Кассовые операции

В основном деньги в кассу  поступают с расчетного счета  в банке через кассира, который получает их по специальным денежным чекам. Чековые книжки получают в банке и хранят в надежном месте под ключом у распорядителя счета или у главного (старшего) бухгалтера. Подписываются чеки руководителем предприятия и главным (старшим) бухгалтером (лицами, их замещающими) и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются.

Кроме того, в  кассу предприятия поступают  деньги от работников за отпущенную им спецодежду, топливо, материалы, готовую продукцию, а также квартирная плата, плата родителей за содержание детей в детских садах, яслях, возврат подотчетных сумм и т.д.

Для обеспечения сохранности  наличных денег в кассе предприятия (учреждения) необходимы правильный подбор помещений, сейфов, тщательный подбор кассиров, их инструктаж, периодические инвентаризации наличных денег.

Передача кассы другому  кассиру (в случаях болезни, отпуска  и др. причин) производится по приказу  директора в присутствии комиссии с составлением акта приема-передачи. В конце рабочего дня кассир закрывает сейф ключом и опечатывает сургучной печатью. Ключи от сейфа и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся у директора. При утере ключа сообщают в милицию и принимают меры к немедленной замене замка в сейфе.

Все применяемые кассовые аппараты должны быть зарегистрированы в государственной налоговой инспекции, как и книги кассира-операциониста (на каждый кассовый аппарат).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организация кассы на предприятии

2.1    Необходимость создания кассы на предприятии

Для хранения денежных средств  и выполнение расчетов ими на каждом предприятии, в организации или  учреждении создается касса. На крупных  предприятиях может иметь филиалы  в подразделениях. Касса представляет собой специально оборудованное  изолированное помещение, имеющее  сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг. Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги должны хранится, как правило, в несгораемых металлических  шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных, и обычных металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, а учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятия, не реже одного раза в квартал комиссией проводится их проверка.

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом  с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию, организации, учреждению как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Для этого при приеме его на работу с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Под роспись руководитель предприятия должен также ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данному предприятию.

На предприятиях, имеющих  одного кассира, в случае необходимости  временной его замены исполнение обязанностей кассира приказом руководителя возлагается на другого работника. Этот работник также ознакомляется с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь и с ним заключается договор о полной материальной ответственности.

В случаях внезапного оставления кассиром работы находящееся в кассе  немедленно пересчитывается другим кассиром, которому все передается, в присутствии руководителя и  главного бухгалтера предприятия или  созданной для этих целей комиссии. Результаты пересчета и передачи оформляются актом.

Для выдачи заработной платы, премий и других кассовых выплат по подразделениям приказом руководителя могут назначаться специальные лица (общественные кассиры), которые под расписку получают в соответствии с потребностью деньги в кассе, а затем отчитываются перед кассиром. С такими лицами, так же как и с кассиром, заключается договор о полной материальной ответственности при возложении на него обязанностей по раздаче денег и на них распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.

Бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не привлекаются к исполнению обязанностей кассиров (за исключением малых и других предприятий, не имеющих в штате кассира).

Согласно Правилам ведения  кассовых операций в Республике Беларусь, утвержденным постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28 июня 2001 г. № 159 в кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Для установления такого лимита предприятие представляет в обслуживающее учреждение банка расчет по установленной форме. В случае, когда предприятие не представляет расчет на установление лимита остатка средств наличных денег в кассе, этот лимит считается нулевым.

Превышение установленных  лимитов в кассе допускается  лишь в течение 3 рабочих дней в период выдачи заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию, пенсий работникам предприятия. Не использованные в трехдневный срок наличные денежные средства, полученные на выдачу заработной платы, подлежат сдаче в обслуживающие учреждения банков. Это касается и постоянной денежной выручки, расходование которой согласовано с обслуживающим учреждением банка для оплаты труда, выплаты пособий, закупки сельскохозяйственной продукции, тары и вещей у населения. При необходимости рассчитаться с работниками банк выдает необходимую сумму по первому требованию предприятия [12, с. 489].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Учет кассовых операций в бухгалтерии предприятия

3.1 Документальное оформление движения денежных средств в кассе

Прием наличных денег, полученных по чекам в учреждении банка, поступивших за реализацию продукции, товаров, работ, услуг, топлива, материалов и др., оформляется приходным кассовым ордером, подписанным главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. При этом сдавшему деньги выдается на руки квитанция приходного ордера формы № КО-1, подписанная главным бухгалтером и кассиром и скрепленная печатью (штампом), квитанция к отрывному талону формы № 20-ФС, второй экземпляр квитанции формы № КВ-1, другие приходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.

