Организация документооборота на предприятии

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение  

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработку и передачу в архив.Документооборот на предприятии регламентируется графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель.

Для каждого документа в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»существует свой путь движения, т.е. свой документооборот.

Недостатком организации документооборота в ООО «Рязанская чайная фабрика»является то, что сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных или воссоздание документов, уже существующих, достоинством – чёткое выполнение графика документооборота, стремление придерживаться научных основ документооборота, руководство нормативными документами при его осуществлении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1.  Бархатнова А. Сроки хранения документов и последствия их утраты // Финансовая газета. – 2004. - № 44.

2.  Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. – 2004. - №№ 7-8.

3.  Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.Д. Новодворского. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 254 с.

4.  Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. - М., 2005. - 720 с.

5.  Елгина Е.Б. Первичные документы. – М.: Статус-кво, 2004. – 452с.

6.  Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: ИНФРА – М, 2004. – с. 645.

7.  Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2000. №1. 3-5.

8.  Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

9.  Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа - «Интел-синтез» 2001 - 324 с.

10.  Храмцовская Н.А. Что такое «документ»? /Делопроизводство и документооборот на предприятии/ N7, июль 2004 г.

11.  Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е издание – М.: ООО «НИТАРАЛЬЯНС», 2003.- 895с.

12.  Федеральный закон РФ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете»

13.  Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»

14.  Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98. Утверждено приказом МФ РФ от 09.12.98 г. №60н.

15.  Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99. Утверждено приказом МФ РФ от 06.07.99 г. №43н.

16.  Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти ,утверждённая приказом Федеральной архивной службы Росси от 27.11.2000 / №68

17.  ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело .Термины и определения (утверждено постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28)

 
Приложение 1  

 

ПАМЯТКА

делопроизводителя  

 

Этапы движения документов в делопроизводстве: 

 

1.  первичная обработка поступивших документов;

2.  предварительное рассмотрение документов;

3.  регистрация;

4.  рассмотрение документов руководством;

5.  направление на исполнение;

6.  контроль исполнения;

7.  подшивка документов в деле;

8.  формирование дел;

9.  оформление дел;

10.  передача дел в архив.

 

Перечень документов, не подлежащих регистрации

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

Графики, наряды, заявки.

Сводки и информация, присланные для сведения.

Учебные планы, программы.

Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д.

Прейскуранты, прайс-листы.

Технические условия.

Нормы и нормативы расходов материалов.

Поздравительные письма.

Пригласительные билеты.

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

Формы статистической отчетности.

Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".

Объяснительные записки.

 

Критерии выбора системы документооборота

1.  Насыщенность документооборота.

2.  Сложность организационной структуры предприятия.

3.  Необходимость и частота принятия оперативных решений.

4.  Численность работающих на предприятии.

5.  Месторасположение подразделений предприятия.

6.  Профессиональный уровень персонала, являющегося участником документооборота.

7.  Техническая оснащенность предприятия (Интернет, мобильная связь).  

 

 

Состав реквизитов для регистрации документов:

·  автор (корреспондент);

·  название документа;

·  дата документа;

·  индекс документа;

·  дата поступления документа (для входящих документов);

·  индекс поступления документа (для входящих документов;

·  заголовок документа или его краткое содержание;

·  резолюция (исполнитель .содержание поручения, автор, дата);

·  срок исполнения;

·  отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

·  номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

исполнители;

расписка исполнителя в получении документа;

ход исполнения;

приложения и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[1] Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. - М., 2005. - 720 с. С.48.

[2] Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: ИНФРА – М, 2004. – с. 645. С. 61.

[3] Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е издание – М.: ООО «НИТАРАЛЬЯНС», 2003.- 895с. С. 57.

[4]Однако все это перестает работать, когда масштаб предприятия растет. В крупном предприятии появляется множество рабочих групп. При этом отдельные сотрудники могут работать в нескольких проектах. Здесь уже требуется специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т.д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ1) и быстрее находить необходимые документы.

[5]По статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание документов, уже существующих (подобное происходит примерно в 70% случаев.

[6]Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. – 2004. - №№ 7-8.