Контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Одной из важнейших функций банков является кассовое обслуживание клиентов и контроль за соблюдением ими кассовой дисциплины.

Коммерческие банки обязаны  строго соблюдать порядок учета  кассовых операций, установленный Банком России.

В сроки, установленные руководителем организации, но не реже одного раза в квартал, в каждой организации производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для производства ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

Круг подлежащих проверке организаций определяется в зависимости  от объема налично-денежного оборота  и имеющейся в банке информации о соблюдении организациями установленного порядка работы с денежной наличностью. Наличные деньги, получаемые в банках, должны расходоваться на цели, указанные  в чеке, по которому организация  получает деньги в банке.

Работник банка проверяет  соблюдение порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег  из кассы организации, ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям (приходных и  расходных кассовых ордеров, журнала  регистрации приходных и расходных  кассовых документов, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром наличных денег), соответствие ежедневного отчета кассира по кассовым операциям приходно-расходным документам, расчетно-платежным ведомостям.

Результаты проверки в  трехдневный срок рассматривает руководитель учреждения банка или его заместитель. При установлении фактов нарушений порядка работы с денежной наличностью об этом сообщается налоговым органам России по месту учета налогоплательщика для определения мер ответственности, предусмотренных законодательством России.

Территориальные учреждения Банка России осуществляют контроль за работой банка по организации налично-денежного оборота, соблюдению порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью организаций.

В ходе проверки соблюдения порядка ведения кассовых операций  рассматриваются:

1. Ведение кассовой книги  и других кассовых документов. При этом рассматривается соблюдение  установленного порядка оформления  операций по приему и выдаче  наличных денег из кассы предприятия,  ведение форм первичной учетной  документации по кассовым операциям,  составление ежедневного отчета  кассира по произведенным кассовым  операциям в соответствии с  приходно-расходными документами,  расчетно-платежными ведомостями.

2. Полнота оприходования денежной наличности, полученной в банке. Соответствие записей в кассовой книге данным банка (по суммам, полученным из банка). В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений. Фактическое наличие денег в кассе предприятия представителем банка не проверяется. Однако если остаток кассы по кассовой книге складывается в крупных размерах, длительное время не снижается и значительно превышает ежедневные поступления и выдачи, проверяющий вправе потребовать от руководителя предприятия назначения ревизии кассы.

3. Полнота сдачи денег  в кассу учреждения банка. Проверяется  своевременность возврата в учреждение  банка не выплаченных в срок  средств на заработную плату,  выплаты социального характера  и других денежных средств.  Сверяются суммы и даты сдачи  наличных денег в банк поданным проверяющего с записями в кассовой книге. При наличии расхождений между данными учреждения банка и записями в кассовой книге выясняются причины такого расхождения.

4. Расходование наличных  денег из кассовой выручки  предприятия на согласованные  с банком цели, наличие решения  банка о праве на такое использование  наличных денег.

5. Осуществление расчетов  наличными деньгами между юридическими  лицами. При этом проверяется  соблюдение предприятием предельных  сумм налично-денежных расчетов. Основанием для определения суммы  расходования предприятием наличных  денег и подтверждением этих  расходов являются: договор, копия  товарного чека, счет, отчеты подотчетных  лиц о расходовании полученных  наличных денег. При этом переоформление  ранее выданных подотчетных сумм  в новый аванс может рассматриваться  как сокрытие превышения лимита  остатка кассы.

6. Соблюдение на каждый  день проверяемого периода установленного  банком лимита остатка кассы,  сроков и порядка сдачи денежной  выручки, своевременность возврата  в банк не выплаченных в  срок средств на оплату труда  и социально-трудовых льгот.

При выявлении нарушений  выясняется, когда, в какой сумме, и по какой причине имело место  превышение лимита кассы. В случае неоднократного превышения предприятием установленного лимита остатка кассы рассчитывается средняя величина сверхлимитной  кассовой наличности.

7. Целевое использование  наличных денег, полученных в  банке в соответствии с целями, указанными в чеках, а также  при необходимости другие вопросы,  относящиеся к порядку ведения  кассовых операций.

Результаты проверки оформляются  справкой о кассовых операциях в  трех экземплярах. Справка подписывается  руководителем, главным бухгалтером  предприятия и представителем банка, а затем в трехдневный срок рассматривается руководителем  банка с решением о принятии мер  по результатам проверки.

