Инвентаризация

При наличии в организации ревизионной комиссии и небольшом объеме работы по инвентаризации можно поручить ее проведение данной комиссии. Если же объем работы большой, то для одновременного проведения инвентаризации на всем предприятии создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Они оправданы, если организация имеет обособленные подразделения. 

Руководитель организации своим  приказом утверждает персональный состав постоянно  действующих и рабочих инвентаризационных  комиссий. Этот приказ нужно зарегистрировать в Журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении  инвентаризации.

В состав рабочий инвентаризационной комиссии входят:

1. руководитель предприятия и его заместитель (председатель комиссии),
2. главный бухгалтер,
3. руководители структурных подразделений,
4. главные специалисты,
5. начальники отделов,
6. руководитель юридической службы.

 

 В инвентаризационную комиссию целесообразно  включать специалистов, обладающих необходимой квалификацией для проведения анализа правильности оценки имущества и финансовых обязательств организации. Участие таких специалистов позволит избежать многих ошибок. 

Члены инвентаризационных комиссий, которые вносят в описи заведомо неправильные данные о фактических  остатках ценностей с целью скрытия  недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей, привлекаются к ответственности  в установленном законом порядке.

 

2.2 Порядок проведения инвентаризации в организации

 

Порядок проведения инвентаризации установлен в статье 12 Федерального Закона РФ «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЁТЕ» от 23 февраля 1996г. и Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г.

 

Последовательность инвентаризации.

Инвентаризация имущества осуществляется по его местонахождению и материально-ответственному лицу. Важно помнить о том, что если при ее проведении отсутствует хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации будут признаны недействительными. Также при проверке фактического наличия имущества должны присутствовать материально-ответственные лица.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится  с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

Процедура проведения инвентаризации слагается из нескольких этапов:

1 этап - Подготовительные мероприятия.

Перед началом инвентаризации членам  рабочих  инвентаризационных комиссий вручается приказ о проведении инвентаризации, а председателям комиссий –  контрольный пломбир. В приказе должны быть указаны содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Он  может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет срок окончания инвентаризации, разграничивает обязанности между членами рабочих комиссий. На этапе подготовки к проведению инвентаризации организация может разработать соответствующие внутренние документы. 

Прежде чем  приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места  хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и  точность взвешивания.  

До начала инвентаризации необходимо произвести соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и вывести остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные  документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы с указанием "до инвентаризации на "______" (дата)". Эти документы служат бухгалтерии основанием для определения остатков  имущества к началу инвентаризации по учетным данным.  

Во время инвентаризации все  операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после  начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации. 

Материально ответственные лица дают расписки, в которых указывают, что  к началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие  под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в  расход.

Если впоследствии выяснится, что  часть имевшихся расходных и приходных документов не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств, от виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено, но администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей. 

При внезапных инвентаризациях  все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии,  в остальные случаях – заблаговременно. Они должны быть сгруппированы и рассортированы.  

Опись имущества.

На втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как  правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно  все товары и ценности. Фактическое  наличие имущества проверяется  при обязательном участии материально  ответственных лиц.  

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи. 

Инвентаризационные описи и  акты являются первичными учетными документами  для бухгалтерского учета. Поэтому  задача инвентаризационной комиссии на этом этапе – наиболее полно и  точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием средств компьютерной техники. В них не должно быть помарок и подчисток.  

В ходе инвентаризации материально  ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они  должны немедленно (до открытия склада,  кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки. 

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учет. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать. Наименования имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество ТМЦ определяется в установленных единицах измерения.  

ТМЦ заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей должна проводиться в порядке их расположения в данном помещении. 

Если инвентаризационная опись  или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы  и скреплены таким образом, чтобы  исключить возможность замены одной  или нескольких из них. В конце  каждой страницы описи следует прописью указать:

– число порядковых номеров материальных ценностей;

– общий итог количества в натуральных  показателях, записанных  на  данной  странице,  вне зависимости от того, в каких  единицах измерения (штуках,   килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.  

Такая запись позволяет исключить  возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений  после его подписания членами  инвентаризационной комиссии и материально  ответственными лицами. 

На последней странице описи  должна быть сделана отметка о  проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку, после которой подписываются  все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. Кроме того, в конце описи  материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное  хранение. Если инвентаризация имущества  происходит в связи со сменой материально  ответственных лиц, работник, принявший  имущество, расписывается в описи  в получении, а работник, сдавший  это имущество, – в его сдаче.  

Для подтверждения фактического наличия  имущества на складах сторонних  организаций необходимо в ходе инвентаризации получить от них расписки. Такое  требование объясняется тем, что  основной целью инвентаризации является проверка фактического наличия имущества.

 

 

  Сопоставление данных  инвентаризационных описей с  данными бухгалтерского учета.     

 Следующим этапом проведения  инвентаризации является сравнение  фактических остатков материальных  и нематериальных ценностей, выявленных  при проверке, с остатками, учтенными  на счетах бухгалтерского учета.  Инвентаризационная опись передается  в бухгалтерию, которая сравнивает  фактические остатки имущества  с данными бухгалтерского учета.  До составления сличительных  ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.  

На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете, составляются  отдельные сличительные ведомости. Владельцам ТМЦ представляется справка о результатах инвентаризации с приложенной копией инвентаризационной описи. Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых  хранится в бухгалтерии, а другой передается материально ответственному лицу.  

Выявленные суммы излишков и  недостач ТМЦ в сличительных  ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.  

Одновременно с инвентаризацией  ТМЦ бухгалтерия предприятия  должна проверить записи по всем  соответствующим счетам, сопоставляя их с корреспондирующими счетами. Например,  по основным средствам необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете;  по ТМЦ –  все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны и отражены в учете;  по незавершенному производству – все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т.д.