Порядок ведения кассовой книги и книги использования денег и правила хранения денег

[Введите текст]

План

1. Организационные основы ревизии………………………………………………..2
2. Порядок ведения кассовой книги и книги использования денег и правила хранения денег…………………………………………………………………………3
3. Ревизия кассовых операций………………………………………………………….7
4. Заключение……………………………………………………………………………10

Список использованной литературы

1. Организационные основы ревизии

Слово «ревизия»  происходит от латинского слова revision, что означает «пересмотр». Ревизия ― это система мер по осуществлению документальной и фактической проверки производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий за определенный период с целью установления законности, достоверности и экономической целесообразности произведенных хозяйственных операций.

Получение наличных денег осуществляется уполномоченным лицом государственного учреждения по ведению кассовых операций. Уполномоченное лицо государственного учреждения по ведению кассовых операций – работник государственного учреждения, который  согласно приказа руководителя, осуществляет ведение кассовых операций, как по чеку, так и (или) с использованием корпоративной платежной карточки и обеспечивает сохранность наличных денег в кассе. 
 
     В случаях, предусмотренных пунктом 203 Правил исполнения бюджета и его кассового обслуживания, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 26 февраля 2009 года № 220, допускается получение наличных денег по чекам банка на выплату заработной платы и других денежных выплат работникам государственных учреждений, а также стипендий и других выплат физическим лицам. Расходы государственного учреждения с применением корпоративной платежной карточки осуществляются за счет: 
    1) бюджетных денег и денег от реализации государственными учреждениями товаров (работ, услуг) – по спецификам экономической классификации расходов в размере согласно  к настоящим Правилам; 
    2) денег от спонсорской, благотворительной помощи для государственных учреждений - не более20месячных расчетных показателей в месяц; 
    3) денег, передаваемых государственному учреждению в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан физическими и (или) юридическими лицами на условиях их возвратности либо перечисления при наступлении определенных условий в соответствующий бюджет или третьим лицам (счет временного размещения денег) без ограничений

Ежедневный лимит остатка наличных денег в кассе государственного учреждения устанавливается исходя из утвержденной годовой суммы индивидуального  плана финансирования государственного учреждения по спецификам 151 «Командировки  и служебные разъезды внутри страны»  и 152 «Командировки и служебные  разъезды за пределы страны» в  следующих пределах:

• до 5 миллионов тенге - 50 месячных расчетных показателей;
• от 5 до 20 миллионов тенге - 150 месячных расчетных показателей;
• свыше 20 миллионов тенге - 500 месячных расчетных показателей.

 
Остатки наличных бюджетных денег  в кассе государственного учреждения, не сданные в текущем финансовом году для зачисления на код государственного учреждения, в обязательном порядке  возвращаются в очередном финансовом году в соответствующий бюджет по кодам бюджетной классификации  доходов 206106 «Возврат неиспользованных средств, ранее полученных из республиканского бюджета» и 206107 «Возврат неиспользованных средств, ранее полученных из местного бюджета 
Государственные учреждения хранят в своих кассах наличные деньги, полученные как по чеку, так и путем применения корпоративной платежной карточки Банка не более трех рабочих дней, не включая день получения денег в обслуживающем банке. 
 
Принятые государственным учреждением в кассу наличные деньги, не позднее трех рабочих дней со дня их приема, сдаются в Банк, для зачисления на соответствующие контрольные счета наличности, предназначенные для учета операций, связанных: 
    1) с зачислением поступлений и проведением расходов из республиканского и местных бюджетов; 
    2) с зачислением денег от реализации государственными учреждениями товаров (работ, услуг) и проведением за счет них расходов; 
    3) с зачислением и расходованием денег от спонсорской, благотворительной помощи для государственных учреждений, получаемой ими в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан; 
    4) с зачислением денег, передаваемых государственному учреждению в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан физическими и (или) юридическими лицами на условиях их возвратности либо перечисления при наступлении определенных условий в соответствующий бюджет или третьим лицам. 
 
 Использование денег без предварительной сдачи их на соответствующие контрольные счета наличности не допускается.

