Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Формы документов, которые не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, организации разрабатывают самостоятельно и утверждают в рамках приказа об учетной политике (ст.5 ПБУ 1/98, утвержденного приказом МФ РФ от 09.12.98 №60н). Такие документы должны содержать обязательные реквизиты (ст.9 Закона №129-ФЗ). [2, 9]

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товаротранспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой). Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. (Приложение 1)

В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д.

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом. При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере». [11]

Основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура. (Приложение 2) Ее выписывает поставщик на отпускаемые (отгружаемые) товарно-материальные ценности. В документе заполняются следующие реквизиты: поставщик и его адрес, номер расчетного счета в банке по его местонахождению, дата и др. В нем указывают наименование отгруженных ценностей по их видам, единицу измерения, количество, цену и сумму, а также сумму, на которую отпущено всего товаров. Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

Счета-фактуры поставщиков тщательно проверяют с точки зрения правильности заполнений всех реквизитов, применяемых цен, таксировки, и после проверки соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в счете-фактуре, их принимают к записям в бухгалтерском учете. В случае несоответствия полученных ценностей с данными счета-фактуры предъявляют претензию поставщику.

Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров. Если товары получает материально-ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. (Приложение 3) Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительными документами (наличие или отсутствие) и т.д. Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре. Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности.

Все расчеты с заготовительными организациями строятся на основании заключаемых с ними договоров - контрактов, где указаны сроки и условия поставки продукции, порядок оплаты и т. д. [12] (Приложение 4)

Счет-фактура занимает особое место в системе документации организации. С одной стороны, он является дополнительным инструментом контроля за правильностью и своевременностью расчетов бюджетом по налогу на добавочную стоимость. С другой стороны, порядок составления и регистрации счетов-фактур соответствует требованиям, предъявляемым при составлении первичных документов.

Применительно к первичным учетным и расчетным документам действует порядок, при котором документ, составленный с нарушением требований по его оформлению, не имеет юридической силы.

Допускаемое изменение внешней формы счета-фактуры не должно нарушать последовательности расположения и количества реквизитов, утвержденных этим постановлением Правительства № 914: «Счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, не могут являться основанием для зачета (возмещения) покупателю налога на добавленную стоимость в порядке, установленном федеральным законом» (п. 8 постановления).

Счет-фактура имеет существенное значение только при предъявлении бюджетных сумм НДС, уплаченных поставщикам (подрядчикам). При начислении бюджету НДС счета-фактуры перестают играть кардинальную роль.

Все поставки отражаются в книге покупок. Контроль за достоверностью показателей книги покупок предполагает следующие дополнительные процедуры: документальный анализ обоснованности включения счетов-фактур в книгу покупок; взаимный контроль первичных документов и регистров бухгалтерского учета с записями в книге покупок по исключению сумм НДС по материальным ценностям, не использованным на производственные цели; арифметическая проверка восстановленных сумм НДС по материальным ценностям, на использованным на производственные цели; документальная и арифметическая проверка сумм НДС, предъявляемых по первичным документам и специальным расчетам по нормируемым расходам, затратам на командировки и приобретение материальных ценностей (например, ГСМ) за наличный расчет. [11]

В настоящее время в основном применяется автоматизированная  форма бухгалтерская учета, в которой применяется журнал-ордер по каждому счету.

При журнально-ордерной форме учета учет расчетов с поставщиками ведут в журнале-ордере №6. В этом журнале синтетический учет сочетается с аналитическим. Аналитический учет расчетов с поставщиками при расчетах в порядке плановых платежей ведется в ведомости № 5, данные которой в конце месяца включают общими итогами по корреспондирующим счетам в журнал-ордер № 6. На основании поступающих первичных документов поставщиков и подрядчиков, товарно-транспортных накладных, других расчетных документов в реестрах в течение месяца делают записи в хронологическом порядке, т.е. по каждому поставщику набирают суммы расчетных операций по соответствующим материальным ценностям, задолженности по счет 60, ее оплату и др. в конце месяца обороты по счету 60 из реестров переносят в журнал-ордер, где на каждого поставщика отводят для этого одну строку. Разовые операции фиксируют в журнале сразу.

Таким образом, при автоматизированной форме в учете расчетов с поставщиками совмещаются синтетический и аналитический учет, ликвидируется громоздкий учет по лицевым счетам организаций с составлением оборотных ведомостей, обеспечиваются наглядность и достоверность учета в результате применения позиционного способа записей в реестрах, а при необходимости и в самом журнале-ордере.

2.2. Заключение договоров

Расчеты между поставщиком и покупателем ведутся на основании заключенного между ними договора (Гражданский кодекс РФ).

По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать товар в собственность другой стороне (покупателю), а последний обязуется принять его и уплатить определенную денежную сумму.

Для оформления расчетов с поставщиками обычно используется типовая форма договора поставки, который является разновидностью договора купли-продажи.

По договору поставки (Приложение 4) поставщик - продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки, производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

Особенностью данного договора является то, что товар, который реализует поставщик, должен быть либо им произведен, либо закуплен в целях последующей реализации. [1]

В случае, когда сторонами предусмотрена поставка товаров в течение срока действия договора поставки отдельными партиями и сроки поставки отдельных партий (периоды поставки) в нем не определены, то товары должны поставляться равномерными партиями помесячно, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов, существа обязательства или обычаев делового оборота. В соответствии с законодательством важнейшими основами правопорядка при осуществлении сделок по поставке товаров (выполнению работ или оказанию услуг) является соблюдение формы договора, полнота и своевременность исполнения обязательств сторонами.

Наряду с определением периодов поставки в договоре поставки может быть установлен график поставки товаров (декадный, суточный, часовой и т.п.). Товары, поставленные досрочно и принятые покупателем, засчитываются в счет количества товаров, подлежащих поставке в следующем периоде.

Обязательным условием договоров по поставке товаров, является определение срока исполнения обязательств по расчетам. Поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки (передачи) товаров покупателю, являющемуся стороной договора поставки, или лицу, указанному в договоре в качестве получателя. В случае, когда договором поставки предусмотрено право покупателя давать поставщику указания об отгрузке (передаче) товаров получателям, отгрузка (передача) товаров осуществляется поставщиком получателям, указанным в отгрузочной разнарядке.

Доставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки их транспортом, предусмотренным договором поставки, и на определенных в договоре условиях. В случаях, когда в договоре не определено, каким видом транспорта или на каких условиях осуществляется доставка, право выбора вида транспорта или определения условий доставки товаров принадлежит поставщику, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов, существа обязательства или обычаев делового оборота.

Договором поставки может быть предусмотрено получение товаров покупателем (получателем) в месте нахождения поставщика (выборка товаров). Если срок выборки не предусмотрен договором, выборка товаров покупателем (получателем) должна производиться в разумный срок после получения уведомления поставщика о готовности товаров. В соответствии с условиями заключенного между организациями договора расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товаров, выполнения работ или оказания услуг либо в любой другой момент времени. [11]

В новых условиях хозяйствования основной и универсальной санкцией за нарушение договорных обязательств становится возмещение убытков, которые виновная в нарушении контракта сторона компенсирует другой стороне в сумме, не покрытой неустойкой (штрафом, пеней). К убыткам относятся расходы, связанные с неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательств, утратой или повреждением имущества, недополучением доходов, которые могли быть, если бы обязательства были исполнены. Эта санкция должна использоваться не зависимо от указания на такую возможность в контрактном соглашении.

В договор при наличии согласия обеих сторон могут включаться санкции за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, по которым законодательством не установлена имущественная ответственность. К ним относятся, например, санкции за не использование аккредитива, увеличенные санкции за нарушение условий договора. Стороны могут предусмотреть возмещение убытков в оговоренной сумме, которая взыскивается в случае ненадлежащего исполнения обязательств, в том числе в части требований своевременной и правильной оплате продукции.

Основными условиями контрактов на закупку продукции являются: предмет договора, количество закупаемой продукции, ее цена, сумма контракта, сроки исполнения, условия оплаты, качество продукции, тара и упаковка, транспортировка, санкции за ненадлежащее исполнение соглашения.

Цены реализации, как и порядок оплаты закупаемой у хозяйств продукции, определяются сторонами в договоре.

Глава 3. Синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

3.1. Общая методология  учета

Общий порядок учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

«Общая методология учета расчетов с поставщиками и подрядчиками связана с обязательствами, вытекающими в основном из договоров поставки и подряда и, в сущности, объясняется старым правилом Э. Дегранжа: "Тот, кто получает, дебетуется, тот, кто выдает, кредитуется".» [26]

«Кредиторская задолженность возникает у организации-покупателя при принятии товарно-материальных ценностей к учету (потреблении услуг), полученных от поставщика и не оплаченных ему». [13].  «При  этом на предъявленные к оплате счета поставщиков кредитуется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и дебетуются счета по учету ценностей (08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» и др.) или счета по учету затрат (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов» и др.)