Организация бэк-офиса в брокерско-дилерской компании

 Организация поставки  ценных бумаг:

1)передача прежним  владельцем приобретателю ценной бумаги на предъявителя или совершение на ордерной ценной бумаге передаточной надписи (индоссамента) – поставка документарных ценных бумаг;

2)передача надлежащим  образом оформленного документа  (выписки из реестра

акционеров,  выписки  со  счета  депо),  удостоверяющего  факт  перерегистрации  права собственности на ценные бумаг – поставка бездокументарных ценных бумаг;

3)передача  одной   стороной  другой  стороне   сертификата  именной  ценных

бумаги и должным  образом оформленного передаточного  распоряжения, а также иных документов, необходимых для осуществления перерегистрации права собственности – поставка сертификатов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО  УЧЕТА 

 

2.1.Исполнение  и учет сделок бэк-офисом.

        Процесс исполнения и учета сделок с ценными бумагами включает в себя:

1.оформление документов  по сделке;

2.исполнение обязательств  по сделке, а именно:

-  перерегистрация (поставка) ценных бумаг (delivery);

-  организация оплаты (payment);

3.контроль над исполнением  сделки;

4.внутренний учет этапов проведения сделки;

5.передача первичных  документов в соответствующие  подразделения;

6.формирование внутренней  отчетности для принятия своевременных  управленческих решений, а также формирование регулярной отчетности клиентам и контролирующим органам.

         Отсюда  видно,  что  работа  бэк-офиса  непосредственно  связана  с документооборотом, т.е. с движением документов в организации с момента их создания или  получения  до  завершения  исполнения  или  отправки.  Управление документооборотом является одной из задач, стоящих перед бэк-офисом.

          На перечень и вид документов, связанных с тем или иными этапом проведения сделки с ценными бумагами, оказывают влияние несколько факторов, например:

·  вид сделки (собственная  или клиентская);

·  характер  контрагента (физическое  или  юридическое  лицо,  резидент  или

нерезидент);

·  обязанности по перерегистрации  ценных бумаг;

·  место  заключения  сделки (определяет  процедуру  подписания  и  исполнения договора);

·  место  учета  прав  по  ценным  бумагам (регистратор,  депозитарий,  номинальный держатель);

·  наличие счета  в системе учета прав по ценным бумагам и др.

При проведении клиентской сделки, т.е. операций с ценными бумагами в рамках договора на оказание посреднических услуг, этапам проведения сделки предшествует заключение  договора  на  оказание  посреднических  услуг.  Кроме  этого,  процесс исполнения поручений клиента будет включать дополнительные подэтапы:

1.исполнение торговой  заявки:

·  получение от клиента  поручения на сделку и передача его трейдеру;

·  подтверждение клиенту  о принятии поручения на сделку.

2.сверка  параметров  сделки.  Двусторонней  сверке  между  профессиональными участниками предшествует односторонняя сверка параметров сделки:

·  сообщение клиенту  о заключении сделки;

·  подтверждение клиентом параметров сделки.

Далее  сделка  проходит  все  этапы,  которые  были  описаны  выше. Исполнение сделки по поручению клиента завершается следующими процедурами:

·  отчет  клиенту  о  состоянии  и  движении  денежных  средств  и  ценных  бумаг  и  об исполнении  поручения  с  приложением  копий  документов,  подтверждающих расходы по исполнению поручения;

·  подтверждение клиентом целесообразности расходов;

·  выставление клиенту  счета-фактуры на вознаграждение за оказанные услуги.

В  процессе  своей  работы  бэк-офис  сталкивается  с  большим  объемом

документов,  который  необходимо  систематизировать,  чтобы в будущем оперативно находить в архиве. Все документы (копии документов) целесообразно формировать в "дела"  под  номером соответствующего  договора. "Дело"  подкалывают в папку, содержащую  опись  находящихся  в  ней  дел,  и  поименованную  в  соответствии  с принятой систематизацией.

"Дела" клиентов  формируются по договорам на  оказание посреднических услуг

с  приложением  к  каждому  поручению  клиента  документов  по  его  исполнению  и соответствующей отчетности.

