Основы учета расчетов по авансам полученным и выданным

Авансовый отчет - документ двусторонний, он заполняется подотчетным лицом и бухгалтером организации. Составляется авансовый отчет в одном экземпляре, причем он может быть заполнен на бумажном или машинном носителе.

Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если он есть), профессию (должность), и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе и остатке.

Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу “Бухгалтерская запись”, в которую бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью), ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

В самом низу лицевой части авансового отчета новый раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя и отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и др.), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Полностью проверенный отчет утверждает руководитель организации (или уполномоченное лицо), на лицевой стороне указывается его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.

Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, выдача другой подотчетной суммы не допускается. Подотчетное лицо обязано вернуть в кассу организации сумму неиспользованного аванса. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. На данное положение бухгалтеру необходимо обратить особое внимание.

 

 

 

 

1.3.Отражение подотчетных сумм  в бухгалтерском учете

 

В соответствии с Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н, для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам, выданным на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, предназначен специальный счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

При отражении операций с подотчетными суммами счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Так при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций и лиц оборудовании, требующего монтажа, дебетуется счет 07 “Оборудование к установке” и кредитуется счет 71.

При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 “Вложения во внеоборотные активы” в корреспонденции с кредитом счета 71. оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 “Материалы” , 11”Животные на выращивании и откорме”, 41 “Товары”.

Сумма НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебету счета 19 “Налог на добавленную стоимость” в корреспонденции с кредитом счета 71.

При использовании организацией для отражения в бухгалтерском учете приобретения (заготовления) материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицами приобретенных ценностей осуществляется запись по дебету счета 15”Заготовление и приобретение материальных ценностей” в корреспонденции с кредитом счета 71.

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20”Основное производство”, 23 “Вспомогательные производства”, 25 “Общепроизводственные расходы”, 26 “Общехозяйственные расходы”, 44 “Расходы на продажу”.

Расходы подотчетного лица, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91”Прочие доходы и расходы” в корреспонденции с кредитом счета 71.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 “Недостачи и потери от порчи материальных ценностей” в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” (если они могут быть удержаны из зарплаты работника), или 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

По дебету счета 97 “Расходы будущих периодов” отражаются расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам.

Аналитический учет по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

В последнее время достаточно широко применяются расчеты с применением платежных карт. Нередко подотчетные лица используют их для оплаты командировочных или представительских расходов. Чтобы работник имел возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке.

 

1.4. Возврат суммы неиспользованного  аванса

 

Несмотря на то, что любая организация стремится, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, нередко возникают ситуации, когда работник несвоевременно представил отчет по подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Бухгалтер в данном случае может поступить двумя способами:

- удержать сумму задолженности  из заработной платы работника;

- не удерживать с работника сумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составе его доходов.

Данные операции по-разному отражаются в бухгалтерском учете. Рассмотрим каждый вариант.

Вариант 1 .

С соответствии со статьей 137 ТК РФ для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды), работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в суде.

Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований ст. 138 ТК РФ, согласно которой общий размет всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Вариант 2.

Если руководитель организации принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности то:

Согласно п.1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.

Значит, принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, организация обязана исчислить, удержать с физического лица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%.

Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание НДФЛ.

На основании п. 3 ст. 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признается объектом обложения ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыль.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. РАСЧЕТНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ.

Таблица 2. Журнал регистрации хозяйственных операций 000 «Звезда» за январь 2014г

 

