Двойная запись хозяйственных операций на счетах, ее сущность и контрольное значение

ДВОЙНАЯ ЗАПИСЬ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ НА СЧЕТАХ, ЕЕ СУЩНОСТЬ И КОНТРОЛЬНОЕ ЗНАЧЕНИЕ

Первичной единицей бухгалтерского наблюдения являются хозяйственные операции, предварительно зарегистрированные в соответствующих документах. Документация обеспечивает первичную регистрацию и тем самым отражает разрозненные, не взаимосвязанные между собой хозяйственные факты в той последовательности, в которой они совершаются. Информационная емкость этих данных очень мала. Непосредственно они могут быть использованы лишь на стадии оперативного управления и, как правило, только на том его уровне, где совершаются сами хозяйственные факты. Для систематизированного отражения имущества и источников его образования, для выявления взаимосвязи между разрозненными хозяйственными фактами необходима обработка первичной информации. Важнейшим способом обработки первичных данных в системе бухгалтерского учета являются счета и двойственное отражение в них хозяйственных фактов. Бухгалтерские счета представляют собой способ группировки, систематизации и вторичной регистрации информации о состоянии и движении экономически однородных видов имущества, капитала, обязательств и хозяйственных процессов.

Простой подсчет записей на счетах дает только информацию об изменении величины средств, но не дает возможности установить, какими именно хозяйственными операциями обусловлено это изменение. Поэтому каждую запись на счете необходимо рассматривать не изолированно от других, а в непосредственной связи с записями, сделанными по той же операции на других счетах. Поэтому же информация об изменении имущества и источников его образования под воздействием хозяйственных фактов регистрируется в одном и том же размере дважды, на двух взаимосвязанных (корреспондирующих) счетах. Способ двойственной регистрации хозяйственных фактов на счетах получил название двойной записи. То есть необходимость применения двойной записи на счетах обусловлена тем, что все экономические явления связаны между собой, как и взаимосвязаны и объекты бухгалтерского учета: хозяйственные средства, источники их формирования, хозяйственные процессы.

В практике и теории сложились две школы, дающие обоснование методу двойной записи: экономический подход и оперативно-балансовый.

Считается, что наиболее полное научное обоснование методу двойной записи дает оперативно-балансовый подход.

Согласно этому подходу сущность двойной записи объясняется строением баланса организации, в котором с двух позиций рассматривается его имущество: по составу и размещению (актив баланса); по источникам формирования этого имущества (пассив баланса). Поэтому итоги статей актива и пассива баланса всегда равны. Каждая хозяйственная операция вследствие этого затрагивает две статьи баланса, что характеризуется влиянием на баланс четырех типов операций, которые изменяют или только имущество организации (актив баланса), или только источники формирования этого имущества (пассив баланса), или одновременно и имущество, и его источники образования (актив и пассив баланса).

Следовательно, необходимость метода двойной записи вытекает из метода балансовой группировки имущества организации.

Таким образом, сущность двойной записи заключается в том, что она основывается на принципе двойственности, который означает, что все экономические явления имеют два аспекта: увеличение и уменьшение, возникновение и исчезновение, которые компенсируют друг друга. Поэтому регистрация хозяйственных операций происходит таким образом, чтобы сумма по дебету одного счета уравновешивала сумму по кредиту другого счета.

Система двойной записи возникла в эпоху Возрождения. Первое ее системное описание появилось в 1494 г. (два года спустя после открытия Колумбом Америки). Простой способ учета уже не мог соответствовать степени развития хозяйственной деятельности и разделению труда. Поэтому не случайно, что в конце XV века итальянский ученый-математик и богослов Лука Пачоли впервые описывает новую систему учета, так называемую двойную бухгалтерию.

Приведем несколько наглядных примеров двойной записи.

Пример 1.

Поступление материалов приводит к увеличению количества материалов на складе и одновременному росту задолженности перед поставщиками. Записывая эту операцию на счете «Материалы» и вторично на счете «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» мы достигаем двойного результата:

а) отражаем изменение состояния хозяйственных средств (увеличение материалов) и источников их образования (увеличение кредиторской задолженности);

б) отражаем взаимосвязь между отдельными объектами хозяйственных средств, а это позволяет на основе количественных данных получить качественные характеристики содержания финансово-хозяйственной деятельности.

Пример 2.

Допустим, в кассу организации получены с расчетного счета на текущие расходы 20 850 р. В результате этой операции оказались затронутыми два вида средств: наличные деньги в кассе и денежные средства на расчетном счете в банке. Деньги в кассе увеличились на 20 850 р., а на расчетном счете наоборот уменьшились на эту же сумму. Это два явления одной хозяйственной операции. Отражая данную операцию на счетах бухгалтерского учета, ее сумму на записать по дебету счета «Касса», так как этот счет активный, а в активных счетах увеличение отражается по дебету, и на кредит счет «Расчетный счет», поскольку этот счет тоже активный и уменьшение средств показывают по кредиту активного счета.

Порядок записи по этим счетам будет следующий:

Д-т счета 50 «Касса» 20 850 р.

К-т счета 51 «Расчетный счет» 20 850 р.