В случае установления фактов нарушения предприятием условий  работы с денежной наличностью, расчетов наличными деньгами с юридическими лицами сверх предельной нормы, неоприходования в кассу денежной наличности, накопления в кассе сверхлимитных остатков банк направляет в налоговый орган по месту учета налогоплательщика представления с приложением первого экземпляра справки для принятия мер финансовой и административной ответственности.

1. Ведение кассовой книги и хранение денег

Все поступления и выдачи наличных денег кредитной организации  учитывают в кассовой книге. 
Каждый банк ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного банка. 
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. 
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера кредитной организации или лица, его заменяющего. 
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. 
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера кредитной организации. 
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия. 
 
Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. 
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

2. Полнота оприходования денежной наличности, полученной в учреждении банка.

Проверяется соответствие записей в кассовой книге данным учреждения банка по суммам и срокам. При наличии расхождений между  данными учреждения банка и записями в кассовой книге предприятия  выясняются их причины. Фактическое  наличие денег в кассе предприятия, а также условия хранения наличных денег и ценностей представителем учреждения банка не проверяются.

Полнота оприходования (неполное оприходование) в кассу предприятия наличных денежных средств, полученных в результате хозяйственной деятельности, банком не контролируется. Осуществление такого контроля возложено на налоговые органы (Письмо УФНС России по г. Москве от 01.07.2005 N 22-07/46541.2).

3. Полнота сдачи денег в кассу учреждения банка.

Рассматривается соблюдение согласованного порядка и сроков сдачи денежной выручки в учреждение банка, уточняется сумма наличных денег, поступивших в кассу за проверяемый  период, и сопоставляется с суммой денег, сданных в банк. Проверяется  своевременность возврата в учреждение банка не выплаченных в срок средств  на заработную плату, выплаты социального  характера, других денежных средств. Сверяются суммы и даты сдачи наличных денег в банк с записями в кассовой книге, при наличии расхождений между данными учреждения банка и записями в кассовой книге выясняются причины такого положения.

4. Расходование наличных денег из кассовой выручки кредитной организации на согласованные с банком цели, наличие решения банка о праве на такое использование наличных денег.

Осуществление расчетов наличными  деньгами между юридическими лицами.

 При этом проверяется  соблюдение предприятием предельных  сумм налично-денежных расчетов. Основанием для определения суммы  расходования предприятием наличных  денег и подтверждением этих  расходов являются: договор, копия  товарного чека, счет, отчеты подотчетных  лиц о расходовании полученных  наличных денег. При этом переоформление  ранее выданных подотчетных сумм  в новый аванс может рассматриваться  как сокрытие превышения лимита  остатка кассы.

 Соблюдение на каждый  день проверяемого периода установленного  банком лимита остатка кассы,  сроков и порядка сдачи денежной  выручки, своевременность возврата  в банк не выплаченных в  срок средств на оплату труда  и социально-трудовых льгот. 

В целях обеспечения  полной и своевременной сдачи  наличных денег в банк их остатки  в кассе кредитной организации  лимитируется. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается  банком ежегодно, и представляет собой  максимально допустимый остаток  наличных денег, который может оставаться в кассе на конец рабочего дня.

В заключение темы, кратко остановимся  на оформлении результатов проверки соблюдения кассовой дисциплины и ответственности за ее нарушения.

При внутренних проверках, во время внезапных  ревизий составляется акт ревизии  наличных денежных средств (п. 37 Порядка), при проведении инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме № ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств".

При внешних проверках, банком составляется Справка о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью (по форме  № 0408026), которую подписывают руководитель и главный бухгалтер со стороны  организации и уполномоченный представитель  банка. Этот документ оформляется в  нескольких экземплярах:

• в двух экземплярах, если нарушений не выявлено;
• в трех экземплярах, с направлением одного в налоговый орган для привлечения организации к ответственности, если нарушения имели место.

В соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ, организации и должностные лица отвечают за следующие нарушения:

• несоблюдение порядка хранения свободных наличных денег;
• неоприходование (или неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
• расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленного лимита;
• накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита.

Наложение санкций по выявленным фактам может  инициировать налоговая инспекция  или правоохранительные органы. К ответственности могут быть привлечены как сама организация, так и соответствующие должностные лица (руководитель, главный бухгалтер и кассир). Санкциями для организации является штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб., а для должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.

Особенностью  привлечения к ответственности  по административным правонарушениям, к которым относится нарушение  кассовой дисциплины, является короткий срок давности привлечения. А именно, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня  его совершения (часть 1 ст.4.5 КоАП РФ). Таким образом, если правонарушение имело место в начале года, а проверка выявила его в конце года, то, скорее всего, постановление о привлечении компании к ответственности будет признано незаконным.