Кассовые операции в организациях почтовой связи

В разделе IV «Статистическая  отчетность» данные отражаются ежедневно. По исходящим отправлениям и оказанным  услугам данные отражаются в первом разделе.

Сводный денежный отчет  подписывается  начальником или заместителем начальника отделения почтовой связи и подтверждается оттиском календарного штемпеля.

При заполнении сводного денежного отчета необходимо отражать условное обозначение документов, прилагаемых  к отчету и их количество:

Ф – квитанции  формы 1 и формы 5;

Т – товарная накладная  формы ТН-2,

К – кассовая справка формы МС-42;

П – дневник ПКТ;

Э – дневник АСКР-Э;

А – дневник АПП;

М – препроводительное  письмо формы МС-4;

Р – реестр формы 10 и 10А;

В – авансовая квитанция;

С – справка на возврат излишне взысканных сборов.

После проверки и  корректировки, все поступления  и расход регистрируются в журнале-ордере 2 наличными деньгами. А поступление  и расход денежными документами  отражается в журнале-ордере 6.

В столбцах 1, 5, 9, 13 указываются  коды проведенных операций, которые  состоят из трех цифр и буквы. В  каждом символе заключен определенный смысл.

Первая цифра  обозначает:

0 — остаток в  кассе;

1, 2, 3 — тарифные  доходы;

5, 6, 7 — услуги, оказываемые  на договорных началах, плата  за которые включается в доходы  объекта почтовой связи;

8 — денежные  средства, которые поступили в  кассу отделения почтовой связи;

9 — расходные  операции отделения почтовой  связи.

Вторая цифра  обозначает наименование оказанной  услуги.

Третья – разновидность  услуги.

Буквы обозначают вид  оплаты:

Н – наличными;

Д – денежными  документами;

Ч – чеками от населения;

А – авансовыми квитанциями;

П – платежными поручениями;

Г – гарантийными письмами.

Все исходные данные занесем в сводный денежный отчет  – СДО (Приложение А).

 

3 ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ  ПОДКРЕПЛЕНИЙ В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ  СВЯЗИ 

 

Остаток наличных денег  в кассе отделения на конец  рабочего дня ограничивается лимитом, сумма которого утверждается объектом почтовой связи и на основании  приказа сумма лимита доводится  до каждого отделения почтовой связи.

В лимит остатка  кассы не включаются наличные деньги, выданные почтальонам для доставки на дом переводов, пенсий и пособий, при условии, что они отчитываются на следующий день за полученные суммы  по причине отдаленности доставочных  участков, заработная плата и прочие выплаты для работников отделений, платежные документы, которые поступили  от клиентов за оказанные услуги. На период выплаты пенсий и пособий отделением почтовой связи может устанавливаться повышенный размер лимита остатка наличных денег. Лимиты так же устанавливаются по знакам почтовой оплаты, маркированной продукции и другие товарно-материальные ценностям. По усмотрению руководителя объекта почтовой связи они могут быть изменены.

Оборот наличных денег отделения почтовой связи  складывается за счет: наличных денег, поступивших из объекта почтовой связи в качестве подкреплений, принятых переводов, в том числе выручки  от предприятий всех форм собственности, от реализации товаров, а так же за счет приема сверхлимитных  остатков представительств и филиалов АСБ “Беларусбанка”. Потребность в наличных деньгах определяется начальником отделения почтовой связи в сумме, обеспечивающей ритмичность работы отделения и не превышающую установленный лимит.

При недостатке наличных денег на оплату переводов, пенсий и  пособий начальник отделения  почтовой связи предает кодированную заявку на подкрепление по телефону, а  при отсутствии средств электросвязи – высылается служебным письмом. Данные по всем отделениям почтовой связи  записываются в бланк-распоряжение формы МС-45,  в котором отражается затребованная сумма по каждому отделению почтовой связи и суммы, утвержденные к высылке и фактически отправленные.

Брезентовые сумки  с подкреплением денежной наличности, полученные отделением почтовой связи  перед вскрытием обязательно  взвешиваются и сверяется фактический вес с указанным на бирке, которая прикреплена к брезентовой сумке. Вскрытие сумки производит начальник отделения почтовой связи и другое лицо. Если штат отделения почтовой связи, не считая почтальонов, состоит только из начальника отделения почтовой связи, то вскрытие производится только начальником.

