тем, что счета делятся на активные и пассивные.

Счета, на которых отображаются те виды, подгруппы и группы активов  предприятия, которые формируют  актив баланса, называются активными  счетами, а те, что пассив - пассивными.

Увеличение в состоянии  активов, которое отображается в  активных счетах, называется дебетом  таких счетов, а увеличение собственного капитала или кредиторской задолженности, которая отображается на соответствующих  пассивных счетах, - кредитом таких  счетов. Соответственно, уменьшение в  активных счетах называется кредитом таких счетов, а уменьшение в пассивных  счетах - их дебетом.

Например, возникновение  кредиторской задолженности в сумме 1000,00 грн. отображается в указанной сумме по дебету соответствующего пассивного счета, а ее погашение - в той же сумме по кредиту такого счета. Если такая кредиторская задолженность не будет погашена до даты баланса, то она будет отображена в его пассиве. Соответственно, приобретение в кредит каких либо активов на сумму 1000,00 грн. (товаров и т.д.) - в указанной сумме отражается по дебету активных счетов, а их выбытие вследствие реализации или иных причин -по кредиту таких счетов. Соответственно, если такие активы на дату баланса будут находится на предприятии, то они будут отображены в его активе.

Покажем на примере взаимосвязь  между бухгалтерской проводкой  и счетами, которые в ней задействованы. Допустим, что ООО «День» по данным бухгалтерского учета на 01.01. не имело ни товара, ни задолженности перед поставщиками. Соответственно, сальдо по счету 2811 «Товары на складе» и 6311 «Расчеты с отечественными поставщиками» было равно 0, что отражено в пункте 1.

 

1. Сальдо счетов имеет  нулевое значение.

Счет 2811 «Товары на складе»			Счет 6311 «Расчеты с отечественными поставщиками»
Дт	Кт		Дт	Кт
0.00, сальдо на 01.01*.				Сальдо на 01.01* 0.00

2. Неким предприятием  «Х» предоставлены товары на  склад с условием их последующей  оплаты, вследствие чего возникла  кредиторская задолженность. Данная  операция отражается проводкой  Д-т 2811 К-т 6311 на сумму 1000,00 грн.

Счет 2811 «Товары на складе»			Счет 6311 «Расчеты с отечественными поставщиками»
Дт	Кт		Дт	Кт
0.00, сальдо на 01.01*.				Сальдо на 01.01* 0.00
1) 1000.00				1) 1000.00

3. Допустим, что никаких  других операций в течение  отчетного периода (месяца) не  было. Исходя из этих данных, определяем  сальдо счетов на конец такого  периода.

Счет 2811 «Товары на складе»			Счет 6311 «Расчеты с отечественными поставщиками»
Дт	Кт		Дт	Кт
0.00, сальдо на 01.01*.				Сальдо на 01.01* 0.00
1) 1000.00				1) 1000.00
1000.00, Оборот	Оборот, 0.00		0.00, Оборот	Оборот, 1000.00
Сальдо на 01.02*   1000.00,				Сальдо на 01.02   1000.00

* Даты приводятся условно.

В нашем примере мы использовали счета 2811 «Товары на складе» и 6311 «Расчеты с отечественными поставщиками», так как Планом счетов товары предусмотрено  учитывать на счете 28 «Товары». Счет 28 состоит из субсчетов 281-285. Счет 281 называется «Товары на складе», счет 282 «Товары в торговле» и т.д. Номер субсчета второго порядка 2811 был использован для одного вида товара. Для другого вида товара может быть использован счет 2812 и  т.д. Таким образом счет 281 будет объединять стоимость товаров, которые отображаются на счетах 2811 и 2812. В свою очередь счет 28 - стоимость товаров, которые отображаются на счетах 281-285. Счет 28 называется синтетическим счетом.