17) Сличительная ведомость
результатов инвентаризации товарно-материальных
ценностей (форма ИНВ-19);
18) Приказ (постановление, распоряжение)
о проведении инвентаризации (форма
ИНВ-22) (образец 1);
19) Журнал учета контроля
за выполнением приказов (постановлений,
распоряжений) о проведении инвентаризации
(форма ИНВ-23);
20) Акт о контрольной
проверке правильности проведения
инвентаризации ценностей (форма ИНВ-24);
21) Журнал учета контрольных
проверок правильности проведения
инвентаризаций (форма ИНВ-25).
Заметим также, что форма ИНВ-26
"Ведомость учета результатов, выявленных
инвентаризацией" введена постановлением
Госкомстата России от 27.03.2000 № 26.
Однако при инвентаризации имущества
или обязательств, для которых не предусмотрено
специальных форм, аптека разрабатывает
собственные акты или описи.
Разработка аптекой собственных
форм актов и описей, как правило, осуществляется
на основе типовых форм и при условии обязательного
наличия всех необходимых реквизитов,
позволяющих установить полноту и подлинность
содержащейся в них информации. Перечень
реквизитов, наличие которых в инвентаризационных
описях и ведомостях обязательно, нормативными
документами специально не установлен.
По нашему мнению, к числу обязательных
реквизитов относятся:
- наименование документа
(инвентаризационная опись, акт и
т. п.);
- основание проведения
инвентаризации (приказ, распоряжение
и т. д.);
- наименование инвентаризируемого
имущества;
- местонахождение инвентаризируемого
имущества;
- на каких балансовых
или забалансовых счетах учитывается
инвентаризируемое имущество;
- даты начала и окончания
инвентаризации;
- перечень материально
ответственных лиц;
- список членов инвентаризационной
комиссии;
- перечень товарно-материальных
ценностей, выявленных в ходе инвентаризации,
сведения об их количестве в натуральном
и стоимостном выражении;
- личные подписи материально
ответственных лиц и членов
инвентаризационной комиссии, подтверждающие
их присутствие при проведении инвентаризации
и подлинность сведений, отраженных в
составленном документе (инвентаризационной
описи или акте). Следует иметь в виду также
следующее: непосредственно в инвентаризационной
описи либо в качестве неотъемлемого приложения
к ней должны быть расписки материально
ответственных лиц о сдаче ими в бухгалтерию
всех имеющихся к началу инвентаризации
документов, относящихся к движению инвентаризируемого
имущества.
Инвентаризационные описи или
акты могут быть заполнены как с использованием
средств вычислительной и другой организационной
техники, так и ручным способом.
Описи (или акты) заполняются
чернилами или шариковой ручкой четко
и ясно, без помарок и подчисток.
Перечислим основные требования
заполнения общих реквизитов документов,
которыми оформляют результаты проведенной
инвентаризации.
В строке "организация"
указывается полное наименование аптеки
- составителя документа.
В графе "по ОКПО" указывается
код по ОКПО, присвоенный Госкомстатом
России.
В строке "структурное подразделение"
указывается название структурного подразделения
аптеки, в котором проводится инвентаризация
(отдел, аптечный пункт, киоск и т. д.).
В этой же строке в соответствующей
графе указывают код структурного подразделения
(если в аптеке применяется соответствующая
система кодирования).
В графу "вид деятельности"
необходимо записать код вида деятельности
по Общероссийскому классификатору видов
экономической деятельности, продукции
и услуг ОК 004-93, утвержденному постановлением
Госстандарта России от 06.08.1993 № 17.
В строке "Основание для проведения
инвентаризации" показывают, что является
письменным заданием на проведение инвентаризации:
приказ, постановление, распоряжение (ненужное
необходимо зачеркнуть).
В этой же строке в графе "Номер"
записывают номер документа, который является
основанием для проведения инвентаризации.
В следующей строке в графе "Дата"
указывают дату документа, который является
основанием для проведения инвентаризации.
В графу "Дата начала инвентаризации"
нужно записать соответствующую дату,
установленную руководителем аптеки в
документе, который является основанием
для проведения инвентаризации.
В графе "Дата окончания инвентаризации"
указывают дату, установленную руководителем
аптеки в документе, который является
основанием для проведения инвентаризации.