 

2.2.Требования, предъявляемые к ведению и  организации внутреннего

учета операций с ценными бумагами.

        Информация  об  этапах  формирования  соответствующих  документов,  о

реквизитах полученных и сформированных документов, а также  об этапах исполнения обязательств  по  операциям  с  ценными  бумагами  и  по  договорам  на  оказание посреднических  услуг,  отражается  во  внутреннем  учете  на каждом  участке по  мере прохождения  через  участок  первичных  документов  и  исполнения  соответствующих этапов.  Информация  накапливается  и  систематизируемся  в  учетных  регистрах,  на основании которых проводится контроль и формируется соответствующая отчетность.

        В основу внутреннего учета положены те же принципы, что и в бухгалтерском учете:

·  точность  и  своевременность  учета  проводимых  операций  с  ценными  бумагами  в денежном  количественном  выражении  путем  сплошного,  непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в учетных регистрах;

·  отражение всех операций с ценными бумагами, проводимых от собственного имени или по поручению клиента, в ведомостях внутреннего учета на день  совершения операции, т.е. не позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена. Если информация о факте совершения сделки поступает позднее конца рабочего дня, то информация отражается в день ее получения;

·  разделение  в  учете  собственных  денежных  средств  и  ценных  бумаг  и  денежных средств  и  ценных  бумаг  клиентов;  открытие  и  ведение  отдельных  счетов  для каждого клиента и контрагента компании;

·  предоставление  клиентам  регулярной  отчетности  по  результатам  операций  с ценными бумагами.

Ответственность  за  организацию  внутреннего  учета  брокерско-дилерской

компании несет ее руководитель. Он обязан обеспечить неукоснительное  соблюдение всеми работниками бэк-офиса требований по организации его работы, предоставлению должным образом задокументированных сведений для надлежащей организации учета, а также формированию необходимой внутренней отчетности перед клиентами.

         Первичные документы и регистры внутреннего учета подлежат обязательному хранению в течение 5 лет.

 

2.3.Внутренний  учет сделок с ценными бумагами.

         Потребность во внутреннем учете обусловлена тем, что бухгалтерский учет, с одной  стороны,  не  позволяет  отражать  специфические  операции  профессиональных участников фондового  рынка,  а  с  другой – с  помощью  счетов  бухгалтерского учета невозможно  отслеживать  этапы  исполнения  обязательств  по  сделке  с  момента  ее заключения.  Бухгалтерский  учет  не  отражает  технологию, "маршрут"  проведения операций с ценными бумагами.

       Отличие  внутреннего  и  бухгалтерского  учета  заключается в том,  что во внутреннем учете отражаются не все хозяйственные операции, проводимые брокерско-дилерской  компанией,  а  только  те,  которые  связаны  с  профессиональной деятельностью  на  рынке  ценных  бумаг.  Поэтому  бэк-офис  не  может  осуществлять налоговый учет.

          В  бухгалтерском  учете  не  отражаются  поручения  клиентов  на  совершение сделок,  поэтому  на  основе  бухгалтерского  учета  невозможно  оперативно контролировать расходование клиентом средств, переданных на комиссию. Отсутствие в бухгалтерском учете обязательств сторон с момента их возникновения не позволяет оперативно планировать движение денежных средств и ценных бумаг.

           Основное  требование к ведению внутреннего  учета – это  отражение  сделок  с ценными  бумагами  в  регистрах  внутреннего  учета  и  ведение  отдельного  учета собственных и клиентских активов.

 

2.3.1.Первичный  учет.

           Поручение на сделку. Поручение на сделку является документом, который заполняется ответственным лицом,  выполняющему  функции  ведения  счета  клиента (менеджером  счета),  при получении поручения от клиента или направляется клиентом в форме, установленной в договоре,  и  содержит  существенные  условия  предстоящей  сделки.

         Каждая передача поручения от менеджера счета к трейдеру и обратно должна заверяться подписью одного из них, что указывает на тот факт, что поручение было получено. При  необходимости  функции  менеджера счета и трейдера могут исполняться одним сотрудником.