Связь, возникающая между счетами при отражении в них хозяйственных операций при помощи двойной записи, называется корреспонденцией счетов, а счета, участвующие в корреспонденции, называют корреспондирующими. 

Корреспондирующими, например, являются счета: 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета», или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 50 «Касса», или 10 «Материалы» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и т. д.

Выраженная в письменной форме взаимосвязь между корреспондирующими счетами с указанием их дебета и кредита, а также суммы операции называется бухгалтерской проводкой. То есть, бухгалтерская проводка есть не что иное, как оформление корреспонденции счетов, когда одновременно делается запись по дебету и кредиту счетов на сумму хозяйственной операции, подлежащий регистрации.

Она устанавливается исходя из экономической сущности конкретного факта хозяйственной жизни.

В зависимости от формы бухгалтерского учета двойная запись отражается по-разному. При мемориальной форме каждая операция записывается дважды в разных регистрах: по дебету и по кредиту счета. Такую запись еще называют разобщенной. При журнально-ордерной форме учета используется совмещенная запись. В этом случае регистры построены таким образом, что, записывая операцию один раз, отражают ее как по дебету, так и по кредиту соответствующих счетов. Тем самым достигается экономия учетного труда (вместо двух записей суммы одна) и наглядно видна корреспонденция счетов.

В практике бухгалтерского учета, кроме простых, применяются сложные проводки, которые бывают двоякого рода. В первом случае, когда дебетуется один счет и одновременно кредитуется несколько счетов. При этом сумма кредитуемых счетов равна сумме дебетуемого счета.

Пример.

На расчетный счет поступила выручка от продажи продукции в сумме 1500 тыс. руб. и 3000 тыс. руб. от продажи остаточной стоимости основных средств. Бухгалтерская проводка по этой операции будет иметь вид:

Д-т сч. 51 «Расчетные счета» 4500

К-т сч. 90 «Продажи» 1500

К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы»,

Субсчет 3 «Выбытие основных средств» 3000

Эту сложную проводку можно представить двумя простыми, а именно:

1)Д-т сч. 51 «Расчетные счета» 1500

К-т сч. 90 «Продажи» 1500

2)Д-т сч. 51 «Расчетные счета» 3000

К-т сч. 91-3 «Выбытие основных средств» 3000

Во втором случае кредитуется один счет и одновременно несколько счетов дебетуется: при этом сумма дебетуемых счетов равна сумме кредитуемого счета.

Пример.

От поставщика поступили материалы на сумму 1000 тыс. руб. и оборудование к установке на сумму 250 тыс. руб.

Бухгалтерская проводка этой операции будет осуществлена следующим образом:

Д-т сч. 10 «Материалы» 1000

Д-т сч. 07 «Оборудование к установке» 250

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 1250

Применение сложных проводок сокращает количество учетных записей, что в свою очередь, экономит время, необходимое для осуществления учетных и аналитический функций.

Применение корреспонденции счетов в бухгалтерском учете позволяет уяснить сущность каждой учетной записи, понять экономическое содержание хозяйственных операций.

Прежде чем установить верную корреспонденцию счетов по хозяйственным операциям, необходимо:

1) исходя из содержания хозяйственной операции определить объекты учета, которые изменяются, и счета, которые она затрагивает;

2) определить вид взаимосвязанных  счетов по отношению к балансу (активные или пассивные);

3) установить характер изменения  на взаимосвязанных счетах (увеличение  или уменьшение);

4) исходя из экономического содержания  хозяйственных операций

установить корреспонденцию счетов (какой счет по операции дебетуется, а какой кредитуется).

Таким образом, дадим определение двойной записи хозяйственных операций на счетах.

 

Двойная запись хозяйственных операций на счетах - это элемент метода бухгалтерского учета, обеспечивающий двойственность отражения каждой хозяйственной операции по дебету одного и кредиту другого взаимосвязанных счетов в равновеликой сумме.

Использование счетов и двойной записи как способа обработки первичной информации о хозяйственных фактах позволяет раскрыть экономическую сущность конкретных фактов, исчислить показатели хозяйственной деятельности, отразить их движение, существующие между ними взаимосвязи и на этой основе сформировать динамичную информационную модель реального кругооборота имущества организаций. Именно счета и двойственное отражение в них хозяйственных фактов придают бухгалтерскому учету системность, которая принципиально отличает его от двух других видов учета.

Кроме информационно-познавательного значения, этот способ обработки первичных данных обеспечивает возможность автоматического контроля за правильностью отражения хозяйственных фактов на счетах, т.е. контроля за правильностью ведения самого учета.

Контрольное значение двойной записи хозяйственных операций на счетах заключается в том, что она позволяет проверить экономическое содержание хозяйственных операций и правомерность их осуществления, начиная от отдельной операции и заканчивая отражением в балансе. Двойная запись обеспечивает выявление ошибок в счетных записях. Каждая сумма отражается по дебету и кредиту разных счетов, поэтому оборот по дебету всех счетов должен быть равен обороту по кредиту всех счетов. Нарушение этого равенства свидетельствует о допущении ошибок в записях, которые должны быть найдены и исправлены.