Инвентаризация и порядок отражения ее в бухгалтерском учете

В крупных организациях составляется график документооборота, в котором указывается где и кто составляет конкретный   документ, срок составления, когда и какому бухгалтеру передается документ.

До окончания отчетного периода документы хранятся в бухгалтерии. По окончании года первичные документы переплетаются в специальные книги и из текущего архива бухгалтерии передаются в архив предприятия для обеспечения сохранности документации и ограничения доступа к документам.

Для всех видов документов архивные органы устанавливают сроки хранения в архиве организации, по истечении которых более важные документы передаются для хранения в государственный архив, а остальные списываются как утильсырье и реализуются заготовительной организации. Ответственность за организацию документооборота несет главный бухгалтер. Изъятие документов может быть по письменным запросам судебно-следственных органов с оставлением копии документов.

Для ускорения документооборота необходимы: применение средств вычислительной техники для выписки и обработки документов (автоматизация, компьютеризация учета) и унификация и стандартизация документов (применение единых типовых форм).

 

 

Учетные регистры и их классификация

 

Проверенные и обработанные первичные документы группируются по определенным признакам и записываются в учетные регистры, т.е. в специальные таблицы для систематизации, обобщения и накопления учетной информации.

Существует большое количество разных учетных регистров, которые целесообразно классифицировать по различным видам.

По внешнему виду: книги, карточки, свободные листы, электронные таблицы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные, разграфленные листы, которые пронумерованы, прошнурованы и на последней странице скрепляются печатью и подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Примером служит кассовая книга. Книги обеспечивают лучшую сохранность учетных данных, так как листы нельзя изъять или заменить.

Карточки представляют собой отдельные листы определенного формата. Для сохранности карточек их регистрируют в отдельной описи и хранят в картотеках (ящиках). Карточки могут вестись несколькими бухгалтерами как вручную, так и с помощью ЭВМ.

Свободные листы в качестве у четных регистров очень распространены. Свободные листы больше карточек по формату и объему информации. Свободные листы могут иметь форму журналов (журналы-ордера), ведомостей и других таблиц.

В последние годы происходит сплошная автоматизация, компьютеризация бухгалтерского учета. Учет с помощью ЭВМ (программа 1С: Предприятие) выполняется быстро, более точно, информация может сохраняться продолжительное время на дисках, в памяти ЭВМ. Данные автоматизированного учета ежемесячно переносятся на бумажные носители.

По назначению учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры - это такие регистры, в которые документы записываются в последовательности по времени их составления (по датам). Например, кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций.

Систематические регистры - это регистры для учета однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций с помощью счетов и двойной записи. Например, Главная книга, Журналы-ордера (рисунок 5).

Если в регистрах хозяйственные операции отражаются в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам, то такие регистры называются комбинированными.

Рисунок 5. Журнал-ордер №1.

 

 Но видам учета регистры делятся на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные.

Регистры аналитического учета служат для получения информации по аналитическим счетам. В регистрах аналитического учета могут применяться только натуральные измерители (например, карточка складского учета материалов) или же натуральные, трудовые и денежные измерители (например, лицевые счета по начислению заработной платы работников). Содержание хозяйственной операции в регистрах аналитического учета записывается детально, со всеми необходимыми пояснениями. Регистры синтетического учета служат для получения информации по синтетическим счетам и субсчетам (Главная книга) (рисунок 6).

Комбинированные регистры служат для получения информации по аналитическим и синтетическим счетам. Например, журнал-ордер по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядниками» отражает задолженность каждому поставщику и в целом сумму кредиторской задолженности.

Рисунок 6. Главная книга.

 

 По признаку унификации регистры бывают: типовые, используемые для организаций различных отраслей народного хозяйства, и отраслевые, используемые для организаций определенной отрасли.

По времени ведения регистры бывают годовые (Главная книга), поквартальные и помесячные (журналы-ордера). Записи в учетных регистрах ведутся вручную и с помощью ЭВМ.

 

2. Формы ведения бухгалтерского учёта.

 

К современным формам бухгалтерского учета относятся:

1. мемориально-ордерная;
2. журнально-ордерная;
3. автоматизированная (или машинно-ориентированная);
4. упрощенная (для малых предприятий, с обязательным Применением двойной записи по счетам бухгалтерского учета).

Предприятие (учреждение) самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета при условии соблюдения нормативных актов о бухгалтерском учете и отчетности. Принятая предприятие форма учета должна быть отражена в приказе об учетной политике предприятия. Многие предпринятая применяют комбинированные формы учета, основываясь на трех первых формах учета как переходных к полной автоматизации.

Новая форма учета, упрощенная, рекомендована для ведения учета на малых предприятиях. Разновидностью ее является Журнал-Главная, или сокращенная журнально-ордерная форма.

Мемориально-ордерная форма учета свое название получила по основному ее учетному регистру - мемориальному ордеру (рисунок 8).  На  каждый  первичный документ бухгалтерия  составляет проводку, которая записывается в регистр под названием мемориальный ордер (переводится как памятный приказ). Если много однородных операций, то их группируют в накопительных ведомостях, а мемориальный ордер с проводкой составляют один по итогам ведомости с приложением к ордеру всех первичных документов.

Рисунок 7. Схема журнально-ордерной формы учёта.

 

Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах Главной книги (систематическая запись).

Форма счетов Главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету.

Итоги за месяц по данным счетов Главной книги переносятся в оборотную ведомость по синтетическим счетам (оборотный баланс), в которой итоги оборотов по дебету и кредиту должны быть равны между собой и, одновременно, итогу регистрационного журнала за отчетный месяц. Конечное сальдо оборотной ведомости используется для составления сальдового баланса.

 

Рисунок 8. Схема мемориально-ордерной формы учёта.

 

Одновременно с синтетическим учетом в книгах, карточках ведется аналитический учет на основе первичных документов. Затем составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам для сверки со своими синтетическими счетами.

Достоинства мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета следующие:

1. она проста и наглядна для понимания и применения связей между учетными регистрами;
2. она обеспечивает разделение труда учетных работников;
3. она удобна для автоматизированной обработки учетной информации;
4. её применение возможно в организациях любой отрасли хозяйства.

Недостатки этой формы бухгалтерского учета:

1. относительно большая трудоемкость работ из-за числа вспомогательных регистров;              
2. несовпадение во времени заполнения регистров синтетического и аналитического учета;
3. многократность записей одних и тех же сумм в учетных регистрах;
4. как следствие - потеря оперативности бухгалтерской информации.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета (рисунок 7) появилась  в результате совершенствования мемориально-ордерной формы. Свое название она получила от главного учетного регистра - журнала-ордера, который совмещает хронологическую и систематическую запись хозяйственных операций с обязательным ведением обобщающего учетного регистра - Главной книги для синтетических счетов.

Существует два варианта журнально-ордерной формы учета:

1. полная, состоящая из 16 журналов-ордеров, 18 ведомостей и 15 разработочных таблиц;
2. сокращенная,   состоящая   из   8   журналов-ордеров,   6 ведомостей и 3 разработочных таблиц.

Полную форму используют крупные и средние организации (предприятия), а сокращенную - средние и мелкие предприятия. В бюджетных учреждениях используется мемориально-ордерная форма, но разрешается применять и журнально-ордерную форму учета.

При журнально-ордерной форме, полной и сокращенной, учет ведется в журналах-ордерах по кредитовому признаку, т.е. отражаются суммы по кредиту счетов. Параллельно ведутся ведомости к журналам-ордерам по дебетовому признаку. Записи и в журналы-ордера, и в ведомости осуществляются в хронологическом порядке по датам совершения хозяйственных операций.

По многим счетам бухгалтерского учета журналы-ордера ведутся по одному счету, а по некоторым счетам - один журнал-ордер предназначен для нескольких счетов.

Каждый журнал-ордер является одновременно и, мемориальным ордером (бухгалтерской проводкой). Итоговые данные журналов подлежат записи в Главной книге, в, которой каждому счету отводится одна страница, причем записи делаются только по дебету каждого счета с указанием корреспондирующего счета по кредиту. По Главной книге выводится сальдо по каждому счету и составляется сальдовый баланс на начало следующего месяца. Оборотный баланс можно не составлять, так как отраженные в нем данные можно видеть в Главной книге.

Достоинства журнально-ордерной формы:

1. совмещение синтетического и аналитического учета по раду счетов;
2. отчетные показатели получают непосредственно из учетных регистров благодаря компактности показателей в учетных регистрах.

Недостатки журнально-ордерной формы учета:

1. она сложна по структуре журналов-ордеров;
2. она ориентирована на ручной труд;
3. она трудоемка по заполнению некоторых журналов-ордеров.

 

 

3. Инвентаризация и порядок отражения ее в бухгалтерском учете.

 

3.1. Понятие инвентаризации.

 

 Документация и первичный  учет хозяйственных операций, система  двойной записи на счетах бухгалтерского  учета не могут абсолютно полно и точно обеспечить отражение в учете состояния и изменения стоимости хозяйственных средств. Существуют хозяйственные процессы, которые не поддаются повседневной регистрации и документированию в момент их совершения, в частности:

1. естественные причины (потери при транспортировке, хранении, реализации, отпуске на производстве);
2. злоупотребления (хищения, обвесы, обмеры, обсчеты);
3. неточности при приемке и отпуске материальных ценностей;                                           ошибки в учете;
4. стихийные бедствия (пожары, наводнения и др.).

Такие расхождения с данными документированного учета можно установить с помощью инвентаризации.

 Инвентаризация - это способ проверки соответствия фактического наличия хозяйственных средств  с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация является важнейшим приемом бухгалтерского учета и контроля за сохранностью хозяйственных средств.  В зависимости от полноты охвата проверяемых хозяйственных средств инвентаризация может быть полной или частичной.  Полная инвентаризация охватывает все виды хозяйственных средств и их источников и проводится в обязательном порядке один раз в год с тем, чтобы обеспечить полноту отражения всех хозяйственных фактов в годовом отчете.

Частичные инвентаризации охватывают один или несколько видов средств, один или несколько мест (складов) хранения средств.

По своему характеру инвентаризации могут быть плановые {перед составлением годового отчета) и внеплановые, проводимые по распоряжению руководителя организации, вышестоящих органов государственного контроля (при смене материально-ответственных лиц, собственника предприятия, в случае стихийных бедствий).

Вопросы инвентаризации имущества и обязательств регулируются Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

Рисунок 9. Инвентаризационная опись.