В графе "Вид операции"
проставляется код операции, которая оформляется
заполняемым документом. Код применяется
только в том случае, если аптека применяет
систему кодирования.
Каждому документу присваивают
порядковый номер, который указывают в
графе "номер документа", а далее
в этой строке, в соответствующей графе,
указывают дату составления документа.
Первичный документ должен быть
составлен в момент совершения операции,
а если это не представляется возможным
- непосредственно после ее окончания.
Об этом следует помнить при оформлении
документов инвентаризации.
Сроки проведения инвентаризации
Порядок, сроки проведения инвентаризации
и методы оценки видов имущества и обязательств
являются элементами учетной политики,
которая утверждается соответствующим
приказом руководителем аптеки.
Согласно п. 1.5 Методических
указаний по инвентаризации все аптеки
обязаны проводить инвентаризацию перед
составлением годовой бухгалтерской отчетности,
кроме имущества, инвентаризация которого
проводилась не ранее 1 октября отчетного
года. Инвентаризация основных средств
может проводиться один раз в три года,
а библиотечных фондов - один раз в пять
лет. В районах Крайнего Севера и приравненных
к ним местностях инвентаризация товаров,
сырья и материалов может проводиться
в период их наименьших остатков.
Порядок проведения инвентаризации
Для проведения инвентаризации
приказом руководителя назначается постоянно
действующая инвентаризационная комиссия.
При большом объеме работ, а также для
проведения внеплановых и частичных инвентаризаций
могут быть созданы рабочие инвентаризационные
комиссии.
В состав инвентаризационных
комиссий включаются представители администрации
- председатель инвентаризационной комиссии,
работники бухгалтерии, экономисты и другие
специалисты.
Инвентаризационные комиссии несут ответственность
за:
1. своевременность
проведения инвентаризации;
2. соблюдение порядка
проведения инвентаризации;
3. полноту и точность
внесения в описи данных о
фактических остатках проверяемого
имущества или расчетов;
4. правильность
указания в описи наименований
и отличительных признаков товарно-материальных
ценностей (лекарственная форма, объем,
вес, концентрация, дозировка, количество
доз в упаковке и
т.д.);
5. правильность
и своевременность оформления
материалов инвентаризации.
Инвентаризация имущества
проводится по местам его нахождения и
по материально-ответственным лицам.
Проверка фактического
наличия имущества осуществляется при
обязательном участии материально-ответственных
лиц. В ходе проведения инвентаризации
пересчитывается количество и определяется
общая стоимость имеющихся в наличии товарно-материальных
ценностей, проверяется правильность
их оценки.
По результатам инвентаризации
можно уточнить балансовую стоимость
имущества. Инвентаризация товарно-материальных
ценностей в аптеке - наиболее трудоемкий
процесс (большой объем и ассортимент
товара).
Любая инвентаризация
начинается с издания руководителем распоряжения
о проведении инвентаризации (указывается № и дата
распоряжения, председатель и состав инвентаризационной
комиссии с должностями и фамилиями, сроки
и место проведения инвентаризации, что
подлежит инвентаризации), которое регистрируется
в книге контроля за выполнением приказов
о проведении инвентаризаций.
Председателю инвентаризационной
комиссии вручается контрольный пломбир.
До начала
проверки фактического наличия товарно-материальных
ценностей инвентаризационная комиссия
обязана провести следующие мероприятия:
1. опломбировать
места хранения материальных
ценностей, имеющие отдельные входы
(выходы);
2. проверить исправность
весо-измерительных приборов и
соблюдение установленных сроков их клеймения
(поверки);
3. получить отчеты
материально-ответственных лиц о
движении материальных ценностей
и денежных средств (все приходные
и расходные документы, приложенные
к отчетам визируются председателем с
указанием «До инвентаризации на (дата)»,
заверенным его подписью, что служит основанием
для определения в бухгалтерии остатков
материальных ценностей по учетным данным
к началу инвентаризации).
Материально-ответственные
лица оформляют в инвентаризационной описи подписку
№ 1 о том, что к началу инвентаризации
все расходные и приходные документы сданы
в бухгалтерию и все ценности, поступившие
на их ответственность, оприходованы,
а выбывшие списаны в расход.
При внезапных инвентаризациях
все товарно-материальные ценности подготавливаются
к проверке в присутствии инвентаризационной
комиссии, а при плановых - заблаговременно.