№ п/п	Дата	Содержание операции	Сумма, руб.	Документы (ссылки на расчеты и примечания)	Корреспонденция счетов
					Д	К
1	2	3	4	7	5	6
1	11	Выдано под отчет работнику предприятия  на приобретение канцелярских товаров (выдана доверенность)	700	Служебная записка РКО, доверенность	71	50
2	12	Оприходованы канцелярские товары, приобретенные подотчетным лицом	550	Авансовый отчет, товарная накладная, кассовый чек, квитанция к ПКО, счет-фактура	10	60
3	12	Выделен НДС по оприходованным канцтоварам	99	Товарная накладная, кассовый чек, квитанция к ПКО, счет-фактура, журнал регистрации полученных счетов-фактур, книга покупок	19	60
4	12	Списана подотчетная сумма в размере на приобретенные канцтовары	649	Авансовый отчет	60	71
5	12	Принят к вычету НДС по приобретенным канцтоварам	99	Счет-фактура, журнал регистрации полученных счетов-фактур, книга покупок	68	19
6	12	Возвращены в кассу подотчетным лицом неиспользованные подотчетные суммы	51	ПКО	50	71
7	13	По раздаточной ведомости выданы канцтовары сотрудникам	550	Раздаточная ведомость	26	10
8	14	Поступили на склад материалы на сумму 30 000 руб. (200 шт. по 150 руб. за 1 ШТ.) от поставщика 000 «Мираж» Общая стоимость товара составляет 35 400 руб. (в т. ч. НДС 5400 руб.)	30000	Товарная накладная, счет-фактура	10	60
9	14	Отражен НДС по поступившим материалам (ставка — 18%)	5400	Накладная, счет-фактура, журнал регистрации полученных счетов-фактур	19	60
10	17	Оплачено поставщику 000 «Мираж» с расчетного счета за поступившие материалы	35400	Платежное поручение, выписка банка	60	51
11	17	НДС по поступившим материалам принят к вычету	5400	Счет-фактура, журнал регистрации полученных счетов- фактур, книга покупок	68	19
12	17	Отпущен материал на производственные нужды (100 шт. по 150 руб. за 1 шт.)	15000	Требование-накладная	20	10
13	17	Перечислен в бюджет с расчетного счета НДС за предыдущий период	18551	Платежное поручение, выписка банка	68	51
14	17	Перечислен в бюджет с расчетного счета налог на имущество за предыдущий период	7400	Платежное поручение, выписка банка	68	51
15	17	Начислен аванс работникам за январь	67520	Расчетная ведомость	20	70
16	20	Получено в кассу с расчетного счета на выплату заработной платы	67520	Чек, ПКО, выписка банка	50	51
17	20	Оплачено с расчетного счета за банковские услуги	132	Выписка банка	91	51
18	22	Выплачен аванс работникам за январь. Журавлева В, В. аванс в сумме 2800 р. не получила. Таким образом, в ведомости отмечено, что из 13 200 руб. получено 11 200 руб. и депонировано 2000 руб	64344	Платежная ведомость, РКО	70	50
19	22	Депонирована заработная плата Журавлевой В. В,	3176	Бухгалтерская запись, платежная ведомость	70	76
20	22	Возвращена на расчетный счет депонированная заработная плата	3176	РКО, квитанция к объявлению на взнос наличными, выписка банка	51	50
21	25	Начислена арендная плата	50000	Договор аренды, счет-фактура арендодателя	26	76
22	25	Перечислена сумма арендной платы с расчётного счета	50000	Платежное поручение, выписка банка	76	51
23	26	Перечислен в бюджет с расчетного счета налог на прибыль за предыдущий период	11790	Платежное поручение, выписка банка	68	51
24	31	Начислены проценты по заемным средствам (2500 руб. ежемесячно)	2500	Расчет бухгалтерии	91	66
25	31	Уплачены проценты по заемным средствам	2500	Платежное поручение, выписка банка	66	51
26	31	Начислена амортизация по нематериальным активам	250	Расчет бухгалтерии	26	05
27	31	Начислена амортизация по основным средствам	5000	Расчет бухгалтерии	20	02
28	31	Начислена заработная плата работникам за январь оставшуюся	63502	Расчет бухгалтерии	20	70
29	31	Начислен НДФЛ с заработной платы за январь	19578	Приложение 5	70	68
30	31	Начислен взносы во внебюджетные фонды в части отчислений в ФСС	4895,2	Расчет бухгалтерии	20	69
31	31	Начислен взносы во внебюджетные фонды части отчислений в федеральный бюджет по пенсионному страхованию	37136	Расчет бухгалтерии	20	69
32	31	Начислен взносы во внебюджетные фонды в части отчислений в ФОМС	8608,8	Расчет бухгалтерии	20	69
33	31	Начислены взносы в Фонд страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний	337,6	Расчет бухгалтерии	20	69
34	31	Реализована продукция покупателю	380000	Договор купли-продажи, счет –фактура на реализацию продукции	62	90
35	31	Начислен НДС в бюджет по реализованной продукции	57966	Счет-фактура, журнал регистрации выданных счетов-фактур, книга продаж	90	68
36	31	Перечислены деньги от покупателя на расчетный счет	380000	Выписка банка	51	62
37	31	Списана фактическая себестоимость произведенной продукции (незавершенное производство на дату списания составило 11525 руб.)	190474,6	Расчет бухгалтерии	90	20