Документальное оформление, оценка и учет использованных сырья и материалов

Поступления материалов на склад материалов, изготовленных силами самой организации, могут оформляться требованием-накладной.

Материалы могут поступать также от подотчетных лиц – работников организации, которые приобрели их за наличный расчет. Подотчетное лицо оформляет приобретение материалов –авансовым отчетом, к которому прилагаются документы, подтверждающие факт оплаты приобретенных материальных ценностей: квитанции к приходным кассовым ордерам других организаций, чеки контрольно– кассовых машин.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию организации. Этот документ служит не столько для оформления поступления материалов, сколько для оформления денежных расчетов между подотчетным лицом и организацией. А при приеме материалов от подотчетного лица на склад выписывается приходный ордер.

Материально ответственные лица склада материалов (кладовщики) ведут карточки учета материалов, на которых учитываются движение материалов на складе по каждому виду, сорту и размеру. Записи в карточке производятся кладовщиками на основании первичных приходных и расходных документов в день совершения операции.

Документарное оформление передачи материалов.

Разово отпуская материалы со склада, удобно использовать требование-накладную. Но если однотипные материалы отпускаются со склада часто, то используется другой документ – лимитно-заборная карта. 

Порядок ведения лимитно-заборной карты следующий. Перед началом месяца руководители каждого подразделения подают заявки руководству организации, в которых указывается максимальное количество каждого материала, необходимое подразделению в течение предстоящего месяца. Заявленные количества корректируются и утверждаются руководителем организации.

Максимальное количество каждого вида материала, которое подразделения могут получить со склада в течение месяца, называется лимитом. Представитель подразделения в течение месяца может получать со склада материалы без оформления новых документов. При получении он расписывается непосредственно в карточке учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускаются только по отдельному разрешению руководителя организации или лиц, на это уполномоченных.

Для передачи материалов могут использоваться и другие документы, например:

        накладная на отпуск материалов на сторону – для учета от пуска материальных ценностей территориально обособленным подразделениям организации или деловым партнерам;

        карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов – для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных под роспись работнику для длительного пользования.

2.2. Документальное оформление расходования материалов.

Расход материалов – это хозяйственное событие, означающее прекращение их существования в первоначальной материальной форме. В любой организации расход материалов необходимо подтверждать документами.

Для учета расхода сырья, основных и вспомогательных материалов организация использует либо собственные, либо типовые формы документов. Такими документами могут быть, в частности, акт списания материалов, акт расхода материалов в производстве, акт списания бензина.

Документ, подтверждающий расход сырья, основных и вспомогательных материалов, составляется в конце каждого месяца или чаще, подписывается ответственным работником подразделения, начальником подразделения и утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

Количество израсходованных материалов, указанное в акте, должно быть обосновано.

Для большинства материалов можно установить нормы расхода, которые будут увязывать расход материалов с производственными процессами или другими хозяйственными событиями организации.

Например, расход бензина для автомобиля, находящегося в собственности организации, подтверждается путевыми листами (которые представляют собой задания водителю на выполнение поездок с указанием километража), нормативами расхода бензина на километр (от завода – производителя автомобиля), документами оплаты бензина.

Особым образом оформляются расходы материалов в связи с чрезвычайными обстоятельствами: порчей или кражей. Подобный расход материалов оформляется документом, подготавливаемым комиссией и утверждаемым руководителем организации.

Так, расход материала в результате его порчи или брака в процессе производства может оформляться актом о браке. В этом документе указываются: характеристика брака, его причина; количество забракованной продукции; фактические затраты по исправлению брака; суммы, подлежащие взысканию с виновников брака (если такие имеются); потери от брака.

Комиссия должна установить степень пригодности испорченного материала для дальнейшего использования. Так, она может признать, что материал утратил свои достоинства незначительно, что выражается только в снижении сорта материала. В бухгалтерском учете это означает уменьшение учетной цены материала. Крайний вариант – комиссия признает, что испорченный материал ни на что не пригоден, даже бесполезно пытаться его продать. То есть комиссия приравнивает испорченный материал к мусору, который следует просто выбросить (утилизировать). Для бухгалтерского учета это означает, что стоимость испорченного материала должна быть полностью списана.

Некоторые расходы материалов выявляются в результате инвентаризации. Причиной таких расходов может быть как ненадлежащее исполнение материально ответственным лицом своих обязанностей, так и естественная убыль материала в процессе длительного хранения (так называемые усушка и утруска).

Расходы материалов, выявленные инвентаризацией, оформляются унифицированным документом – сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных материалов. Документальное оформление отпуска материалов покажем на примере крупного производственного предприятия с цеховой структурой.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления предприятия осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, является их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются службой снабжения на основе данных об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешения на вывоз с предприятия материалов. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска материалов.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются соответствующей службой в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций; номер склада; отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов; единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной. При замене в лимитно-заборной карте материала делают запись: "Замена, смотри требование № ____", - и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчеты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями-накладными. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй с распиской получателя - у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя остается на месте, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или своим хозяйствам, расположенным за пределами предприятия, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывает служба снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов и самих карточках складского учета, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию предприятия по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, второй остается на складе.

В небольших, особенно непроизводственных, организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются и актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником организации, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

2.3. Отражение в бухгалтерском учете использования материалов.

Основное направление использования приобретенных материалов – это их переработка в процессе производства с целью выпуска готовой продукции (выполнения работ, оказания услуг). В отличие от внеоборотных активов (основных средств и немате­риальных активов) материалы, выполняя функцию предметов труда, потребляются в процессе производства готовой продукции однократно и полностью, что находит отражение в бухгалтерском учете.

При отражении в бухгалтерском учете использования материалов в процессе производства, мы, с одной стороны, должны отразить фактическое уменьшение количества материалов на складе, с другой – увеличение затрат на производство продукции.

Таким образом, если исходить из экономического содержания хозяйственных операций по использованию материалов, то их можно отразить на счетах бухгалтерского учета следующим образом: