Организация кассовой работы на предприятии

Для того, чтобы оформить приходный/расходный кассовый ордер необходимо в закладке «Касса» необходимо выбрать документ «Приходный \ расходный кассовый ордер».(Рис.1)

Рис 1. Закладка «Касса», выбор приходного кассового ордера

Открыв приходный /расходый кассовый ордер, создаём данный документ, нажав кнопку «Добавить» ,после чего выбираем вид операции и нажимаем  кнопку ok.(Рис.2)

Рис 2. Добавление приходного кассового ордера, выбор вид операции

 

После того, как выбран вид операции открывается бланк, для заполнения приходного кассового ордера. В открывшемся окне необходимо заполнить дату, на которую составляется данный документ, счёт, как правило, ставится автоматически, название организации, сумму, обязательно выбираем статью движения денежных средств. Если нет, то добавляем прочие поступления и нажимаем записать, и проводим документ, нажав кнопку ok. (Рис.3)

Рис 3. Заполнение приходного кассового ордера

Для того, чтобы посмотреть готовый документ, и распечатать его нужно нажать кнопку «Печать». (Рис.4,5)

Рис.4 Документ, полученный при заполнении приходного кассового ордера

Рис.5 Документ, полученный при заполнении расходного кассового ордера

Платежная ведомость - это вид бухгалтерской документации, на основе которой выдается заработная плата работникам. Имеет четко определенную структуру документа, может составляться на предприятие полностью, либо по подразделениям. Ведомости составляются в одном экземпляре бухгалтерией. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

Для выплаты зарплаты необходимо открыть: закладка «зарплата», далее «Ведомость на выплату зарплаты», нажимаем добавить. Затем указываем дату, месяц начисления (указывается первое число месяца, за которые выплачивается зарплата), указываем способ выплаты (через кассу), и выбираем подразделение (если будем делать две ведомости). После этого заполняем табличную часть.

Необходимо нажать «заполнить» выбираем «по задолженности на конец месяца» и нажимаем  «рассчитать» - в графе отметка «не  выплачено» заменить на «выплачено». Ели работнику зарплата не выплачена, то необходимо заменить на «Депонирована» (двойным щелчком). После заполнения документа необходимо записать, распечатать, выплатить зарплату, и после этого провести документ, нажав ok . Только на основании этих ведомостей надо оформлять расходный кассовый ордер. Выделяем платёжную ведомость - действия – на основании – расходный кассовый ордер. Теперь документ нужно подправить (обязательно подправить дату) если выплата оформлялась двумя ведомостями, то добавить вторую табличную часть, далее обязательно указать статью движения – далее заполняем закладку «печать».

Проводки по выплаченной зарплате формируются расходным кассовым ордерам. Платёжные ведомости проводки не формируют.

Чтобы посмотреть: «касса»- «расходный кассовый ордер» после проведения расходного кассового ордера на выплату зарплаты по ведомости платёжная ведомость становится недоступной для редактирования, а если необходимо внести изменения, нужно расходный кассовый ордер сделать непроверенным (Действия - отменить проведение)

 

Рис.6.Оформление платёжной ведомости на выплату зарплаты

3.2.Порядок формирования  операций по безналичным расчётам

 

 

Платёжное поручение – это расчетный документ, содержащий письменное поручение плательщика банку о перечислении (переводе) с его счета определенной суммы на счет получателя в том же или другом (одногороднем либо иногороднем) банке. Применяются при расчетах за товарно-материальные ценности, выполненные работы и услуги, а также при осуществлении платежей нетоварного характера.

Наиболее часто оформляются платёжные поручения двух видов (для безналичного расчёта):

1 Перечисление налогов  и сборов в бюджет

2 Перечисление денежных  средств поставщику

Перед формированием платёжных поручений на уплату налогов необходимо заполнить список шаблонов, который будет использоваться для постоянного автоматического формирования платёжных поручений на уплату налогов.

