Доклад.
ГБОУ СПО МО «аграрный колледж»
по дисциплине «Документационное
обеспечение управления»
на тему: Управленческая документация.
выполняла: Шарапова Юлия Сергеевна
Понятие
документационного обеспечения управления
и его роль
Залог обоснованного и эффективного
управленческого решения, продуктивной
и целесообразной деятельности – своевременность
получения и достаточность информации.
По мнению экспертов, объемы информации
в мире каждые три года удваиваются, что
отражает высокие темпы развития человеческого
сообщества по всем направлениям. В нашей
стране каждый год появляется масса новых
предприятий различных форм собственности,
созданных с различными целями, и которые
становятся объектами и субъектами передачи
информации. Таким образом, актуальность
знания вопросов документирования велика
и постоянно возрастает.
Информация – важнейший товар.
В условиях жесткой конкуренции выживает
тот, кто умеет получить своевременно
в нужном объеме информацию о рынке, о
новинках техники, технологий и т.д. Средством
материализации информации, закрепления
ее в пространстве и во времени является
документ, а деятельность по составлению
и оформлению документов называется документационным
обеспечением управления.
Необходимой составной частью
современного управления является обеспечение
высокого уровня делопроизводства. Если
на предприятии не налажена четкая работа
с документами, то ухудшается и само управление,
поскольку оно зависит от качества и достоверности
информации, оперативности ее приема и
передачи, четкой организации поиска,
хранения и использования документов.
В современных условиях значительного
роста объемов информации, увеличения
номенклатуры выпускаемой продукции,
расширения международных экономических
связей, роль организации процесса создания
и оформления документов, а также контроля
за их исполнением значительно возросла.
Повысилась значимость единого порядка
составления документов и работы с ними,
возросла необходимость составления на
предприятиях специальных инструкций
по делопроизводству, обязательного ознакомления
с ними всех сотрудников.
Документационное обеспечение
управленческой деятельности (управления)
– сфера деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы
с документами в органах государственной
власти, органах местного самоуправления,
организациях. Часть делопроизводства,
непосредственно связанная с созданием
документов называется документированием.
Вопросы движения и учета документов связаны
с понятием документооборот. Деятельность
по организации хранения документов относится
к архивному делу.
Документационное обеспечение
управления является основополагающей
технологией менеджмента, основной целью
которого является обеспечение руководства
информацией о состоянии дел на предприятии
для принятия обоснованных управленческих
решений и контроле их выполнения.
Объектом ДОУ являются как отдельные
документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность
оформления документов, отражающих весь
спектр управленческой деятельности предприятия;
надлежащая организация документооборота
согласно требованиям ГОСТа.
Общеизвестно, что любое управленческое
решение основывается на информации, основными
критериями которой являются: своевременность,
объективность, многоаспектность, достаточность
по объему. Для оперативного принятия
управленческого решения также важна
быстрая ее обработка.
Информация закрепляется в
документах на различных носителях с применением
методов, обеспечивающих эффективное
использование информации внутри организации
в полном объеме. Документы требуют определенной
процедуры документирования, которую
совершают в процессе деятельности юридические
лица независимо от формы их собственности
и организационно-правовой формы. Значительный
массив документации составляют управленческие
документы. Характер информации в них
зависит от тех функций, которые реализуются
с помощью этой документации. Документы
могут иметь как сугубо социальное назначение,
затрагивающее узкий круг лиц и отношений,
так и общее назначение, распространяющееся
на несколько или на все субъекты и объекты
управления.
Неправильно составленный или
не вовремя полученный и обработанный
документ часто приводит к негативным
экономическим последствиям. Чрезвычайно
актуальной является и проблема обеспечения
сохранности документов. Обязательное
сохранение определенных видов документов
предписывается законодательными актами.
Любому органу управления для
исполнения своих функций необходимы
эффективная система документационного
обеспечения управления (ДОУ) и профессионально
подготовленные специалисты в этой области.
Основные задачи ДОУ:
1. Отражение управленческой,
производственной и иной деятельности
предприятия в соответствующих
документах;
2. Обеспечение рационального
использования документов в деловой
практике предприятия.
Работа с документами должна
иметь настолько отработанный порядок,
чтобы не отвлекать работников от главных
целей предприятия. В связи с этим каждое
предприятие самостоятельно выбирает
форму организации делопроизводства:
централизованную, децентрализованную
и смешанную.
При централизованной форме
все операции по обработке документов
сосредоточиваются в едином центре- канцелярии,
общем отделе или у секретаря. Децентрализованная
форма предусматривает рассредоточение
делопроизводственных операций между
структурными подразделениями. При смешанной
форме операции выполняют централизованно
(прием, регистрация) и децентрализовано
(хранение, формирование дел). Форму организации
делопроизводства выбирают с учетом размера
предприятия, объема документооборота,
состава структурных подразделений. (В
небольших коммерческих предприятиях
чаще всего применяется централизованная
форма).
Функции документов.
