Классификация материалов

-  транспортного, определяющего  взаимоотношения грузоотправителей-заказчиков  автотранспорта с авто предприятиями, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей с авто предприятиями за оказанные ими услуги по перевозке грузов;

- товарного, определяющего  взаимоотношения грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.

Товарный раздел заполняется  продавцом товара и содержит сведенья о продавце и плательщике (наименование, адреса и банковские реквизиты), сведенья о товаре и тире (артикул, наименование и краткое описание товара, количество мест, брутто, нетто, вид упаковки, цена, сумма), сумма НДС, подписи лиц, разрешивших отпуск товара, отпустивших и принявших товар.

Транспортный раздел (сведенья о грузе) заполняется в  ходе перевозки и содержит следующие  данные: дата, номер автомобиля и путевого листа, наименование и адрес заказчика, товара, пункт погрузки и разгрузки. Кроме того, указываются документы, следующие с грузом, вид упаковки и количество мест.

Прибыв по заявке к  заказчику, водитель предъявляет служебное  удостоверение и путевой лист, заверенный печатью авто предприятия. Грузоотправитель, загрузив груз на автотранспорт в присутствии водителя, выписывает ТТН в четырех экземплярах. Если отправитель не предоставил водителю авто предприятия надлежащие оформленных товарно-транспортных документов на погруженный или выгруженный груз, то погрузка и выгрузка не считаются законченными. Грузы товарного характера, не оформленные ТТН, авто предприятием к перевозке не принимаются.

Перевозка грузов нетоварного  характера оформляется актом замера или актом взвешивания. Если грузоотправитель отправляет однородный груз в адрес одного грузополучателя на одно и то же расстояние несколько раз в течении смены, то такие перевозки разрешается оформлять одной ТТН, одним актом замера или одним актом взвешивания суммарно на всю работу, выполненную автомобилем в течении смены. Прием грузов к перевозке от грузоотправителя удостоверяется подписью шофера–экспедитора во всех экземплярах ТТН, один из которых вручается грузоотправителю. Первый экземпляр с подписью водителя-экспедитора остается на складе для списания отправленного товара с подотчета кладовщика и выписки счета покупателю. ТТН на перевозку грузов автотранспортом составляется грузоотправителем  для каждого грузопокупателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов, необходимых для полноты и правильности проведения расчетов за работу автотранспорта, а так же для списания и оприходования материальных ценностей. Это значит, что если на одном автомобиле одновременно перевозится   несколько партий грузов в адрес одного или нескольких получателей, ТТН выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности. Грузоотправителям запрещается предъявлять, а авто предприятиям принимать к перевозке грузы товарного и нетоварного характера, не оформленные ТТН по грузам товарного характера, без указанных выше товарно-транспортных документов.

Это требование распространяется на все виды перевозок груза, выполняемых  грузовым автотранспортом, независимо от условий оплаты за его работу.

Отправка грузов железнодорожным  транспортом оформляется перевозочными документами. Порядок их оформления предусмотрен Уставом железной дороги и “Правилами перевозки грузов” от 22.06.65 года с дополнениями от 22.06.73 года “Перевозочный документ железной дороги”      и состоит из комплекта документов: типовая железнодорожная накладная, дорожная ведомость, корешок дорожной ведомости и квитанция в приеме груза. Железнодорожная выписывается в двух экземплярах после приема груза от отправителя представителем железной дороги. Являясь основным перевозным документом, накладная вместе с дорожной ведомостью следует с грузом до станции назначения. Квитанция в приеме груза к перевозке выдается на станции отправления грузоотправителю. Корешок дорожной ведомости остается на станции отправления. Все эти документы заполняются отправителем на пишущей машинке под копирку при предъявлении груза к перевозке. По прибытии груза оформленная накладная выдается грузополучателю на руки после внесения грузополучателем причитающихся с него по окончательному расчету платежей и расписки в дорожной ведомости за полученный груз. Накладная, полученная грузополучателем, должна иметь следующие отметки:

• в левом нижнем углу оборотной стороны накладной (гр.7) должен быть проставлен календарный штемпель станции отправления, в котором обозначается дата приема груза к перевозке;
• на станции назначения, на оборотной стороне в гр.8, проставляется штемпель станции назначение о времени выгрузки груза и отметка о выдачи груза получателю.

Железнодорожная накладная  составляется в одном экземпляре отправителем груза, то есть продавцом.

В железнодорожной накладной  указываются: наименование железной дороги принявшей груз к перевозке, номер  и дата накладной, наименование станции  отправления и назначения груза, наименование отправителя и получателя груза, наименование груза и его количество. Станция отправления, получив накладную отправителя груза, принимает по ней груз и выдают ему квитанцию о приеме груза к перевозке. Накладная следует с грузом по назначению.

Квитанция является документом, удостоверяющая принятие железной дорогой  груза. Отправитель груза (продавец), получив квитанцию, направляет ее покупателю. Перевозочный документ сочетает обычную  текстовую информацию с кодированной информацией. Места для кодированной информацией обведены жирными рамками. Все сведенья, предусмотренные бланками, перевозочного документа, должны быть внесены отправителем в соответствующие графы. Подчистки и помарки не допускаются.

