Разработка модели Автоматизированное рабочее место бухгалтера на предприятии отрасли

Введение

Данный курсовой проект рассматривает создание модели Автоматизированного рабочего места бухгалтера на предприятии отрасли, осуществляющей бухгалтерский учет всех хозяйственных операций происходящих на предприятии. Цель курсового проекта заключается в разработке Автоматизированного рабочего места бухгалтера на предприятии производящей автоматизированный учет финансовой деятельности предприятия.

Основная задача автоматизированной обработки информации, в том числе данного автоматизированного рабочего места, заключается в том, чтобы облегчить работу сотрудника бухгалтерии. Созданная для этого система освободит пользователя от монотонной работы и уменьшит вероятность появления ошибок.

1 Обследование автоматизируемого объекта

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, обработки и представления экономической информации от итогах деятельности хозяйствующего объекта в рамках рыночной экономике. Современные условия хозяйствования требуют своевременного представления экономической информации об имуществе предприятия и источниках этого имущества.

Четкое и своевременное представление итогов хозяйственной деятельности позволяет укрепить имидж и хозяйственные связи современного предприятия во внешней среде, во взаимоотношениях с заказчиками, покупателями, кредиторами и другими контр агентами.

Для внутреннего управления своевременная информация  о текущем положении предприятия позволяет принять единственно правильное  управленческое решение. От этого решения во многом зависит ритмичность работы предприятия его будущее,  доходность.

В таких условиях требуется четкая и сложная работа бухгалтерии предприятия в установленные сроки  сдать огромное количество отчетных документов и недопустимо ошибок; в этом бухгалтерии призвано помочь разрабатываемое мною «автоматизированное рабочее место бухгалтера».

1.1 Бухгалтерский учет как источник информации

В бухгалтерском учете применяются различные методы и приемы ведения учета:

1) Сбор экономической информации о текущей деятельности предприятия производится с помощью документов, которые называются первичными. На них регистрируют факт свершения хозяйственной операции.

Исходящие документы отражают итоги хозяйственной деятельности «Отчет о прибытиях и убытках»- форма № 2 и «бухгалтерский баланс»-форма № 1. В ней отражается состояние имущества предприятия и его источников на определенную дату.

2) Группировка экономической информации о хозяйственной деятельности осуществляется при помощи системы счетов. Счет бухгалтерского учета это накопитель информации о хозяйственной деятельности предприятия в зависимости от вида хозяйственных  средств и их источников счета подразделяют на активные и пассивные.

3) Двойная запись. Исходящая информация из первичных документов отражается в бухучете через двойную запись на счетах бухучета. Процедура составления двойной записи состоит из:

- определяем вид хозяйственных средств участвующих в операции. Если затронуто поступление имущества, следовательно счет будет активным.

- по плану счетов определяем номер счета.

- определяем вид движения хозяйственных средств (поступление или выбытие). В активном счете поступление по дебету, а выбытие по кредиту.

- определяем источник хозяйственных средств, если счет пассивный то по кредиту происходит начисление, а по дебиту использование.

- в результате получаем бухгалтерскую запись дебит одного счета и кредит другого счета.

- информация о хозяйственных операциях группируется в журнале хозяйственных операций установленной формы. Здесь же отражается корреспонденция счетов по каждой хозяйственной операции. Журнал хозяйственной операции ведется с ежемесячными оборотами в конце месяца журнал закрывается колонки сумма – это контрольная сумма, которая затем сверяется с оборотно - сальдовым балансом. Журнал Х/О набирается бухгалтером на основании первичных документов. Одновременно бухгалтер составляет корреспонденцию счетов. Для этого в программе используется справочник, который называется план счетов.

Дальнейшая группировка Х/О, проходит в учетных регистрах бухгалтерского учета в журналах ордерах разработочных таблицах «Главной книги».

Автоматизированное рабочее место бухгалтера предназначено для группировки хозяйственных операций в учетных  регистрах и создание оборотно – сальдового баланса.

При небольшом  количестве Х/О за месяц их группировка в учетных регистрах не обязательна. Поэтому создание программы предусматривает формирование баланса предприятия.

Данные о корреспонденции счетов с помощью программы переносятся в оборотно- сальдовую ведомость  при этом следует учесть, что обороты по дебиту счетов в журнале Х/О переносятся в соответствующие графы «Обороты за месяц» в оборотно – сальдовой ведомости. Аналогично переносятся обороты по кредиту счетов. В кредит в оборотно – сальдовой ведомости.

1.2 Оборотно – сальдовая ведомость

Это особый вид баланса оборотно – сальдовый баланс, в нем отражаются остатки хозяйственных средств и их источников на начало месяца. Далее формируются обороты за месяц из журнала Х/О и выводятся остатки на конец отчетного месяца.

1.3 Порядок расчетов остатков

Расчет остатков на конец месяца производится по следующей схеме или следующим образом:

1)     Сальдо выводится по каждому счету отдельно.

2)     Если счет:

- активный: (сальдо на начало по дебиту)+(оборот за месяц по дебиту)-(по кредиту)=сальдо на конец месяца по дебиту.

