Бухгалтерское дело

Введение.

 

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании  документации. Документ - это письменное доказательство действительного осуществления  хозяйственной операции и права  на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления  документов. Роль и значение документов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками организаций  при подписании документа, на основании  которого совершается определенная хозяйственная операция (прием и  выдача материалов, выплата денег  из кассы и т.д.). Подписывая документ, работник берет на себя ответственность  за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает  на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение. Последующий контроль производится, главным образом, в  форме документальных ревизий, путем  проверки в бухгалтерии всех поступающих  документов, а также при аудиторской  проверке.

Документация как способ оформления хозяйственных операций документами  и обоснования бухгалтерских  записей является одним из элементов  метода бухгалтерского учета. С документацией  тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, в частности, счета и инвентаризация.

Документы являются основанием для  последующих записей операций в  системе счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства  и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех  или иных действий оперативных работников. Основанием для отражения хозяйственных  операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно  оформленные документы. На основании  документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.

 

Глава 1. Бухгалтерские документы  и их значение.

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании  документации. Документ - это письменное доказательство действительного осуществления  хозяйственной операции и права  на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления  документов. Роль и значение документов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками организаций  при подписании документа, на основании  которого совершается определенная хозяйственная операция (прием и  выдача материалов, выплата денег  из кассы и т.д.). Подписывая документ, работник берет на себя ответственность  за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает  на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение. Последующий контроль производится, главным образом, в  форме документальных ревизий, путем  проверки в бухгалтерии всех поступающих  документов, а также при аудиторской  проверке.

Документация как способ оформления хозяйственных операций документами  и обоснования бухгалтерских  записей является одним из элементов  метода бухгалтерского учета. С документацией  тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, в частности, счета и инвентаризация.

Документы являются основанием для  последующих записей операций в  системе счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства  и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех  или иных действий оперативных работников. Основанием для отражения хозяйственных  операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно  оформленные документы. На основании  документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.

В организациях в процессе выполнения финансово-хозяйственной деятельности совершаются разнообразные операции. Поэтому различны и документы, которыми они оформляются. Разнообразие документов объясняется также особенностями их в учетной работе.

Для выбора наиболее рациональных форм, видов при оформлении тех или  иных операций все документы классифицируют (группируют) по нескольким признакам: 
- по назначению, 
- по порядку отражения операций,  
- по способу охвата операций, 
- по количеству учетных записей,  
- по месту составления.

Ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском  учете" от 21.11.96г. № 129-ФЗ гласит: "Все  хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными  документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет. Первичные  документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты".

В повседневной работе организаций  создаются документы по различным  вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др.

Бухгалтерские документы группируются по следующим разделам учета: 
сельскохозяйственная продукция; 
труд и его оплата; 
основные средства и нематериальные активы; 
материалы; 
работы в капитальном строительстве; 
работы строительных машин и механизмов; 
работы в автомобильном транспорте; 
результаты инвентаризации; 
кассовые операции; 
торговые операции.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным  формам) соответствующей информации, т.е. создании документов.

Первичные и сводные учетные  документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.96г. № 129-ФЗ, в ред. от 28.03.2002г. № 32-ФЗ).

Документы необходимы для, того, чтобы  в течение определенного времени  можно было пользоваться необходимой  управленческой информацией для  самых различных целей.

Решение поставленной перед бухгалтерским  учетом задачи по обеспечению информацией  внутренних и внешних пользователей  и показателей деятельности организаций  в целях достоверной оценки их финансового и имущественного положения  привело к росту объема информации и, в свою очередь, повышению требований к ее качеству. Это требует установления действенного контроля за достоверность  учетной информации как важнейшего источника для принятия обоснованных управленческих решений. В этой связи  исследование проблем совершенствования  документации и документооборота приобретает  не только научное, но и практическое значение. Так, в различных нормативных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утв. Приказом МФ РФ от 29 июля 1998г. № 34H), в Положении по бухгалтерскому учету "Учетная политика организаций" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом МФ РФ от 9 декабря 1998г.), неоднократно называется и подчеркивается важность рациональной организации документооборота и необходимость его соблюдения.

Однако остаются открытыми вопросы  составления и анализа документации и документооборота с целью повышения  эффективности этих процессов.

Острота проблемы подтверждается тем, что сегодня организация бухгалтерского учета и контроля должна обеспечить достоверную информацию не только по расходу бюджетных средств, но и  по каждому виду доходов и расходов от предпринимательской и иной деятельности. Полная и достоверная информация должна быть сформирована о всех сторонах экономической и хозяйственной деятельности как внутри организаций, так и в их взаимоотношениях с другими хозяйственными организациями и с финансово-кредитной системой.

Практика убеждает, что перестройка  бухгалтерского учета и отчетности неотделима от упорядочения документации и документооборота.

Усиление роли первичных документов как основы бухгалтерского учета  вытекает из того, что около 90% необходимой  для управления информации составляет учет их деятельности - работа с документами.

Специфической особенностью бухгалтерского учета в единой системе учетного наблюдения является сплошное по охвату, непрерывное по времени, документальное по регистрации и обобщающее по измерению  отражение учитываемых объектов и процессов.

Происходящие качественные изменения  документирования и документационного  обслуживания финансово-хозяйственной  деятельности организаций требуют  совершенствования форм, методов  и технологии работы с документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов.

 

Документы состоят из отдельных  элементов (показателей), которые называют реквизитами (от лат. reguisitum - требуемое, необходимое).

Совокупность реквизитов документа  предопределяет его форму.

Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории  документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они  служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов.

Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

В соответствии с требованиями Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, утвержденного  Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98г. № 34H (в редакции Приказа Министерства финансов РФ от 24.0З.2000г. № 31H), первичные  документы должны содержать следующие  обязательные реквизиты: 
-  наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). 

По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению организации.

Совокупность расположенных в  установленной последовательности реквизитов документа называется его  формуляром.

Формуляр для определенного  вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется  установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

Состав и размещение реквизитов закреплены в ГОСТе на Формуляр-образец.

Все первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, если это  невозможно по каким-либо причинам - непосредственно  по окончании операции.

Документирование активов, обязательств и хозяйственных операций ведется  в валюте Российской Федерации - в  рублях и на русском языке. Если документы  составлены на иных языках, то они должны иметь построчный перевод на русском  языке.

Записи в первичных документах могут производиться чернилами, пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи средств оргтехники и автоматизации. Свободные строки, графы и колонки подлежат обязательному прочеркиванию.

Первичные и сводные учетные  документы могут составляться на бумажных и машинных носителях. В  последнем случае организация обязана  изготавливать за свой счет копии  таких документов на бумажных носителях  для других участников хозяйственных  операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в  соответствии с законодательством  Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 п.7 ФЗ № 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете"). Формы первичных учетных  документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым  не предусмотрены типовые формы  первичных учетных документов, а  также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны утверждаться приказом руководителя организации  вместе с учетной политикой.

Документы по финансовым, кредитным  и денежным операциям должны иметь  подписи руководителя организации  и главного бухгалтера или уполномоченными  ими лицами.

Список лиц, имеющих право первой и второй подписи, оформляется приказом по организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению (ст.7 п.3 ФЗ от 23 февраля 1996г. № 129-ФЗ "О  бухгалтерском учете" в редакции от 23.07.98г. № 123-ФЗ).