2. Порядок ведения кассовой книги  и книги использования денег  и правила хранения денег

 
 
Для осуществления расчетов наличными  деньгами за счет бюджетных денег, денег  от реализации государственными учреждениями товаров (работ, услуг), спонсорской, благотворительной  помощи и денег, передаваемых государственному учреждению в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан физическими  и (или) юридическими лицами на условиях их возвратности либо перечисления при  наступлении определенных условий  в соответствующий бюджет или  третьим лицам, государственные  учреждения должны вести кассовую книгу  по форме № КО-4 или по форме № 440 Альбома. 
 
Каждое государственное учреждение ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера или лица, возглавляющего подразделение, обеспечивающее бухгалтерский учет данного государственного учреждения. 
 
Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов отрываются и служат отчетом уполномоченного лица государственного учреждения по ведению кассовых операций. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. 
 
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправление ошибки в кассовой книге должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями уполномоченного лица государственного учреждения по ведению кассовых операций и главного бухгалтера государственного учреждения или лица его заменяющего с указанием даты исправления. 
 
Записи в кассовую книгу производятся уполномоченным лицом государственного учреждения по ведению кассовых операций сразу же после принятия или выдачи наличных денег по каждому ордеру или ведомости. Ежедневно, в конце рабочего дня, уполномоченное лицо государственного учреждения по ведению кассовых операций подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток наличных денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерскую службу в качестве отчета уполномоченного лица государственного учреждения по ведению кассовых операций, второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под роспись в кассовой книге. Одновременно он сверяет остаток наличных денег в кассе с фактическим наличием денег. 
 
     Выдача наличных денег из кассы, не подтвержденная росписью получателя в расходном кассовом ордере или ведомости, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с уполномоченного лица государственного учреждения по ведению кассовых операций. Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход соответствующего бюджета по кодам бюджетной классификации поступлений 204113 «Прочие штрафы, пени, санкции, взыскания, налагаемые государственными учреждениями, финансируемыми из республиканского бюджета за исключением поступлений от предприятий нефтяного сектора», 204114 «Прочие штрафы, пени, санкции, взыскания, налагаемые государственными учреждениями, финансируемыми из местного бюджета». 
 
      Наличные деньги, полученные государственными учреждениями в Банках, расходуются строго по целевому назначению. Для контроля за учетом целевого использования наличных денег государственным учреждениям необходимо вести книгу контроля использования наличных денег по целевому назначению по форме № 453 Альбома для бюджетных денег, и книгу контроля использования наличных денег по целевому назначению, поступивших денег от реализации государственными учреждениями товаров (работ, услуг), спонсорской, благотворительной помощи и денег, передаваемых государственному учреждению в соответствии с законодательными актами         Республики Казахстан физическими и (или) юридическими лицами на условиях их возвратности либо перечисления при наступлении определенных условий в соответствующий бюджет или третьим лицам, по форме № 454 Альбома . 
 
        По двум книгам показывается остаток наличных денег на начало месяца, поступление денег, расход и остаток денег на конец месяца по спецификам экономической классификации расходов. Сумма итогов остатков наличных денег по двум книгам, должна соответствовать остатку наличных денег по кассовой книге на конец месяца. Записи в книге ведутся уполномоченным лицом государственного учреждения по ведению кассовых операций. 
 
        Контроль за правильным и своевременным ведением кассовой книги и книг контроля использования наличных денег по целевому назначению возлагается на главного бухгалтера, или лицо, возглавляющее подразделение, обеспечивающее ведение бухгалтерского учета в государственном учреждении. Каждое государственное учреждение для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу. Касса - это специально оборудованное в соответствии с техническими требованиями для обеспечения сохранности наличных денег и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. 
 
    Двери в кассу во время совершения операций – должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. В каждом государственном учреждении составляется список лиц, имеющих доступ в кассу, который подписывается руководителем и главным бухгалтером. 
 
     Не создание руководителем государственного учреждения необходимых условий, обеспечивающих сохранность наличных денег при их хранении и транспортировке влечет ответственность, предусмотренную законодательством Республики Казахстан. 
Все наличные деньги, чековые книжки, приходно-расходные книги по учету бланков строгой отчетности и кассовая книга в государственном учреждении должны храниться в сейфах или несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью уполномоченным лицом государственного учреждения по ведению кассовых операций. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у уполномоченного лица государственного учреждения по ведению кассовых операций, которому запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам, либо изготавливать неучтенные дубликаты. 
 