После заполнения реквизитов уплаты налогов и иных платежей, можно  оформить платёжное поручение двумя способами:

-Автоматическое формирование ( меню «Банк»- формирование платёжных  поручений на уплату налогов) Табличная часть заполняется  автоматически на основании остатков  по 68 и 69.Необходимо отметить флажком строчки тех налогов, по которым нужно сформировать ,внизу нажать сформировать платёжное поручение. Появятся обработанные платёжные поручения, где в каждом платёжном поручении заполняем вид платежа « Электронно» (Рис. 7)

- Формирование платёжного поручения по шаблону

Открываем банк - платёжное поручение - добавить

Ставим дату документа, и соответственно заполняем. Если вручную делаем перечисление в бюджет, то ставим галочку и заполняется автоматически.(Рис.8)

Рис.7.Автоматичекое формирование платёжного поручения на уплату налогов

Рис.8.Формирование платёжного поручения по шаблону

Выписка из банковского счета — документ, выдаваемый банком его клиенту, который показывает состояние счета клиента на определенную дату.

Выписки банка с расчётного счёта отражают факт проведения платежных поручений, а также позволяет оформить документы поступление денег на расчётный счёт либо списание с расчётного счёта .

Для того чтобы посмотреть и добавить выписку банка необходимо нажать на закладку «банк», в левом углу окна в графе «журналы» выбрать «выписка банка». В открывшемся окне появятся выписки банка предприятия, также по необходимости можно добавить необходимую выписку.(Рис.9)

 

Рис.9 Просмотр выписки банка, добавление новой

3.3 Заполнение  кассовой книги и составление  отчёта кассира

 

Для того чтобы посмотреть порядок формирования документов по кассе .Открываем меню «касса» выбираем кассовые документы (это журнал  котором хранятся все приходные и расходные ордера ).При редактировании даты документов может быть нарушена последовательность даты документов .Для этого необходимо  исправить ошибки, изменив время проведения документа.

Для поверки правильности оформления кассовых операций можно сформировать отчёты:

1Оборотно - сальдовую ведомость  по счёту 50 (чтобы проверить статьи  затрат) (Рис.10)

2. Карточка счёта 50 (можно проверить обороты по дням) (Рис.11)

3.Анализ счёта 50-это анализ  по счетам (Рис.12)

 

Рис. 10 ОСВ по счёту 50

Рис. 11 Карточка счёта 50

Рис.12 Анализ счёта 50

  Отчёт «кассовая книга» формируется только на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Для того чтобы сформировать данный отчёт необходимо в закладке «касса» в правом углу программы нажать на отчёт «кассовая книга». В появившемся окне нужно указать дату, на которую требуется составить данный отчёт, затем, нажав кнопку сформировать, появится кассовая книга на заданный период. ( Рис. 13)

Рис 13.Отчёт «Кассовая книга»

В журнале регистрации кассовых документов отчёт формирует только приходные и расходные документы. Если поставить галочку, то будут дополнительно выводиться обороты за каждый день, где отдельно видно приход и расход за каждый день. (Рис.14)

Рис 14.Журнал регистрации кассовых документов

Взаимосвязь кассовых и банковских операций:

 

 

Операции снятия наличных денег с расчётного счёта в кассу, и поступление наличных денег на расчётный счёт с кассы относится и к кассовым и банковским операциям. Поэтому факт совершения операций подтверждается как кассовыми, так и банковскими операциями, но проводки в программе формируются только кассовыми документами. А в банковских выписках будут отражаться автоматически.

Для того чтобы посмотреть проведение таких операций по банковской выписке, нужно  в нижней части окна нажать гиперссылку в том числе  перемещение

Рис 15.Взаимосвязь кассовых и банковских операций

4.Порядок работы  на контрольно-кассовой машине

 

 