Перевозка грузов речным транспортом регламентируется Уставом внутреннего водного транспорта и Правилами перевозок отдельных видов грузов и выполнения коммерческих операций в портах, пристанях, а тек же на причалах грузоотправителей и грузополучателей. При отправлении грузов грузоотправитель обязан представить пароходству накладную одновременно с предъявлением груза. Форма накладной и правила ее заполнения устанавливаются МРФ. В удостоверение приема груза к перевозке грузоотправителю выдается квитанция.

Накладная сопровождает груз на всем пути его следования и выдается грузополучателю в пункте назначения вместе с грузом. На основании накладной порт отправления составляет дорожную ведомость, которая вместе следует грузом и после выдачи груза в пункте назначения остается у пароходства. Дата приема груза к перевозке удостоверяется календарным штемпелем порта отправления на накладной, квитанции и дорожной ведомости. Накладные и квитанции составляются на имя конкретных грузополучателей. Накладная водного транспорта ничем существенно не отличается от железнодорожной накладной.

Перевозка грузов авиатранспортом в соответствии СТ.105 воздушного кодекса Российской Федерации оформляется договором воздушной перевозки груза и удостоверяется грузовой накладной аэропорта. Форма и правила заполнения накладной устанавливается грузовой службой Управления гражданской авиацией. Следует обратить на то, что при получении ТНЦ из-за границы    от   иностранных    Продавцов   наличие   накладной   (инвойса)   или    

транспортной накладной (коносамента) для их оприходования недостаточно. По этим документам даже при их надлежащем оформлении, можно, оприходовать ТМЦ только от юридических лиц, зарегистрированных в Российской Федерации. Основанием для оприходования ТМЦ, поступающих из-за границы является таможенная декларация. Основанием для оприходования ТМЦ, от частных лиц является Договор купли-продажи с обязательным указанием адреса и паспортных данных Продавца, заменяющие в данном случае накладную. Отпуск ТМЦ частным лицам осуществляется в основном через предприятия различные торговли с оплатой через кассовый аппарат. Основанием для их списания в этом случае является кассовая лента и торговый отчет кассира. Если ТМЦ отпускаются частным лицам с оплатой по приходному кассовому ордеру, то основанием для их списания является счет-фактура принимаемая к приходному ордеру.

Поступление сырья, материалов на предприятие  может осуществляться выше описанными способами, то есть железнодорожным, автомобильным, морским и другими видами. Поставка через посредника может осуществляться только с помощью договора о поставке.

Поступающие в организацию оформляют  бухгалтерскими документами в следующем  порядке.

Вместе с отгрузкой продукции  поставщик высылает покупателю расчетные  и другие сопроводительные документы. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступает в бухгалтерия, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим  документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и другим договорным условия. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте. Оплаты за такие поставки может быть осуществлена в виде предоплаты, аккредитивом, чеком, наличными, безналичным расчетом, либо на бартерной основе.

Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и  их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступающих грузов, в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщик, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запросов о розыске груза.      

Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает  на станции прибывшие материалы  по количеству мест и массе. При обнаружении  или признаков, вызывающих сомнение груза он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи, порчи материалов составляется коммерческий акт в двух экземплярах, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной    организации    или    поставщику.   В   ее    адрес    направляется

претензионное письмо с приложением  документов (акт, накладная, квитанция) и предложение возместить сумму  убытков.

Для предъявления претензий к транспортным организациям законом установлен шестимесячный срок. Транспортная организация в течении трех месяцев обязаны рассмотреть претензию и уведомить заявителя о своем решении. Если претензия отклонена или оставлена без ответа, заявитель имеет право предъявить иск в арбитражный суд в двух месячный срок со времени получения отказа или времени, когда истекли сроки ответа на претензионное письмо.

Для получения материалов со склада экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. Доверенность выписывается бухгалтеров или другим работником бухгалтерии. Доверенность заполняется в одном экземпляре и подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику организации, уполномоченному на получение ТМЦ, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации. Срок на который может быть выдана доверенность устанавливается как правило пятнадцать дней. Новая форма доверенности  №М-2 удостоверена постановлением Госкомстата России от 30 октября       1997 года №71^а.

Принятые грузы, полученные материалы  экспедиторы доставляют на склад  предприятия и сдает заведующему  склада, который проверяет соответствие количество и качество материала  в данным счета поставщика.

Принятие кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами типовая межотраслевая форма №М-4. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуют  в соответствующих единицах измерения. При отсутствии расхождения между  данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходования материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера.

В тех случаях когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемки материалов форма М-7, которая служит для предъявления претензий поставщику.

В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. 

Экспедитор все документы по доставленным на склад товара –  материальным ценностям с отметкой кладовщика в их приемке сдает  в свою бухгалтерию для списания с него выданной ранее доверенности. Для отчета за полученные наличные средства экспедитор составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих как факт приобретения ТМЦ (чеки, счет-фактура и другие), так и факт сдачи их на склад (приемная фактура и приходный ордер. Материальные ценности поступают на склады и хранятся под наблюдением материально-ответственных лиц с которыми заключают договор о материальной ответственности.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и другие оформляют одну или многострочными требованиями – накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах:    первый является основанием для списания материалов с цеха сдатчика,     второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

Материалы, полученные от разборки и  демонтажа зданий и сооружений, приходуются  на основании акта об оприходовании материальных ценностей № М-35, полученных от разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли у других организаций и кооперативов на колхозном рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он изличает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товаров. Акт (справку)предлагают к авансовому отчету подотчетного лица.