Ревизия

Оглавление

 

1 Обязанности,  права и ответственность ревизоров  и лиц, служебная деятельность  которых проверяется……………………………………………...2

2 Ревизия  расчетов с подотчетными лицами……………………………………6

 

 

1 Обязанности, права и ответственность ревизоров и лиц, служебная деятельность которых проверяется

 

В рыночных условиях хозяйствования, в период широкого использования автоматизированных систем управления и компьютеризации  и при наличии разных форм собственности  значительно повышается роль контроля, усиливаются функции и задачи государственной контрольно-ревизионной  службы.

Качество  и эффективность ревизионной  работы зависят от правильности подбора  и квалификации ревизоров.

Основной  служебной обязанностью ревизора является качественное и своевременное проведение ревизий и проверок. При выполнении служебных обязанностей он обязан:

- знать  действующее законодательство, постановления  правительства, приказы и распоряжения  вышестоящих органов, инструктивные  и другие нормативно-правовые  материалы, относящиеся к деятельности  ревизуемого предприятия, и строго  ими руководствоваться в практической  работе;

- владеть  всем комплексом способов и  приемов контрольно-ревизионной  работы и умело их использовать  в процессе практической деятельности;

- объективно  освещать выявленные ревизией  факты нарушений и злоупотреблений  с указанием виновных лиц, размера  причиненного материального ущерба  и причин вскрытых нарушений  и злоупотреблений;

- оказывать  помощь работникам ревизуемой  организации в устранении вскрытых  недостатков и допущенных нарушений,  объяснять действующие положения,  если ошибки и недостатки в  работе были допущены в результате  их незнания;

- участвовать  в выработке мер по устранению  выявленных в процессе ревизии  недостатков и нарушений в  работе ревизуемой организации;

-доложить  коллективу ревизуемой организации  результаты ревизии;

- проверить выполнение решений по результатам предыдущей ревизии и отразить в акте полноту и своевременность его выполнения и др.

Для успешного  выполнения своих обязанностей ревизору предоставлены следующие права:

- требовать  предъявления всех необходимых  по ходу ревизии материалов, характеризующих  деятельность ревизуемой организации  и отдельных должностных лиц;

- требовать  от руководителя ревизуемой организации  проведения контрольных обмеров  выполненных объемов работ, проведения  инвентаризации основных средств,  товарно-материальных ценностей,  денежных средств и расчетов; проводить контрольные проверки  правильности их проведения;

- рассматривать  и опечатывать при необходимости  кассы, склады, кладовые, архивы и  другие помещения;

- запрашивать  от других организаций (предприятий,  учреждений) справки и копии документов  по операциям с ревизуемой  организацией;

- изымать  в установленном порядке подлинные  документы, содержащие подлог, и  сохранность которых не гарантируется;

- получать  от должностных лиц письменные  объяснения по вопросам, возникающим  в ходе ревизий;

- передавать  по согласованию с лицом, назначившим  ревизию, материалы в правоохранительные  органы, принимать меры к возмещению  ущерба и привлечению к административной  и дисциплинарной ответственности  виновных лиц и др.

Ревизор несет ответственность в установленном  порядке за несвоевременность, неполноту  и ненадлежащее качество проводимой ревизии, необъективность освещения  результатов ревизии, полное или  частичное сокрытие обнаруженных нарушений  и злоупотреблений или их занижение, неправильность и необоснованность выводов по результатам ревизии и неполное установление материального ущерба, использование служебного положения в корыстных целях.

Обязанности сотрудников ревизуемой организации  по взаимодействию с ревизорами следующие:

- готовить  к ревизионной проверке документы  согласно определенному перечню;.

- оказывать  сотрудникам ревизионной группы  содействие в осуществлении ими  своих функций, создавать условия  для своевременного и полного  проведения ревизии, предоставлять  всю документацию, необходимую для  ее проведения, а также давать  разъяснения и объяснения в  устной и письменной форме;

- оперативно  устранять выявленные при проведении  ревизии нарушения порядка ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;

- не предпринимать  никакие действия с целью ограничения  круга вопросов, подлежащих выяснению  при проведении ревизии.

Должностные лица, служебная деятельность которых  проверяется, имеют право:

-присутствовать  при инвентаризации вверенных  им ценностей, контрольных запусках  сырья и материалов в производство, контрольных обмерах, осмотрах  складов и хранящихся в них  материальных ценностей;

- знакомиться  с актами ревизий и проверок, относящихся к их служебной  деятельности, и представлять в  письменной форме объяснения  и возражения по ним; У знакомиться  со всеми документами и отчетами, послужившими основанием для  выводов о допущенных проверяемыми  лицами недостатков в работе, нарушениях или злоупотреблениях, а также произведенными расчетами  сумм подлежащего возмещению  материального ущерба;

- представлять  ревизору подлинные документы  и другие материалы в оправдание  своих действий.

Должностные лица несут ответственность за преднамеренное искажение фактов и обстоятельств, в результате чего ревизору не представилось  возможным установить истинное содержание хозяйственных операций и реальный размер причиненного организации материального  ущерба, а также за невыполнение требований ревизора о представлении  для проверки материальных ресурсов, документов, учетных регистров, отчетов  и объяснений.

Ответственность должностных лиц определяется должностными инструкциями, разработанными на основании  типовых должностных инструкций и утвержденными руководителем  организации.

 

 

2 Ревизия расчетов с подотчетными лицами

 

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы или непосредственно из банка на мелкие административно-хозяйственные расходы, а также средства для предстоящих командировочных расходов.

Практика  проведения проверок показывает, что  наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета, а также недостаточного контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают руководители организаций. Это связано с некоторыми особенностями учета данных операций, в частности с многообразием первичных документов, которые работник представляет в бухгалтерию для оправдания произведенных расходов, и сложностью и изменчивостью законодательства, особенно по  учету зарубежных командировок.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически в  каждой организации. Денежные средства выдаются в подотчет работкам организации на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки. Существуют различные виды расчетов с подотчетными лицами:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за  наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- возмещение командировочных расходов в пределах Республики Беларусь, а также при служебных командировках за границу;

- представительских расходов.

Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.

В зависимости  от количества подотчетных лиц и  от величины оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» необходимо определить метод проведения проверки – сплошной или выборочный.

При ревизии  расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:

- соблюдение действующего порядка выдачи в подотчет наличных денежных средств;

- наличие случаев выдачи в подотчет сумм лицам, не состоящим в списочном составе организации, и выдачи авансов без представления отчета по ранее выданным суммам;

- соблюдение установленных норм возмещения командировочных расходов;

- своевременность представления авансовых отчетов и возврата неиспользованных сумм:

- наличие случаев возврата подотчетных сумм без их использования и возможного скрытого авансирования подотчетных лиц, наличие случаев передачи подотчетных сумм от одного лица другому;

- порядок погашения оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам, с целью предотвращения их повторного использования;

- полноту оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за счет подотчетных сумм;

- правильность отражения расчетов с подотчетными суммами в аналитическом и синтетическом учете.

При проведении проверки ревизор во всех случаях  должен обращать внимание на наличие  в организации первичных оправдательных документов, относящихся к данному  виду расчетов, а также на правильность и законность их оформления.

Таким образом, операции по отражению в учете  расчетов с подотчетными лицами - привычные, можно сказать повседневные для бухгалтеров предприятий всех форм собственности и видов деятельности. В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций – это операции, связанные с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте; оплатой услуг; формированием затрат и себестоимости продукции; удержаниями из заработной платы работников, а также операции с использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.

Следует отметить, что соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.

Таким образом, отметим, что большая роль при  этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств, а также позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с проверяющими органами