Проектирование АРМ бухгалтера

Основой информационного  обеспечения является информационная база – совокупность всей информации, соответствующим образом организованной и зафиксированной на машинных носителях.

Наиболее целесообразно  будет организовать информационную базу для задачи учета доходов и подоходного налога в виде реляционной базы данных.

Описание баз данных, их создание, обновление и расширение, а также выборка из нее данных и формирование ответов на запросы пользователя, подготовка отчетов о работе за определенный период осуществляется совокупностью программных средств, называемой системой управления базами данных (СУБД).

Так как информационная база системы будет организована в виде реляционной базы данных, выбор программного обеспечения должен осуществляться из класса реляционных СУБД.

Наиболее подходящей является Excel. Эта система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает полную поддержку целостности данных на уровне самой базы данных.

 

1.4.2 Обоснование выбора программного  обеспечения

 

Программное обеспечение (ПО) - это комплекс программных средств  регулярного применения, предназначенный  для подготовки и решения задач  пользователя.

Языком для решения  задачи выбран VBA. Потому что, этот язык легок для программирования и очень удобен в обращении. К данному языку очень часто выходят обновления, а также имеется множество дополнительных модулей, что делает VBA наиболее приемлемым языком для решения нашей задачи.

Также для полноценного функционирования АРМ будет подключена программа Баланс-2w для подготовки отчетов. Также к АРМ необходимо подключить системы «Гарант» или «Консультант плюс».

 

 

1.4.3 Порядок ввода первичной информации

 

Ввод информации в  БД осуществляется посредством специально разработанных экранных форм (приложение №2), обеспечивающих целостность БД [6,12], полноту заполнения обязательных полей, обновление всех связанных полей в НСИ. Доступ к экранным формам осуществляется посредством выбора соответствующего пункта меню. Информация вводится по мере ее поступления в виде отчетов дочерних организаций. Информация может поступать по каналам связи от АРМов других отделов в виде массивов с переменной информацией и справочников. Источники такого рода информации подключаются средствами СУБД, о чем подробнее будет сказано ниже.

Загрузка переменной информации.

Переменная информация – информация от сетевых источников – представлена в таблице 8. В  проектируемой ЭИС планируется  использование одно-ранговых сетевых технологий с разделением уровня доступа на уровне ресурсов. АРМ бухгалтера имеет доступ к данным АРМ юриста и АРМ бухгалтера. Технология доступа к удаленным ресурсам представляет собой «Клиент-сервер» технологию.

№	Наименование ресурса (массива)	Источник в сети
	«Смета»	АРМ руководителя НТЦ
	Справочник «Бухгалтерские отчеты»	АРМ бухгалтера
	Справочник «Банки»
	Справочник «Налоги»
	Справочник «Льготы»
	Справочник «Дочерние  организации»
	Справочник «Договора»	АРМ юриста
	Справочник «Решения  НТЦ»
	Справочник «Виды деятельности»
	Справочник «Виды организационных  форм»

 

Таблица 8

 

Доступ к ресурсам в режиме «для чтения». В случае внесения изменений у источника – вся  информация автоматически актуализируется. Однако, в случаях доступа «полный» и большого количества операций извлечения и обновления данных, а так же при значительном удалении или сравнительно высоком времени доступа, - возможно обеспечение АРМ бухгалтера локальными копиями сетевых ресурсов.

Компоненты диалоговой системы:

• сценарий диалога
• программные средства
• лингвистические средства
• технические средства
• информационное обеспечение.

Функции диалоговой системы:

1. планирование диалога
2. информирование пользователя о состоянии системы
3. управление общением
4. интерпретация ввода сообщения
5. ввод-вывод исходной информации и результатов
6. передача на обработку ППП
7. обеспечение надежности диалога

АРМ бухгалтера, как было представлено выше непосредственно  связано, но помимо информации, представленной в Таблице 8, АРМ бухгалтера выполняет  собственные работы по неосновной деятельности, в зависимости от выбора неосновной деятельности, которая выбирается мониторингом. Мониторинг строится таким образом, чтобы при выборе деятельности риски были минимальны.

В проектной части  представлен проект на создание автоматизированного рабочего места бухгалтера  НТЦ.

 

2. Проектная  часть.

2.1 Описание информационной модели АРМ бухгалтера  НТЦ

 

Для ведения налогового учета и составление отчетности бухгалтера профкома заполняются следующие  формы: Отчет Начальнику Организации, 2-НДФЛ, декларации по ЕСН и пенсионным отчислениям, формы СЗВ -4-1 и АДВ-11 в ПФР. 

Схема данных АРМа включает элементы источников информации, элементы входной  информации, функций обработки, промежуточных  носителей информации, результатной информации и элементы потребителей результатов обработки. Источниками являются АРМ бухгалтера, АРМ руководителя, АРМ юриста. Входной поток включает массив «Смета» и документы «Свидетельство». Структура «Свидетельства» не отображается, т.к. данные заносятся в справочник «Договора». К справочникам также относятся «Отчеты бухгалтерии», «Налоги»,  «Льготы», «Виды деятельности», «Организационные формы», «Банки» и «Решения  НТЦ».

К результатам относятся «Решение о выполнении работ» и «Договор с  заказчиком», «Приказ в бухгалтерию».

Здесь под функциями обработки  понимается следующее:

1. справка-расчет рассчитывается путем подстановки в форму документа итоговых значений из подчиненных запросов к БД по доходам и расходам.
2. приказ в бухгалтерию получен путем авто генерации с использованием уже имеющихся данных о дочерней организации; далее по приказу в бухгалтерии организуется бухгалтерский и налоговый учет хозяйственных отношений НТЦ

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Описание программного комплекс АРМ бухгалтера  НТЦ

 

Цель разработки программного обеспечения заключена в максимально универсальном виде, с точки зрения разнообразия средств разработки, описать основные проектные решения. К ним относятся описание диалога, взаимосвязь модулей и ресурсы модулей. Структура, состав кадров диалога и их соподчиненность отражена на рисунке 7 «Сценарий диалога». Эта же схема вынесена на ватман в качестве чертежа к проекту. Иерархия программных модулей и выполняемых ими функций управления и обработки данных приведена на рисунке 8 «Схема взаимодействия модулей». Здесь выделены основные функциональные модули без излишней детализации до простых функций типа добавления новой записи или вывод на печать, т.к. в различных СУБД принцип организации подобных модулей и их иерархическая взаимосвязь может значительно отличаться. Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов соответствует рисунку 9. «Схема ресурсов модулей».

 

2.3 Сценарий диалога  и его описание

 

Для построения АРМ необходимо спроектировать сценарий диалога, который  представляет последовательность выполнения различных функций. Рассмотрим сценарий диалога нашей системы (см. Рис. 7).

Рис.6 Сценарий диалога

 

 

 

Схема сценария диалога  представляет собой общую конструкцию  диалога, т.е. требуемую последовательность обмена данными между пользователем и системой. В основании схемы располагается сообщение, инициирующее задачу, затем происходит разветвление различной степени в зависимости от числа вариантов ответа пользователя на запрос ЭВМ или возможных реакция ЭВМ на конкретные сообщения. После запуска описываемой системы и проверки пароля пользователю предлагается выбрать для работы один из пунктов главного меню

Схема сценария диалога  наглядно отображает все возможные  состояния диалоговой системы и  допустимые переходы между состояниями. При входе в определенное состояние на дисплей выводится соответствующее диалоговое окно. Откат происходит с возвратом в предыдущее состояние. Выход означает завершение выполнения программы и выход в среду ACCESS.

2.3.1 Схема взаимодействия модулей

 

Схема взаимосвязи программных  модулей и информационных файлов (рис.11) показывает, на основании каких  документов заполняются файлы нормативно-справочной информации и на основании каких  файлов и документов формируется  результат и выходные документы. Здесь в простой и понятной форме изображены информационные потребности каждого модуля и его возможности, как то способность формировать результат в фоновом режиме или же с выдачей всей сопутствующей информации на дисплей

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4 Схема работы системы

 

Для того, чтобы структурно представить систему и ее работы необходимо разработать схему работы системы (см. Рис. 9).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 9 Схема  работы. Продолжение. 

Рис. 9 Схема работы. Продолжение. 

Рис. 9 Схема работы. Продолжение. 

Рис. 9 Схема работы. Продолжение. 

 

 

Рис. 9 Схема работы. Окончание.

 

Заключение

 

В процессе работы над  проектом была реализована наиболее трудоемкая часть задачи  – организация автоматизированного рабочего места бухгалтера автоматизирован процесс расчета финансовых и налоговых показателей деятельности дочерних организаций  НТЦ для подготовки и обоснования решений по их реорганизации, а также ведение бухгалтерского финансового учета деятельности  НТЦ, как основной функции бухгалтерии.

В курсовом проекте было разработано информационное и программное  обеспечение АРМ, которое позволяет  сократить трудоемкость выполняемых  работ и стоимостные затраты  на их выполнение.

Проделанная работа по автоматизации  рабочего места бухгалтера  НТЦ  позволит добиться положительных результатов  при сравнительно невысоких затратах.

Разработанная программа  полностью отвечает требованиям, предъявляемым  к программному обеспечению такого рода, содержит удобный и понятный пользовательский интерфейс, рассчитанный на пользователя, обладающего базовыми знаниями для работы с персональным компьютером. Программа готова к установке и опытной эксплуатации с целью подтверждения ее надежности и выявления возможных ошибок или неудобных для пользователя режимов работы.

 

Список литературы

 

1. ГОСТ 19.701-90
2. Методические укзания по организации финансовой деятельности профосоюзных орагнизаций, 1999г.
3. Компьютерные технологии обработки информации, под редакцией С.В.Назарова, М.,ФиС, 1995г.
4. Гаспариан М.С., Лихачева Г.Н., Хрусталев Е.Ю. Практикум по курсу «Информационный технологии в экономике», Москва, 1997г.
5. Калянов Г.Н. «Консалтинг при автоматизации предприятий: подходы, методы, средства», СИТЕГ, Москва, 1997 г.
6. Диго С.М. «Проектирование и использование баз данных», Финансы и статистика, Москва, 1995 г.
7. Божко В.П. Основы проектирования информационного обеспечения АСИС: Учебное пособие / Моск. эконом.-стат. ин-т. - М.: 1991. - 38 с.
8. Бухгалтерский учет: Учебник / Под ред. П.С. Безруких. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Бухгалтерский учет, 1996. - 576 с.

 

Приложение 1

 

Экранная форма программы Баланс-2w

 

Экранная форма главного окна программы

 

Экранная форма диалогового  окна подготовки отчетности

Экранная форма ввода информации для подготовки отчета Форма-4 ФСС