Они должны быть сгруппированы по наименованиям,
формам выпуска, сериям, ценам в порядке,
удобном для подсчета их количества.
Наличие материальных
ценностей при инвентаризации определяется
путем обязательного подсчета, взвешивания,
обмера и вносится в инвентаризационные
описи.
Запрещается вносить
в описи данные об остатках материальных
ценностей со слов материально-ответственных
лиц или по данным учета без проверки их
фактического наличия.
По материально-производственным
запасам, хранящимся в неповрежденной
упаковке поставщика, количество этих
материальных ценностей может определяться
на основании маркировки на упаковке или
на основании документов поставщика, но
с обязательной выборочной проверкой
содержимого упаковок.
Инвентаризация товарно-материальных
ценностей должна проводиться в порядке
расположения ценностей в данном помещении.
Не допускается беспорядочный переход
от одного вида ценностей к другому. После
проверки ценностей помещение их хранения
опломбировывается, и инвентаризационная
комиссия переходит для работы в следующее
помещение.
Если инвентаризация
не завершена в течение одного дня, помещения,
где хранятся материальные ценности, при
уходе инвентаризационной комиссии должны
быть опечатаны (пломбир на время инвентаризации
хранится у председателя инвентаризационной
комиссии).
Инвентаризация денежных
средств в кассе: Кассир в присутствии
членов комиссии подсчитывает остаток
(наличность) денег в кассе; Кассир составляет
кассовый отчет (ф. АП-32). Комиссия записывает
показания суммирующих кассовых аппаратов;
Комиссия сопоставляет фактический остаток
денег с учетным остатком и выявляет результат
инвентаризации (предварительно проверив
кассовые отчеты); Данные об остатках денежных
средств, а также результатах инвентаризации
записывают в Акте инвентаризации денежных
средств (Инв-15) с распиской кассира об
отсутствии претензий к проведению инвентаризации
комиссией. При выявлении недостач или
излишков денежных средств с кассира берут
письменное объяснение.
Инвентаризация товаров:
В каждой комнате (рекомендуется начать
с подсобных помещений) проверку начинают
от входа слева направо, сверху вниз, вытаскивая
все из шкафов и после проверки ставят
назад в шкаф, затем шкафы закрываются
и на них ставится отметка о проверке;
Инвентаризация ценностей проводится
по их местонахождению и ответственному
лицу, на хранение у которых эти ценности
находятся, при обязательном участии материально-ответственных
лиц; Снятие фактических остатков ценностей
производится обязательно путем подсчета,
взвешивания, определения объема, или
на основании обмеров и технических расчетов;
Наименования инвентаризуемых ценностей
и объектов, их количества показываются
по номенклатуре и в единицах измерения,
принятых в учете, в инвентаризационных
описях Инв-15; Описи подписываются всеми
членами рабочей инвентаризационной комиссии
и материально-ответственными лицами.
В конце описи материально-ответственные
лица дают расписку, подтверждающую проверку
комиссией ценностей в их присутствии,
об отсутствии к членам комиссии каких-либо
претензий и принятии перечисленных в
описи ценностей на ответственное хранение.
Инвентаризационные
описи, составляемые вручную, заполняются
чернилами, шариковой ручкой или химическим
карандашом четко и ясно. Никаких помарок
и подчисток не допускается. На каждой
странице инвентаризационной описи указывается
прописью число порядковых номеров товарно-материальных
ценностей и общий итог количества всех
ценностей в натуральных показателях,
записанных на данной странице, вне зависимости
от того, в каких единицах измерения (штуках,
килограммах, метрах и т.д.) эти ценности
показаны. Исправление ошибок должно производиться
во всех экземплярах описей путем зачеркивания
неправильных записей и проставления
над зачеркнутыми правильных записей.
Исправления должны быть оговорены и подписаны
всеми членами инвентаризационной комиссии
и материально-ответственными лицами.
В инвентаризационных описях не допускается
оставлять незаполненные строки. В последних
листах описей незаполненные строки прочеркиваются.
Отдельные инвентаризационные описи составляются
на: ценности, не принадлежащие аптеке,
но находящиеся в ней на хранении; препараты,
находящиеся на предметно-количественном
учете, ф. № АП-43 при сверке с данными предметно-количественного
учета; товары, подготовленные к отпуску,
но не оплаченные; тару.