    Учтенные дубликаты ключей в опечатанных уполномоченным лицом государственного учреждения по ведению кассовых операций пакетах, шкатулках и других упаковках хранятся у руководителя государственного учреждения. Не реже одного раза в квартал проводится их комиссионная проверка. При обнаружении утраты ключа руководитель государственного учреждения сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа. 
 
     Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному государственному учреждению, запрещается. 
 
 Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов уполномоченное лицо государственного учреждения по ведению кассовых операций проверяет сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей и убеждается в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей и решеток уполномоченное лицо государственного учреждения по ведению кассовых операций немедленно докладывает об этом руководителю государственного учреждения, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия сотрудников органов внутренних дел. 
      В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также уполномоченное лицо государственного учреждения по ведению кассовых операций после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денег и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в 3 экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - администратору бюджетных программ, третий - остается у государственного учреждения. После издания приказа о предоставлении полномочий по ведению кассовых операций работнику государственного учреждения руководитель ознакамливает под роспись уполномоченное лицо государственного учреждения по ведению кассовых операций с настоящими Правилами. С уполномоченным лицом государственного учреждения по ведению кассовых операций заключается письменный договор о его полной материальной ответственности. 
 
     Уполномоченное лицо государственного учреждения по ведению кассовых операций в соответствии с действующим договором о материальной ответственности несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный государственному учреждению, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. 
      Уполномоченному лицу государственного учреждения по ведению кассовых операций запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. 
     В государственных учреждениях, имеющих одно уполномоченное лицо государственного учреждения по ведению кассовых операций, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей уполномоченного лица государственного учреждения по ведению кассовых операций возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя государственного учреждения. С этим работником заключается письменный договор, предусмотренный пунктом 30 настоящих Правил. 
    В случае внезапного оставления уполномоченным лицом государственного учреждения по ведению кассовых операций работы (болезнь и другие причины) находящиеся у него в подотчете наличные деньги немедленно пересчитываются другим лицом, которому они передаются, в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем государственного учреждения. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

Руководители, главные бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут  исполнять обязанности уполномоченного  лица государственного учреждения по ведению кассовых операций. В отдельных случаях, по письменному распоряжению руководителя государственного учреждения, обязанности уполномоченного лица государственного учреждения по ведению кассовых операций могут исполняться главным бухгалтером или другим работником государственного учреждения с заключением договора о полной материальной ответственности.

3. Ревизия кассовых операций

Денежные средства организации  – это наиболее подвижные и  легкореализуемые активы. Завершая кругооборот  средств хозяйства и будучи исходным пунктом нового кругооборота, денежные операции носят массовый характер применения и наиболее уязвимы с точки  зрения различного рода нарушений и  злоупотреблений.Операции, связанные с движением денежных средств, должны проверяться, как правило, сплошным методом.Основная цель проверки – законность, достоверность и хозяйственная целесообразность совершенных операций на счетах, отражающих движения денежных средств. Сроки проведения ревизии кассы устанавливаются руководителем государственного учреждения. Внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всех наличных денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе производится не реже одного раза в квартал. Для производства ревизии кассы приказом руководителя государственного учреждения назначается комиссия, которая составляет соответствующий документ. 
При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе, составляется акт, где указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения. 
      Уполномоченный Правительством Республики Казахстан орган по внутреннему контролю, службы внутреннего контроля центральных государственных органов и службы внутреннего контроля исполнительных органов, финансируемых из областного бюджета, бюджета города республиканского значения и столицы, при проведении ревизии или проверок деятельности государственных учреждений производят ревизию кассы, особо обращая внимание на обеспечение сохранности наличных денег, соблюдение их целевого использования, выделенных из республиканского и местных бюджетов, а также денег от реализации государственными учреждениями товаров (работ, услуг), спонсорской, благотворительной помощи и денег, передаваемых государственному учреждению в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан физическими и (или) юридическими лицами на условиях их возвратности либо перечисления при наступлении определенных условий в соответствующий бюджет или третьим лицам.

Основные этапы  проверки кассовых операций:

1. Инвентаризация фактического остатка наличных денег в кассе и соответствие его учетным данным по кассовой книге.
2. Проверка по приходным и расходным ордерам полноты и своевременности оприходования списания наличных денег по кассовой книге.
3. Проверка наличия оправдательных документов к приходным и расходным ордерам, на основании которых они оформлены.
4. Проверка законности совершенных хозяйственных операций.
5. Проверка фактического наличия других ценностей, хранящихся в кассе (ценных бумаг, ценных подарков, драгоценных вещей и других ценностей), которые в соответствии с действующими нормативными документами надлежит хранить в кассе.
6. Проверка итогов в кассовой книге и других учетных регистрах (журналах-ордерах, ведомостях).
7. Проверка полноты оприходования по местам хранения закупленных материальных ценностей и отражение прихода по соответствующим книгам учета.
8. Проверка наличия письменного договора о полной материальной ответственности с кассиром.

Помимо описанных  выше приемов и методов проведения проверок кассовых операций в программу  рекомендуется включить и следующие  вопросы:

• проводятся ли на предприятии внезапные проверки остатков денежной наличности в кассе. Если проводятся, то кто осуществляет такие проверки;
• снимаются ли остатки денег в кассе перед составлением бухгалтерской отчетности;
• на кого возложены функции оформления приходных и расходных кассовых ордеров, обращая при этом особое внимание на недопущение их оформления кассиром;
• кто осуществляет прием от кассира кассовых отчетов и оправдательных документов к ним;
• допускается ли кассиром внесение в кассовую книгу неоговоренных исправлений в произведенные ранее записи;
• осуществляется ли надлежащий учет депонированных сумм.

Проверяя кассовые операции, ревизор должен установить, как соблюдается порядок ведения  кассовых операций, кассовая дисциплина, законность и целесообразность совершенных  операций с наличными деньгами.

Если через  кассу предприятия принимается  плата за квартиру, коммунальные услуги (при наличии на балансе ЖКХ), то очень важно, хотя бы выборочно, проверить  показатели приходных ордеров с  выписками из лицевых счетов квартиросъемщиков. При обнаружении нарушений и  злоупотреблений провести проверку аналогичных документов у квартиросъемщиков. После таких проверок иногда вскрываются  и хищения дёнежных средств.

Особое внимание следует уделить проверке выплаты  депонированных сумм по неполученной вовремя зарплате (других начислений). При этом обязательно необходимо (хотя бы выборочно) проверить выданные суммы с аналогичными суммами, числящимися  в книге (картотеке) учета депонированных сумм.

Важным элементом  проверки кассовых операций является проверка правильности корреспондентских  счетов, указанных в документах, особенно в расходных.

Изученные ревизионной  практикой злоупотребления в  области кассовых операций могут  быть классифицированы следующим образом:

• неоприходование или неполное оприходование наличных денег, полученных в банке по чекам или принятых по приходным ордерам от юридических и физических лиц, а также полученных от юридических лиц по доверенностям;
• излишнее списание денег по кассе (кассовой книге) путем занижения итоговых оборотов по приходу кассовой книги или, наоборот, завышения оборотов по расходу, а также в результате обнаруженных ошибок в счетах (других аналогичных документах). Повторное списание сумм по одним и тем же документам;
• нарушения действующего порядка расчета наличными денежными средствами, в том числе: превышение установленного лимита расчета личными деньгами с юридическими лицами и предпринимателями, действующими без образования юридического лица, расчеты с физическими лицами без применения контрольно-кассовых машин, или с их применением, но без регистрации в налоговых органах;
• отсутствие в документах необходимых подписей должностных лиц;
• несвоевременное отражение приходно-расходных кассовых документов в учетных регистрах;
• отсутствие документов, послуживших основанием для совершения в учетных регистрах записей хозяйственных операций;
• списание денег по кассе без оснований или по подложным (фиктивным) документам;
• ошибки в написании сумм получателями денег в расходных ордерах;
• несовпадение дат или сумм приходных или расходных ордеров с аналогичными их показателями в журнале регистрации;
• прямое хищение денежных средств (встречается крайне редко), выявляется при проверке кассы методом инвентаризации кассовой наличности. Оно маскируется иногда расписками должностных лиц, покрывающими по существу растраты. Недостача денег также может быть связана с временным незаконным заимствованием денег для других незаконных операций.