Денежная наличность, полученная как подкрепление, просчитывается и сверяется с суммой, указанной  в препроводительном письме формы  МС-4, в котором делается отметка  о получении и об оприходовании денег. Отметка заверяется подписями начальника отделения почтовой связи и другого работника, который принимал брезентовую сумку. Первый экземпляр препроводительного письма формы МС-4 является основанием для оприходования поступившей суммы подкрепления по сводному денежному отчету. Второй экземпляр препроводительного письма формы МС-4 с первой отходящей почтой высылается в объект почтовой связи, как подтверждение в получении суммы.

В случае, когда  полученная сумма не соответствует  сумме, указанной в препроводительном документе, составляется акт в двух экземплярах. Акт является основанием для оприходованием фактически полученной суммы. Первый экземпляр акта прикладывается к сопроводительному документу, в котором делается отметка о фактически полученной сумме, а копия акта приобщается к кассовым документам отделения почтовой связи.

Мешок, ярлык формы 17, сумка с биркой и печатью  и упаковка от купюр вместе с актом  и сопроводительным документом высылается в объект почтовой связи. Алгоритм получения  подкрепления в отделении почтовой связи представлен в Приложении Б.

 
4 ПОРЯДОК ВЫСЫЛКИ СВЕРЛИМИТНЫХ  ОСТАТКОВ ИЗ КАССЫ ОТДЕЛЕНИЯ  ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ 

 

Отправка сверхлимитных  остатков отделения почтовой связи  проводится в суммах кратных 100.

Для извещения об отправки сверхлимитных остатков объектом почтовой связи разрабатывается  специальный код, замена которого может  производиться с любого числа  по усмотрению руководителя, при смене  работника, который имеет прямое отношение к коду, код подлежит замене.

В кодированных извещениях сообщается наименование отделения  почтовой связи, фамилия, имя, отчество начальника отделения, условное обозначение  по коду отправляемых сумм и номер  брезентовой сумки. Начальник отделения  почтовой связи передает по телефону кодированное сообщение об отправки сверхлимитных остатков работнику  специально назначенного приказом руководителя объекта почтовой связи. Полученное кодированное сообщение расшифровывается, и суммы записываются в справку  формы МС-44.

Денежные билеты, отправляемые как сверхлимитные  остатки, формируются по достоинству  и по лицевой стороне, пересчитываются, обандероливаются по 100 штук с указанием  на бандероли суммы вложения и  даты. Работник, который производил перерасчет, указывает свою фамилию  и расписывается. Сверхлимитные  остатки упаковываются двумя  работниками в брезентовые сумки  с металлическим замком. Если штат состоит из одного работника, то упаковка производится этим работником – начальником  отделения почтовой связи. Список таких  отделений предоставляется в  банк.

При формировании сверхлимитных  остатков на каждую брезентовую сумку  через копировальную бумагу составляется препроводительная ведомость формы 040209005, которая подписывается работниками, принимающие участие в подсчете денег и упаковки сумки. На оборотней  стороне этой ведомости на всех трех экземплярах производится покупюрная опись высылаемых денег с указанием их общей суммы цифрами.

Порядковая нумерация  копий препроводительных ведомостей ведется в течение квартала. Первый экземпляр препроводительной ведомости  одновременно с наличными деньгами вкладывается в брезентовую сумку. После этого сумка закрывается  накладной шарнирного замка так, чтобы совпали кольца накладки. В  отверстие пропускается прочный  льняной шпагат, концы которого завязываются двойным узлом, и пропускается в  отверстие адресной бирки, еще раз  завязывается и пломбируется или  опечатывается страховой печатью. Пломбир или печать накладывается  в непосредственной близости к узлу, на оттиске печати должно быть обозначено наименование отделения почтовой связи. На адресной бирке брезентовой сумки  указывается номер дробью: в числителе  номер препроводительной ведомости, в знаменателе – номер брезентовой  сумки; наименование объекта, в адрес  которого направляется сумки, ее вес, сумма  отправленных денег прописью, дата упаковки и наименование отделения  почтовой связи. Адресная бирка подписывается  теми же работниками, которые подписывали  препроводительную ведомость.

На брезентовую  сумку выписывается накладная формы 16 (Приложение Д) в двух экземплярах  с указанием «Письмо с объявленной  ценностью №… и сумма (согласно сумме препроводительной ведомости)».

В отделении почтовой связи брезентовая сумка с  наличными деньгами заделывается в  брезентовый мешок, в который  вкладывается второй экземпляр препроводительной  ведомости и первый экземпляр  накладной формы 16.

На ярлыке формы 17 указывается наименование отделения  почтовой связи, объект почтовой связи  места назначения, номер мешка, подписи  лиц, которые принимали участие  в упаковке сумки и мешка, ставится  оттиск календарного штемпеля и брезентовый мешок приписывается к накладной формы 16 с указанием «Сверхлимитные остатки».

На всех участках обработки брезентовые мешки  принимаются после тщательного  наружного осмотра сургучных  печатей, подписей в накладной формы 16. при выявлении каких-либо расхождений  составляется акт, проводится расследование  и информация сообщается руководителю.

Третий экземпляр  препроводительной ведомости остается при документах отделения почтовой связи.

Поступившие в объект почтовой связи брезентовые мешки  со сверхлимитными остатками вскрываются  двумя работниками. Перед вскрытием  производится наружное состояние мешка. После вскрытия проверяется вес  и наружное состояние брезентовой  сумки. Полученные брезентовые сумки  сверяются с данными справки  формы МС-44, приписываются к накладной  формы 16 и передаются в Главную  кассу под расписку в накладной  в этот же день. После осуществления  контроля за прохождением брезентовых сумок, справка формы МС-44 передается в Главную кассу.

Если участок  обработки страховой почты находится  в разных местах (зданиях) с Главной  кассой, то накладная формы 16 выписывается в трех экземплярах: первый и второй экземпляры накладной формы 16вместе с брезентовыми сумками передаются сопровождающему для доставки в  Главную кассу, на третьем экземпляре накладной формы 16 сопровождающий расписывается  за получение брезентовых сумок.

После их сдачи в  Главную кассу, второй экземпляр  накладной формы 16 с распиской  о принятии брезентовых сумок  и оттиска календарного штемпеля Главной кассы возвращается в  участок обработки страховой  почты и подшивается к документам.

Режим работы Главной  кассы устанавливается с учетом прибытия маршрута последней машины. Маршрут, режим работы Главной кассы  должны быть составлены таким образом, чтобы брезентовые сумки со сверхлимитными остатками были сданы в банк в  этот же день. Если же они поступили  после окончания работы Главной  кассы по техническим причинам, то при приеме сопровождающего они  должны быть вскрыты и проверены. Проверяется наружное состояние  сумок, которые хранятся до утра следующего дня в участке обработки страховой  почты и утром сдаются в  Главную кассу. Брезентовые сумки, которые поступили после закрытия Главной кассы, вне рабочие и праздничные дни приходуются по кассе в день поступления.

В Главной кассе  определяется количество брезентовых  сумок, которые подлежат вскрытию. Вскрытие производится двумя лицами и после  подсчета денег устанавливается  соответствие полученных сумм по препроводительным  ведомостям. При выявлении расхождений  составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется по месту упаковки брезентовой сумки для проверки и принятия мер, второй экземпляр приобщается к справке формы МС-44, в последней графе которой делается отметка о сумме расхождений.

На основании  справки формы МС-44 на сумму поступивших  сверхлимитных остатков составляется приходный кассовый ордер формы  КО-1, который регистрируется в кассовой книге формы КО-4.

Допускается оприходование наличных денег без справки формы МС-44 при условии поименной записи всех препроводительных ведомостей в кассовую книгу формы КО-4.

Объекты почтовой связи  сдают сверхлимитные остатки  в банк для зачисления на счет по переводным операциям. При этом они  обеспечивают сохранность наличных денег. Алгоритм высылки сверхлимитных  остатков из кассы отделения почтовой связи представим в Приложении В.

 
5 КОНТРОЛЬ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ  В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