В активном счете сальдо по кредиту не бывает.

              3) Если счет:

                  - пассивный, (сальдо на конец месяца)+(оборот по кредиту)-(оборот по дебиту)=(сальдо на конец месяца по кредиту.

              4) Счета активно-пассивные – это счета расчетов показывающие задолженность предприятия. Сальдо по этим счетам может быть, как по дебиту, так и по кредиту.

В базу данных заносятся проводимые на предприятии финансовые операции, поступление и списание денежных средств.

Я изучил программно-техническую платформу, имеющуюся в бухгалтерии. Технические характеристики компьютера:

Программные средства:

2 Разработка автоматизированной информационной системы

2.1 Разработка функциональной структуры информационной системы

Построим начальную контекстную диаграмму потоков данных в нотации Гейна - Сэрсона (рис. 1). Нарисуем нулевой процесс и присвоим ему имя системы (Автоматизированная информационная система бухгалтерский учет). Поскольку моделируется деятельность бухгалтерии, внешними сущностями являются работник и гл. бухгалтер. Нарисуем внешние сущности и соединим их с нулевым процессом посредством потоков данных. Потоки данных соответствуют документам, запросам или сообщениям, которыми внешние сущности обмениваются с системой.

Рис. 1. Начальная контекстная диаграмма потоков данных

Определим состав потоков данных и подготовим исходную информацию для конструирования концептуальной модели данных.

Результат можно представить в виде текстового описания, подобного описанию структур данных в языках программирования.

Опишем выходные документы:

Оборотно - сальдовая ведомость:

№ записи;

Счет;

Дата

Сальдо на начало периода: дебет, кредит;

Обороты за период: дебет, кредит;

Сальдо на конец периода: дебет, кредит.

Детализируем начальную контекстную диаграмму для завершения анализа функционального аспекта поведения системы.

1. Декомпозируем начальную контекстную диаграмму. Для этого можно построить диаграмму для каждого события. Поставим каждому событию в соответствие процесс, нарисуем входные и выходные потоки, накопители данных, внешние сущности и ссылки на другие процессы для описания связей между этим процессом и его окружением.

2. Сведем все построенные диаграммы в одну диаграмму первого уровня.

3. Проверим соответствие между контекстной диаграммой и диаграммой первого уровня (каждый поток данных между системой и внешней сущностью на диаграмме первого уровня дол­жен быть представлен и на контекстной диаграмме).

4. Декомпозируем сложные процессы и проверим соответствие различных уровней модели процессов.

5. Опишем накопители данных посредством структур данных.

Диаграммы потоков данных первого уровня представлены в Приложении 1.

Описание накопителей данных  приведено ниже.

Накопители данных:

Журнал хозяйственных операций:

№ записи;

Дата;

Наименование операции;

Дебет;

Кредит;

Сумма.

Оборотно - сальдовая ведомость:

№ записи;

Счет;

Дата;

Сальдо на начало периода: дебет, кредит;

Обороты за периода: дебет, кредит;

Сальдо на конец периода: дебет, кредит.

2.2 Выбор аппаратных и программных средств для разработки информационной системы

Для разработки своего автоматизированного рабочего места я выбрал операционную систему Windows XP, которая обладает следующими достоинствами:

-         Единый              пользовательский интерфейс: Windows XP предоставляет программистам все необходимые средства для создания пользовательского интерфейса, поэтому программисты пользуются ими, а не изобретают аналогичные собственные средства. Пользовательский интерфейс Windows XP - программ в значительной степени унифицирован, и пользователям не требуется изучать для каждой программы новые принципы организации взаимодействия с этой программой.

-         Поддержка мультимедиа: Одним из усовершенствований Windows XP Pro явилась поддержка мультимедиа.

-         Многозадачность: Windows XP обеспечивает возможность одновременного выполнения нескольких программ и переключения с одной программы на другую.

Т.к. в информационной системе работает один оператор, то система будет размещаться на одном компьютере.

В качестве инструментального средства для разработки интерфейса пользователя выбрана среда Borland Delphi 7.

Программирование в Delphi строится на тесном взаимодействии двух процессов: процесса конструирования визуального проявления программы и процесса написания кода, придающего элементам этого окна и программе в целом необходимую функциональность.

Между содержимым окон формы и кода существует неразрывная связь, которая строго отслеживается Delphi. Это означает, что размещение на форме компонента приводит к автоматическому изменению кода программы и наоборот - удаление тех или иных автоматически вставленных фрагментов кода может привести к удалению соответствующих компонентов. Программисты вначале конструируют форму, размещая на ней очередной компонент, а уже только после этого переходят, если это необходимо, к написанию фрагмента кода, обеспечивающего требуемое поведение компонента в работающей программе. Вот почему Delphi-программирование называют событийным программированием.

Исходя из выбранных программных средств, можно сформулировать минимальные требования к аппаратным средствам: микропроцессор не ниже Pentium II; оперативная память не менее 64 Мбайта; винчестер не менее 10 Гбайт.

2.3 Описание архитектуры информационной системы