Существуют Типовые правила эксплуатации ККМ, согласно которым проводится работа на контрольно-кассовой технике. В соответствии с правилами, на ККМ могут работать только лица, которые освоили правила эксплуатации ККМ, а также изучили «Типовые правила». Контрольно-кассовая техника должна быть установлена так, чтобы «табло покупателя» было хорошо видно покупателю. Перед началом работы кассир-операционист получает под роспись у ответственного лица разменную монету и ключи от денежного ящика. Кассир-операционист обязан на рабочем месте включить кассовую машину, проверить ее работоспособность, правильность установки времени и даты, четкость распечатки чеков, проверить исправность устройств для блокировки, т.е. кассовая машина должна быть полностью исправна и заправлена чековая лента. Кассиру-операционисту запрещено покидать рабочее место без уведомления администрации, не закрыв на ключ ККМ и не отключив ее, допускать к кассовой машине посторонние лица (за исключением директора, его заместителя, дежурного администратора, бухгалтера или проверяющего кассы), вносить изменения в программу ККМ, а также иметь личные или неучтенные ККМ деньги. Оформление покупки проходит следующим образом. Кассир-операционист четко называет покупателю сумму его покупки, берет деньги, печатает чек (Рис. 16) и выдает его покупателю вместе со сдачей (если есть необходимость), при этом вслух называет сумму сдачи. После этого кассир-операционист должен положить деньги в денежный ящик. Если покупатель отказывается от покупки, он должен предоставить чек, тогда кассир-операционист направляет покупателя к администратору. Директор или его заместитель визирует чек и отдает распоряжение кассиру-операционисту вернуть сумму из кассы. После этого кассир-операционист возвращает из кассы, в которой был выдан чек, деньги. Чек необходимо сохранить до конца смены. При оформлении дневной выручки будет составлен акт о возврате денежной суммы покупателю по неиспользованным чекам. В конце смены кассир-операционист должен подготовить денежную выручку вместе с платежными документами, составить отчет и сдать выручку старшему кассиру. Снимаются показания контрольных счетчиков. Отчетные ведомости показаний необходимо внести в журнал кассира-операциониста. Согласно показаниям секционных регистров определяются суммы выручки, которые должны совпадать с суммой денежных средств, которые были сданы старшему кассиру.

Рис 16. Чек

5 Порядок проведения  ревизии кассы на предприятия     Ревизия проводится внезапно. Во время ревизии прекращаются прием и выдача денежных средств. Посторонние лица в кассовое помещение не допускаются. Перед началом ревизии проверяются наличие у кассира обязательства о материальной ответственности, приказ о его назначении на работу, расписка кассира об ознакомлении с Порядком ведения кассовых операций.  Перед началом ревизии у ревизора должен быть акт ревизии наличных денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др. ) фактически находящихся в кассе организации. В преамбуле акта содержится расписка кассира о том, что к началу ревизии все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие под его ответственное оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.              Акт составляется в двух экземплярах, подписывается ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй — остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственных лиц, сдавших и принявших ценности, и бухгалтерии).              Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается.                 В присутствии членов комиссии кассир вносит в кассовую книгу неотраженные кассовые ордера и выводит остаток. После проверки кассового отчета инвентаризационная комиссия приступает к подсчету фактического наличия денег и других ценностей, хранящихся в кассе.              Главный кассир открывает сейф и в присутствии комиссии подсчитывает деньги и другие ценности, а затем их пересчитывает ревизор. При подсчете фактического наличия денег никакие расписки и неоформленные документы в остаток наличности не принимаются. Все предъявленные кассиром частные расписки и другие незаконные документы перечисляются в акте ревизии с указанием, когда, кому, для какой цели, сколько и по чьему распоряжению (или без распоряжения) выданы деньги.              Закончив пересчет наличных денег, ревизор проверяет наличие в кассе денежных документов (марок, проездных билетов), бланков строгой отчетности, ценных бумаг.             Фактические остатки денег, денежных документов и бланков строгой отчетности сопоставляются с остатками по данным бухгалтерского учета.              Если при проверке обнаружены недостача или излишек денег, денежных документов и бланков строгой отчетности, то у кассира берется письменное объяснение о причинах выявленных расхождений. Ревизор обязан тщательно проверить достоверность представленных объяснений.              Если недостача или излишек по кассе образовались в результате нарушения правил ведения кассовых операций или злоупотреблений, ревизор может потребовать отстранения кассира от занимаемой должности или передачи материалов на виновных лиц в правоохранительные органы. (50/91 – излишек, 94/50 – недостача, 94/73- списание на материальное лицо, 50/73-внесено в кассу)

Рис. Акт инвентаризации денежных средств