Ревизия кассы организации

2.3.   Подготовительная работа

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризация имущества  осуществляется по каждому его наименованию и в разрезе материально ответственных лиц.

Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на ревизионную  комиссию, рабочие или постоянно  действующие комиссии.

Состав инвентаризационной комиссии утверждает руководитель предприятия с включением в него представителей администрации, бухгалтерии и других специалистов (технологов, экономистов), а также могут привлекаться работники службы внутреннего аудита.

Суть работы инвентаризационной комиссии  сравнение фактического наличия ценностей в натуре с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации отражаются в сличительной ведомости, также в ней отражается порядок регулирования инвентаризационных разниц.

За правильное документальное оформление инвентаризации несет ответственность главный (старший) бухгалтер. Поэтому до начала инвентаризации необходима тщательная предварительная подготовительная работа:

- Инвентаризационная  комиссия составляет календарный  план проведения инвентаризации  и распределяет работу между  отдельными промежуточными группами (бригадами) комиссии.

- Каждая промежуточная  группа (бригада) в зависимости  от объекта проверки разрабатывает  подробную программу проведения инвентаризации конкретных объектов и распределяет работу между членами группы (бригады). В каждой группе назначается (выбирается) старший (бригадир), а для инвентаризационной комиссии в целом из ее членов избирается председатель комиссии.

- Руководитель организации  и главный (старший) бухгалтер проводят инструктаж членам комиссии о целях, задачах и порядке проведения инвентаризации.

- Бухгалтерия организации  подготавливает все необходимые бланки документов для проведения инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, промежуточные акты и т.п.).

- К началу инвентаризации  все записи и остатки по счетам в регистрах аналитического и синтетического учета должны быть тщательно выверены, а все данные документов записаны в регистры.

Проверка материально-производственных ценностей, денежных средств и внеоборотных активов производится по месту их хранения, обязательно в присутствии лиц, на ответственности которых находятся проверяемые ценности.

Общий порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов  определен Приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. № 49, а Постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 р. № 88 и от 27 марта 2000 г. № 26 утверждены унифицированные формы учета результатов инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации в организации оформляется в  виде приложения к приказу об учетной  политике, которое включает в себя:

- график проведения  плановых и внеплановых инвентаризаций (в том числе обязательных) в  отчетном году;

- даты проведения плановых  инвентаризаций;

- перечень имущества  и обязательств, проверяемых при  каждой инвентаризации. Объектами инвентаризации выступают:

• основные средства,

• нематериальные активы,

• финансовые вложения,

• производственные запасы,

• готовая продукция,

• товары,

• прочие запасы,

• денежные средства,

• прочие финансовые активы,

• кредиторская задолженность,

• кредиты банков,

• займы,

• резервы.

Каждая организация  обязана создавать постоянно  действующую инвентаризационную комиссию. В нее включаются представители  администрации, работники бухгалтерии, а также другие (специалисты (инженеры, экономисты, техники). В комиссию могут входить и представители службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.

В организационно-контрольные  функции постоянно действующей  комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.

Для проведения инвентаризации в организации могут создаваться  также рабочие и разовые комиссии.

Рабочие комиссии непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения. Они обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Разовые комиссии (в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости) проводят проверки выборочные инвентаризации.

Существенное правило для всех инвентаризаций: при отсутствии хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации  четко организованы складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

- осуществляется ли  охрана территории организации,  оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;

- заключены ли фактически  и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

- соответствуют ли  должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

 созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

- оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;

- существует ли контроль  над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;

- хранятся ли товарно-материальные  ценности, принадлежащие третьим лицам, отдельно;

-  назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.

Перед тем как начать проверку фактического наличия имущества, инвентаризационная комиссия должна получить все приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей. Приходные и расходные документы материально ответственные лица сдают в бухгалтерию под расписку, а затем документы передаются инвентаризационной комиссии.

 

2.4.   Документальное оформление процесса и результатов инвентаризации

Перед проведением инвентаризации директор издает приказ о ее проведении (форма № ИНВ-22). Он регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

Данный приказ готовят, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации. В приказе определяют, что конкретно будет учитываться в ходе инвентаризации, в каком порядке она должна проводиться, в какие сроки и кто входит в инвентаризационную комиссию.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи.

Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

Инвентаризационные описи  можно заполнять как от руки, так  и с использованием компьютера. Но в любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток. Ошибки, допущенные при заполнении инвентарных описей, исправляются во всех их экземплярах следующим образом: неправильные записи зачеркиваются одной линией и над ними проставляются правильные записи.

Исправления согласовываются со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами и подписываются ими.

В инвентаризационных описях и актах инвентаризации недопустимо оставлять незаполненные строки, поэтому все оставшиеся незаполненными строки описи или акта должны быть прочеркнуты.

Инвентаризационные описи  передаются в бухгалтерию, где производится сравнение данных учета и данных инвентаризации. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные  проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты инвентаризации, а также контрольных проверок оформляются следующими документами:

- сличительная ведомость  результатов инвентаризации основных  средств – ИНВ-18;

- сличительная ведомость  результатов инвентаризации товарно-материальных  ценностей – ИНВ-19;

- Акт о контрольной  проверке правильности проведения инвентаризации ценностей;

- Журнал учета контрольных  проверок правильности проведения  инвентаризаций;

- Ведомость учета результатов,  выявленных инвентаризацией.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу  ТМЦ (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.

 

Задача 1.

При ревизии сохранности основных средств ревизор произвел следующие действия:

а) выборочно сверил записи в инвентарных карточках учета основных средств с данными актов приемки-передачи и данными технических паспортов;

б) провел суммарную сверку стоимости основных средств по инвентарным карточкам с данными по счету 01 «Основные средства» в Главной книге.

 Какие еще ревизионные  мероприятия может провести ревизор?

 Ревизор может провести  следующие ревизионные мероприятия:

в) проверить условия сохранности основных средств: качество осуществления инвентаризаций, своевременность и полнота закрепления основных средств за материально ответственными лицами по местам нахождения объектов; достоверность учетных данных о наличии основных средств на 1-е число месяца начала ревизии; наличие основных средств.

г) провести документальный контроль соблюдения сроков и порядка инвентаризаций; порядка подведения итогов инвентаризаций; решений по урегулированию выявленных расхождений; правильности отражения результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета:

д) проверить приказы, которыми утвержден список материально ответственных лиц; договора о материальной ответственности.

           е) проверить наличие сигнализации в помещении, где хранятся объекты; наличие решеток на окнах в местах хранения объектов; работу охранных систем.

ё) составить опись имеющихся в наличии основных средств: опись имеющихся в наличии оборудования, машин, транспортах средств; опись имеющихся в наличии арендованных средств; опись зданий, сооружений и других объектов недвижимости; сличительные ведомости.