Движение денежных средств в кассе

 

 

 

2. УЧЕТ ДВИЖЕНИЯ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ.

 

 2.1 Учет кассовых операций.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях РФ регламентируется:

 •    Постановлением Центрального банка Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. №40;

 •    Письмом Департамента регулирования денежного обращения Центрального банка Российской Федерации от 17 февраля 1994 г. № 14-4/35 «О разъяснениях по применению "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации"»; 
         •    Письмом Центрального банка Российской Федерации «О внесении изменений в письма ЦБ РФ от 16.03.1995 №14-4/95 и от 17.02.1994 №14-4/35 по вопросам ведения кассовых операций в РФ»

В соответствии с нормативными документами каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу. Помещение кассы для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств должно быть оборудовано и защищено в соответствии с действующим порядком. Всю полноту ответственности за создание таких условий несет руководитель (директор) предприятия.[5]

В кассу организации наличные денежные средства поступают с расчетного счета в банке, а также в результате платежей наличностью за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и т.п.

Для получения денег со своего счета в банке организации выдается чековая книжка. В чеке указывают назначение требуемой суммы (на оплату труда, хозяйственные расходы и т.п.). Отрывная часть чека остается в банке, а у организации - корешок чека с указанием полученной суммы. 
 
Сумма средств, которая может находиться в кассе, определяется лимитом, устанавливаемым банком по согласованию с предприятием. Лимит кассового остатка каждое предприятие определяет индивидуально по согласованию с банком. Расчет лимита остатка кассы подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия. Этот расчет предприятие должно представить в обслуживающий его банк.

В случае если предприятие не представило расчет ни в один из обслуживающих ее банков, то лимит остатка кассы считается нулевым, а денежная наличность в кассе - сверхнормативной и в обязательном порядке должна сдаваться в банк.

При проверке представитель банка выясняет правильность ведения кассовой книги, ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями, их оформление; полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке, соответствие записей в кассовой книге данным банка (по суммам, полученным из банка и сданным в банк). В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений. Проверяются также целевое использование наличных денег, полученных в банке (на цели, указанные в чеке), и расходование наличных денег из выручки.

Одним из важных элементов проверки является проверка соблюдения предельного уровня расчетов наличными деньгами между юридическими лицами и установленного банком лимита кассы. В настоящее время Указанием Центрального банка Российской Федераций от 20 июня 2007 г. № 1843-У (в ред. № 2003-у от 28.04.2008г.)сообщено о разрешении производить расчеты между юридическими лицами наличными деньгами в суммах, не превышающих 100 тыс. руб. по одному платежу, в рамках одного договора. Под термином «один платеж» понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретенные товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в сумме не более 100 тыс. руб. 

За осуществление расчетов наличными деньгами с другими предприятиями сверх установленных предельных сумм берется штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа. На основании Инструктивного письма Центрального банка РФ от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 «Разъяснения по отдельным вопросам "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" и условий работы с денежной наличностью» штраф взыскивается в одностороннем порядке с юридического лица, совершившего платеж (с покупателя).

Кроме того, при необходимости в ходе проверки могут рассматриваться другие вопросы, относящиеся к порядку ведения кассовых операций. 

Результаты проверки оформляются справкой о кассовых операциях (ф. № 0408026), составляемой в трех экземплярах. Справка подписывается руководителем, главным (старшим) бухгалтером организации и представителем банка. Если при проверке нарушений не установлено, проверяющий ограничивается заполнением справки с указанием, что проверка произведена в соответствии с требованиями порядка ведения кассовых операций и замечаний не установлено.

В случаях установления нарушений результаты проверки в трехдневный срок рассматриваются руководителем банка или его заместителем. После этого банк направляет первый экземпляр справки в налоговые органы по месту учета налогоплательщиков, представления с приложением копий справок по указанным проверкам для принятия мер финансовой и административной ответственности. Третий экземпляр передается предприятию, второй остается в банке.[4]

На основании заключенного договора о материальной ответственности кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведение кассовой книги. 
 
Наличные деньги в кассу кассир принимает по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1), подписанному главным бухгалтером, с выдачей лицу, сдающему деньги в кассу, квитанции о приеме. Деньги из кассы кассир выдает по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) на основании платежных ведомостей, заявлений о произведенных расходах с приложенными к ним товарными чеками, квитанциями, справками, удостоверяющими факт расходования денег, и иными оправдательными документами. Приходные и расходные кассовые ордера заполняются бухгалтером собственноручно, без подчисток и исправлений.

Все факты поступления и выдачи наличных денег отражаются в кассовой книге (ф. № КО-4), страницы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, опечатаны сургучной бумагой и заверены подписями директора и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся под копирку в двух экземплярах. Второй экземпляр является отрывным и представляет собой отчет кассира, который ежедневно в конце рабочего дня передается в бухгалтерию с приложенными к нему приходными и расходными документами.

Подчистки в кассовой книге запрещены, а исправления в ней возможны только с заверяющей подписью кассира и главного бухгалтера. Это главная особенность и главное требование их ведения и заполнения. Если при оформлении документа допущена ошибка, то неправильно записанная цифра должна быть зачеркнута одной чертой (чтобы была видна неправильная запись), а сверху написана правильная. При этом делается запись «Исправленному верить», ставятся подписи ответственных лиц и заверяются печатью предприятия.

В отчете кассира подсчитываются итоги прихода и расхода денежных сумм за день и определяется остаток на конец дня. На предприятиях, при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовая книга может вестись автоматизированным способом.  
 
Деньги отдельному лицу, не работающему на данном предприятии, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа. 

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. 

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности она прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

При завершении операции кассир обязан подписать расходный или приходный кассовые ордера вместе с приложенными к ним документами, погасить их штампом или надписью: приходные документы - "Получено", расходные - "Оплачено" с указанием числа, месяца, года. Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, и документу присваивается порядковый номер.

Журнал регистрации (ф. № КО-3) построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера и кассира. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством РФ,

Порядок ведения кассовых операций систематически проверяется банком, обслуживающим данное предприятие. За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 (с учетом изменений от 21 марта 1995 г. № 291) с организаций взимаются штрафы. В частности, штрафные санкции к предприятию применяются за нарушение установленного банком лимита остатка средств в кассе. Размер штрафа определяется по отношению к средней величине, рассчитанной исходя из сумм превышения лимита за каждый день и количества дней превышения.

Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только для оплаты труда, пособий по социальному страхованию и стипендий, но не свыше трех дней, включая день получения денег в банке. 

Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном, балансовом счете 50 «Касса».Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах предприятия.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

• 50-1 «Касса предприятия»
• 50-2 «Операционная касса»
• 50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса предприятия» учитываются денежные средства в кассе предприятия. Когда предприятие производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости. В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе предприятия почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.[5] В том случае, когда денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка: дебет счета 50, субсчет "Денежные документы", кредит счета 50 - на сумму денежных документов, приобретенных за наличный расчет. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами. 
        Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны: приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов; оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.[6]

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы под отчет.Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 
«Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов.Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

Анализ записей в кассовых документах показал, что большое число ошибок возникает при оформлении авансовых отчетов и кассовых книг. Например, при проверке авансовых отчетов обнаруживается, что ссылки на даты прилагаемых документов не совпадают с фактическими датами. При большом количестве прилагаемых документов встречаются ошибки в подсчете сумм.