          В случае исполнения поручения номер поручения должен быть вписан в бланк соответствующего тикета (распорядительной записки).

           Тикет (распорядительная записка). Тикет является первичным документом внутреннего учета заключенной сделки. Тикет заполняется трейдером сразу после заключения сделки или непосредственно в процессе  заключения.  Инвестиционная  компания  самостоятельно  определяет количество  экземпляров  каждого  тикета  в  соответствии  со  сложившейся

организационной и функциональной структурой компании. Минимально необходимое количество тикетов – два. Один экземпляр хранится у трейдера, второй передается в бэк-офис.

            Тикет должен содержать следующую информацию:

·  стороны сделки;

·  наименование, идентификационный  номер ценной бумаги;

·  ценовые и количественные параметры сделки;

·  вид сделки (покупка, продажа, брокерская, дилерская);

·  условия перерегистрации  ценных бумаг;

·  условия оплаты;

·  наименование и подпись  лица, заключившего сделку;

·  номер тикета, согласно принятой системе нумерации.

           Тикет  подписывается  начальником  торгового  отдела (старшим  трейдером), передача  этого  документа  в  бэк-офис  является  основанием  для  начала  оформления договора. В момент передачи тикета на нем должна быть сделана отметка о времени передачи.  За  достоверность  перенесения  информации  из  тикета  в  договор  несет ответственность бэк-офис.

            Подтверждение сделки.

          Назначение подтверждения сделки – информирование контрагента о параметрах сделки с целью их сверки на первоначальном этапе обработки информации о совершенной сделке, а также информирование клиента о выполнении его поручения и сверки условий сделки.

            Подтверждение  сделки  готовится  специалистом  бэк-офиса  и  направляется контрагенту сразу после совершения сделки и до подписания договора.

 

2.3.2.Журнал  сделок.

          Основная информация о заключенных компанией сделках, как дилерских, так и брокерских, фиксируется в журнале сделок.

          Основанием  для  осуществления  записей  в  журнал  сделок  является  тикет. Информация  о  сделках  заносится  в  журнал  в  день  совершения  сделки  в хронологическом порядке.

            Согласно Стандартам внутреннего учета НАУФОР в журнале сделок содержится следующая информация:

·  дата сделки;

·  дата подписания договора;

·  дата перерегистрации  ценных бумаг;

· дата оплаты суммы сделки (дата прихода денежных средств на счет продавца);

·  номер договора;

·  наименование продавца;

·  номер счета продавца в системе внутреннего учета;

·  наименование покупателя;

·  номер счета покупателя в системе внутреннего учета;

·  ценная бумага;

·  цена;

·  валюта платежа;

·  количество ценных бумаг;

·  общая сумма сделки;

·  брокерская комиссия;

·  регистрационный  сбор;

·  итоговая сумма сделки.

 

2.3.3.Система учета движения денежных средств.

        Система учета движения денежных средств бэк-офиса предназначена для учета движения  денежных  средств,  ценных  бумаг  и  вложений,  как  собственных,  так  и клиентских,  переданных  инвестиционной  компании  по  договору  с  клиентом,  в денежном выражении по счетам внутреннего учета.

      Целью ведения системы учета движения денежных средств является:

·  формирование  полной  и  достоверной  информации  о  результатах  операций  с ценными бумагами и вложениями в денежном выражении;

·    определение  активов  компании  и  ее  клиентов  в  ценных  бумагах  и  денежных средствах;

·  определение  кредиторской  задолженности  компании  по  отношению  к  клиентам, контрагентам и прочим кредиторам;

·  определение дебиторской задолженности клиентов и контрагентов по отношению к инвестиционной компании;

·  формирование полной и достоверной информации о расходах, прибылях и убытках, возникающих в связи с операциями с ценными бумагами.

         Система  движения  денежных  средств  строится  на  следующих  принципах: 1) сегрегация  денежных  средств  и  ценных  бумаг  компании  и  ее  клиентов; 2) двойная запись операций.