 В приходном кассовом  ордере указывается: от кого  поступили деньги, на какие цели или за что их вносят, сумма и дата хозяйственной операции, учетный номер налогоплательщика, НДС.

 При получении  денег из банка квитанцию можно  не заполнять или заполнить и приложить ее к выписке по расчетному и валютному счетам.

Приходные кассовые ордера при использовании их для  приема денежных средств за реализованную продукцию (товары, работы, услуги) перед применением должны быть в обязательном порядке зарегистрированы в налоговых органах, после чего они учитываются как бланки строгой отчетности. Использование копии (ксерокопии) с зарегистрированного в налоговой инспекции ордера для приема денежных средств запрещается и рассматривается как сокрытие дохода.

Кроме того, для  приема денежных средств  при реализации юридическими и физическими лицами продукции (товаров, работ, услуг) за наличный расчет используются талоны формы № 20-ФС. Талоны перед их применением в обязательном порядке регистрируются в налоговых органах с заполнением требуемых реквизитов, после чего их учитывают как бланки строгой отчетности. На каждом талоне проставляется штамп налоговой инспекции (отдельно на корешке и квитанции). На последней странице сброшюрованных талонов делается отметка налоговой инспекции:

 Зарегистрировано  талонов с №_____по №_____    

         

(наименование налогового  органа)

 

Заполненные корешки  талонов остаются у продавца (кассира) и прилагаются к кассовому (товарно-денежному, товарному, сменному) отчету и хранятся у юридического (физического) лица в установленные для хранения бухгалтерских документов сроки и не могут быть уничтожены до проведения проверки налоговой инспекцией. Квитанция талона выдается покупателю (заказчику).

Для приема денежных средств  при реализации юридическими и физическими лицами продукции (товаров, работ, услуг) за наличный расчет в пунктах продажи (обслуживания), где не обязательно использование кассовых суммирующих аппаратов и компьютерных систем, используется квитанция формы № КВ-1. Квитанция служит также документом, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции (товаров, работ, услуг).

Бланки квитанций  являются бланками строгой отчетности, имеют учетную серию и номер, одинаковые для экземпляров как выписываемых для покупателя (заказчика), так и остающихся у продавца (изготовителя) продукции (товаров, работ, услуг). Они выписываются продавцом (изготовителем) не менее чем в двух экземплярах, при этом первый из них остается у продавца (изготовителя), а второй вручается покупателю (заказчику).

 Сдача денег в банк, выдача: зарплаты (общая сумма согласно расчетно-платежной ведомости); денег на командировочные и хозяйственные расходы; материальной помощи; депонированной зарплаты и т.д. оформляется расходным кассовым ордером выписываемым в одном экземпляре за подписью директора, главного бухгалтера, кассира и получателя денег. В нем указывается: кому, на какие цели и какая сумма выдана.

Расход наличных денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы, премий, пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, выдачей на командировочные расходы и т.д. Указанные выплаты производятся в основном по расчетно-платежным или платежным ведомостям с проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера без составления такого ордера на каждого получателя.

Квитанция хранится с выпиской банка либо выдается лицу, внесшему деньги.

Разовые выдачи денег на оплату труда, выдачи депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

После выдачи указанных денежных средств кассиром на платежных (расчетно-платежных) ведомостях проставляется штамп  с реквизитами расходного кассового ордера. Выдача наличных денег кассой предприятия может производиться и по другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), с наложением на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров с проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими уполномоченными. Когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных ордерах необязательна.

Заготовительные организации (организации потребительской  кооперации) могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья по заготовительным квитанциям с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на всю сумму.

При выдаче денег  по расходному кассовому ордеру или  заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и берет расписку получателя. Если же заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то все получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверениям, выданным данным предприятием, при наличии на них фотографий и личных подписей владельцев.

Деньги кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, кому доверено получение денег. Если же выдача денег производится по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному документу.

В случае выдачи денег лицу, не имеющему возможности по болезни  или другим причинам расписаться лично, по его письменной просьбе за него может расписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы данного предприятия. При этом на расходном документе указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего фактического получателя денег и лица, за него расписавшегося.

Выдача зарплаты, премий, пособий и других выплат производится по расчетно-платежной или платежной ведомости в течение трех (или пяти) дней. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и суммы прописью.

По истечении установленных  сроков выдачи заработной платы и  других выплат (три или пять дней) кассир в платежной  ведомости против фамилий лиц, не получивших деньги, ставит штамп или надпись «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце ведомости указываются суммы, фактически выплаченные, и суммы, подлежащие депонированию, и скрепляются подписью кассира. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». По одной ведомости выдавать деньги кассиром и раздатчиком запрещается.