Для
понимания эволюции документа важно изучать
вопрос о его функциях. Функция документа
есть его целевое назначение, присущее
ему независимо от того осознана эта функция
автором или нет. Любой документ обладает
определенными функциями, выяснение которых
важно для определения цели создания документа,
для его классификации и изучения роли
в данной социальной структуре и экономической
системе. Автор документа, фиксируя информацию,
не всегда программирует какую-либо функцию.
Документ полифункционален (многофункционален),
т.е. содержит в себе различные функции,
которые с течением времени меняют свое
доминирующее значение. Выделяются функции
общие и специальные. Общие – это информационная,
социальная, коммуникативная, культурная;
специальные – управленческая, правовая,
функция исторического источника, функция
учета. Информационная функция определяется
потребностью в запечатлении информации
с целью сохранения и передачи и присуща
всем без исключения документам. Причина
появления любого документа – необходимость
фиксировать информацию о фактах, событиях,
явлениях, практической и мыслительной
деятельности.
Информацию,
содержащуюся в документах можно подразделить
на:
-
ретроспективную (относящуюся к
прошлому);
-
оперативную (текущую);
-
перспективную (относящуюся к будущему)
Существуют
и другие классификации информации. Например,
разделение на первичную и вторичную;
по жанрам; видам; носителям и проч.
Каждый
документ имеет информационную емкость
(или информационный потенциал), т.е. количество
и качество информации.Информационная
емкость характеризуется такими показателями:
полнота, объективность, достоверность,
оптимальность, актуальность информации,
ее полезность и новизна. Чем выше эти
показатели, тем ценнее документ.
Социальная
функция тоже присуща многим документам,
т. к. создаются они для удовлетворения
различных потребностей как общества
в целом, так и отдельных его членов. Документ
также сам может влиять на социальные
отношения них в зависимости от назначения,
роли в данном обществе, причем может не
только стимулировать их развитие социальных
процессов, но и тормозить.
Коммуникативная
функция выполняет задачу передачи информации
во времени и пространстве, информационной
связи между членами общества. Без обмена
сведениями, мнениями, идеями социальные
связи не могут поддерживаться. Можно
выделить две категории документов, в
которых ярко выражена коммуникативная
функция:
1)
документы, ориентированные в одном
направлении (законы, указы, распоряжения,
приказы, инструкции, жалобы, докладные
записки и др.);
2)
документы двустороннего действия
(деловая и личная переписка, договорные
документы и т.д.).
Культурная
функция – способность документа сохранять
и передавать культурные традиции, эстетические
нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм,
фотография, научно-технический документ
и др.).
Управленческая
функция выполняется официальными документами,
которые специально созданы для целей
и в процессе управления (законы, положения,
уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты
и др.). Эти документы играют большую роль
в информационном обеспечении управления,
они многообразны, отражают различные
уровни принятия решений.
Правовая
функция присуща документам, в которых
закрепляются изменения правовых норм
и правонарушений. Можно выделить две
категории документов, наделенных правовой
функцией: изначально обладающие ею и
приобретающие ее на время. В первую группу
входят все документы, устанавливающие,
закрепляющие, изменяющие правовые нормы
и правоотношения или прекращающие их
действие, а также другие документы, влекущие
за собой юридические последствия. Сюда
относятся все правовые акты органов государственной
власти (законы, указы, постановления и
др.), судебные, прокурорские, нотариальные
и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные
документы (паспорта, пропуска, удостоверения
и т.д.) и оправдательно-финансовые документы
(накладные, приходные ордера, счетно-платежные
требования и т.п.)
Ко
второй категории относятся документы,
которые на время приобретают эту функцию,
являясь доказательством каких-либо фактов
в суде, органах следствия и прокуратуре,
нотариате, арбитраже. В принципе любой
документ может быть доказательством
и тем самым временно будет наделен правовой
функцией.Функция исторического источника
изучается исторической наукой. Существует
две точки зрения: первая – документ становится
историческим источником с момента передачи
его на архивное хранение; вторая – документ
наделяется этой функцией с момента его
возникновения, но осознается эта функция
человеком лишь когда документ поступает
в архив. Таким образом, эта функция начинает
доминировать в документе, если он выступает
как источник информации для историка,
исследующего ту или иную проблему. Функция
учета дает не качественную, а количественную
характеристику информации, связанной
с хозяйственными, демографическими и
иными социальными процессами с целью
их анализа и контроля. Основные виды учета
– статистический, бухгалтерский, оперативный
отражаются в статистических и финансово-экономических
документах, плановой, отчетной, документации.
Список литературы.
1. Кудрявцев В.А. и др. "Организация
работы с документами: учебник
– М.: ИНФРА-М, 1998.
2. Андреева В.И. Образцы
документов в делопроизводстве/
– М.: ЗАО "Бизнес-школа" Интел-Синтез",
1997.
3. Глухов В.В. Менеджмент:
Учебник для вузов. 3-е изд. –
СПб.: Питер, 2007. – 608с.: ил.
4. Плешкевич Е.А. Основы
общей теории документа. – Саратов,
2005.
5. Кирсанова М.В., Аксенов
Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное
обеспечение управления: Учебное
пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск:
НГАЭ и У., 1997.
6. Кузнецова Т.В. Справочник
по делопроизводству.- М.: "ПРИОР",
1997.