Понятие учётных регистров, их классификация. Правила ведения учётных регистров

Понятие учётных  регистров, их классификация. Правила  ведения учётных регистров 

 
Учетные регистры - это счетные таблицы  определенной формы, построенные в  соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике  его образования. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. 
 
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Процесс записи хозяйственных операций в учетные регистры называется учетной регистрацией. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. 
 
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они не-сут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. 
 
Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, а также на машинных носителях информации (дисках, дискетах и иных машинных носителях). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.  
 
Синтетический учет осуществляется в так называемых синтетических регистрах, а аналитический учет - в аналитических регистрах. Записи по синтетическим счетам, как правило, ведутся в журналах-ордерах и Главной книге, а по аналитическим счетам - в книгах или на карточках. При ведении аналитического учета на карточках каждая вновь открываемая карточка регистрируется в особом реестре карточек, который дает возможность следить за их сохранностью. 
 
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. 
 
Основное назначение учетных регистров - это осуществление контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, последующего экономического анализа и подготовки рекомендаций с целью принятия управленческих решений. По данным, приведенным в учетных регистрах, определяется финансовый результат работы предприятия. Также учетные регистры предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. 
 
Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета. 
 
Классификация учётных регистров 
 
Учетные регистры, применяемые в практике бухгалтерского учета, подразделяются по ряду признаков: внешнему виду, степени обобщения производимых записей, характеру. 
 
По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости), компьютерные распечатки. 
 
Бухгалтерские книги — сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением, которые нумеруются, указывается их общее количество, подтверждается все подписью бухгалтера.Запись в книге одновременно может делать только один работник.Бухгалтерские книги применяются для организации синтетического учета (Главная книга), учета кассовых операций (кассовая книга) и других операций. 
 
Карточки — отдельные листы в виде таблиц определенных стандартных размеров, что позволяет хранить их вместе в картотеке по группам.Регистрируются они в специальном реестре, где каждой из них присваивается по-рядковый номер. Это позволяет осуществлять контроль за наличием и сохранностью кар-точек.Применяются карточки на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например в учете материалов, готовой продукции, товаров. 
 
Свободные листы — разновидность карточек. Они делаются из менее плотной бумаги и хранятся в специальных папках (регистраторах), откуда они могут изыматься для записей, подсчета. Эти учетные регистры используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в условиях автоматизации учета. 
 
Компьютерные распечатки — учетный регистр в виде широкой полосы бумаги, который печатается на ПК. Содержание распечаток, структура их графления разнообразны и зависят от содержания отражаемых объектов. 
 
Применение в учете той или иной формы регистров (книг, карточек или свободных листов) зависит от формы бухгалтерского учета. 
 
По степени обобщения производимых записей учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комплексные. 
 
В синтетических регистрах записи осуществляются в обобщенном виде, кратко (без пояснительного текста), с указанием даты и номера бухгалтерской записи. Проставляется в них только сумма (Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся в организации, журналы-ордера, компьютерные распечатки). 
 
В аналитических регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, с детализацией содержания записей того или иного синтетического счета, приводят пояснительный текст, в необходимых случаях указываются натуральные и трудовые измерители. Эти регистры позволяют контролировать наличие и движение каждого вида материальных ценностей, состояние расчетов с каждым поставщиком, покупателем, другими дебиторами и кредиторами (карточки учета основных средств, материалов, готовой продукции). 
 
В организациях широко применяются учетные регистры, объединяющие синтетический и аналитический учет, что позволяет их называть комплексными регистрами. Использование комплексных регистров сокращает объем учетной работы, позволяет отражать отдельные объекты в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета (журналы-ордера по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в которых содержатся не только обобщенные данные, но и детальные сведения о расчетах с каждым поставщиком, подотчетным лицом на основании первичных документов). 
 
По характеру записей различаются учетные регистры хронологические, систематические и комбинированные. 
 
В хронологические регистры заносятся данные о фактах хозяйственной деятельности по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом по-рядке, т.е. в последовательности их поступления без группировки и разноски по счетам. Посредством хронологической записи обеспечивается контроль за сохранностью доку-ментов, правильностью записей в них (Регистрационный журнал, в котором фиксируются хозяйственные операции по мере оформления их бухгалтерскими записями: указываются порядковый номер записи, ее дата, сумма). Общий итог операций, зарегистрированных в журнале, позволяет проверить полноту записей по счетам. 
 
Систематические регистры предназначены для группировки однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах, т.е. систематизировано. Группировка осуществляется как по аналитическим, так и по синтетическим счетам. Показатели систематических регистров характеризуют состояние и движение отдельных объектов бухгалтерского учета (ведомость учета производственных затрат по объектам калькуляции, Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам). 
 
В настоящее время широко распространено сочетание хронологических и систематических записей в комбинированном регистре. В этом случае записи более наглядны, сокращаются затраты труда по регистрации информации, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи осуществляются в один рабочий прием (журналы-ордера и ведомости к журналам-ордерам).

 

8.2. Способы выявления  и исправления ошибок в учетных  регистрах 

При составлении первичных  документов или учетных регистров  могут быть допущены ошибки. Они  должны быть выявлены и исправлены.

При большом количестве записей в учетных регистрах  для обнаружения ошибок в них  используется: сплошная проверка (пунктировка  записей), выборка, просмотр первичных  документов.

Пунктировка записей состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставиться специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет.

Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путем просмотра их и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки.

После того, как ошибки найдены, производят их исправление.

Корректирующий  способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них.  Исправление производиться путем зачеркивания неправильных записей одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и надписывания правильных сумм, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено».

Ошибки, допущенные в  корреспонденции счетов и повторенные  в разных учетных регистрах, исправляются способом «дополнительный проводок». Этот способ применяется также в том случае, если корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следовало, или ошибка обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется путем составления дополнительной бухгалтерской проводки.

Например, была составлена проводка: Дт 10 Кт 60  200 руб., а следовало указать сумму 250 руб.

Для исправления ошибки составляют дополнительную проводку на сумму разницы (250-200) = 50 руб.

Дт 10 Кт 60    50 руб.

Способ «Красное сторно» (аннулирование) применяется при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры, записанные красными чернилами на счетах, при подсчете итогов вычитаются.

Например: на расчетный  счет поступил платеж от покупателя на сумму 500 руб.

По этой операции была составлена проводка:

Дт 51 Кт 60        500

Для исправления ошибки составляют такую же проводку, но красными чернилами:

Дт 51 Кт 60        500

Затем составляют правильную проводку:

Дт 51 Кт 62        500   

 

51		60		62
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1) 5000			С. 7000	С. 5000
2) 5000 3) 5000			1) 5000 2) 5000		3) 5000
Об. 5000	Об.-	Об.-	Об. -	Об. -	Об. 5000
С. 9200			С. 7000

 

 

Способ обратных проводок используется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом неправильная запись исправляется обратной проводкой, а затем делается правильная запись.

Например: Отпущены материалы  для изготовления продукции на сумму 2500 руб.

Неправильная проводка:   Дт 23 Кт 10       2500

Обратная проводка:           Дт 10 Кт 23       2500

Правильная проводка:       Дт 20 Кт 10       2500

Данный способ можно  использовать, если не искажается экономическое  содержание операции.

8.3. Формы бухгалтерского  учета 

Под формой бухгалтерского учета понимается процесс обработки  учетной информации с использованием различных регистров аналитического и синтетического учета, их состояние, взаимосвязь и последовательность записи в них.

В настоящее время  применяются следующие формы  бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнал-главная, журнально-ордерная, таблично-автоматизированная, простая, упрощенная (с использованием регистров для учета имущества).

Мемориально-ордерная форма – старейшая из применяемых в настоящее время (рис. 9.1).

Мемориально-ордерная форма  учета получила свое название от учетного регистра – мемориальный ордер. Мемориальные ордера являются документами бухгалтерского оформления, в которых указываются записи по хозяйственным операциям. За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составлять лишь один ордер в месяц на каждую группу однородных операций. Документы, на основании которых заполняется мемориальный ордер, подшиваются к нему.

Мемориальный ордер  № 1 за январь 200_г.

Основание (ссылка на документ)	Дебет	Кредит	Сумма
Накопительная ведомость  по дебету счета 50 и т. д. . . .	50	51	4000
Итого			4000

 

 

Оформление ордера регистрируют в хронологическом порядке в  журнале регистрации мемориальных ордеров (хронологический регистр  синтетического учета).

Итого оборотов по регистрационному журналу должны соответствовать  итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов, что подтверждает правильность разноски операций по счетам синтетического учета.

Записи из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной  книги (контрольной ведомости), которая  является синтетическим регистром  систематического учета. В Главной книге содержаться только синтетические счета, каждому из которых отводиться отдельный лист. В левой стороне счета отражаются дебетовые записи, в правой – кредитовые. Записи производятся в шахматном порядке, т.е. с указанием корреспонденции счетов. В Главной книге отражаются только обороты по синтетическим счетам, сальдо не выводиться.

Регистрационный журнал за январь 200_г.

Порядковые номера мемориальных ордеров	Дата составления  ордеров	Суммы по мемориальным ордерам, руб.
1.    2.	12.12  и т. д.  15.12  и т.д.	4000     68 000
Итого за декабрь		72 000

 

 

Главная книга

по счету 50 «Касса» 

 

Дата	Номер  мемориального ордера	Кредит счетов 51 71	Итого по дебету	Дата	Номер  мемориального ордера	Дебет счетов 70 51	Итого по  кредиту
12.12 и т.д.	1	4000	4000	30.12		3000	3000
Итого		4000	4000			3000	3000

 

 

На основе итогов Главной  книги составляется оборотная ведомость  по синтетическим счетам или шахматная  оборотная ведомость. Итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются  с итогами журнала регистрации  мемориальных ордеров для проверки полоты отражения хозяйственных операций.

На основе оборотной  ведомости по синтетическим счетам составляется баланс.

Аналитический учет ведется  подобно синтетическому в карточках  на основе первичных документов, подшитых к мемориальным ордерам. Про данным об остатках и оборотах, отражаемых в карточках, составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоги таких ведомостей сверяются с итогами оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Журнально-ордерная форма получила название от основных регистров журналов-ордеров, в которых сочетается хронологические и систематические, а также аналитические и синтетические формы записи (рис. 8.2).

Журналы-ордера ведутся  непосредственно на основании первичных  документов только по счетам с небольшим числом отражаемых на них операций. При большом количестве однородных первичных документов данные их сначала накапливаются в накопительных и группировочных вспомогательных ведомостях или таблицах, итого которых в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера.