Бухгалтерский учет наличных денежных средств

Пример:

Лимит остатка денежных средств в кассе предприятия

Организации обязаны хранить все свободные денежные средства в учреждениях банков. Соблюдение кассовой дисциплины контролируют конкретные банки, которые обслуживают данную организацию. Обслуживающий банк и организация заключают между собой договор. По этому договору банк устанавливает еще один лимит, ограничение на остаток денег, который может находиться в кассе на конец дня. Для установления такого лимита организация представляет в учреждение банка расчет по установленной форме⁵. Сверх этого лимита, согласно п. 9 Порядка ведения кассовых операций в РФ, деньги в кассе могут находиться только в дни выплаты заработной платы, пособий, подотчетных сумм в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, установлен свой срок – до пяти дней.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.⁶ При наличии у организации нескольких счетов в различных учреждениях банков, организация по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка, предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета. Для организации, которой установлен срок сдачи выручки «на следующий день», лимит утверждается в пределах среднедневной выручки наличными деньгами. Остаток наличных денег в кассе предприятия на конец дня, превышающий установленный лимит, рассматривается как сверхлимитный. По предприятию не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной. Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и пр.), а также в соответствии с договором банковского счета. Как правило, лимит утверждается до начала календарного года. Но если с этим произошла задержка, то, пока утверждение лимита не произошло, возникает вопрос, что же принять за лимит – прошлогоднюю, заявленную или нулевую величину? Принять заявленную, так как независимо от того, когда лимит введен, он является действительным на весь календарный год, с 1 января по 31 декабря.

При оформлении разрешения на расходование выручки, поступающей в кассу предприятия, необходимо учесть, что юридические лица и индивидуальные предприниматели, не имеющие задолженности по платежам в бюджеты всех уровней и государственные внебюджетные фонды, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать поступающую в их кассу выручку:⁷

• на заработную плату, иные выплаты работникам (в т.ч. социального характера);
• командировочные расходы;
• на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, не оказанные услуги;
• выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

При обнаружении в кассе сверхлимитных сумм со стороны налоговой инспекции возможно административное наказание. Фирму по статье 15.1 КоАП РФ могут оштрафовать на 40 000 – 50 000 руб., должностных лиц – на 4 000 – 5 000 руб. Штрафы взимаются в течение двух месяцев

с момента нарушения на основании банковского документа о проведенной проверке.⁸

Форма бланка расчета стандартная. По ее заполнению необходимо пояснить некоторые моменты.

Если у фирмы обычный рабочий график, например с 9.00 до 18.00, а отделение банка находится рядом, то выручку можно сдавать ежедневно. Другое дело, если работа длится допоздна или все «приемные пункты» находятся достаточно далеко. Тогда обычный способ сдачи выручки не подойдет, но можно воспользоваться вечерней кассой или инкассацией. Если у банка их нет, мероприятие придется проводить на следующий день. В особом положении находятся фирмы, работающие в выходные и праздники. Если они расположены в крупных городах, то выручку будут забирать ежедневно: условие об инкассации в выходные и праздничные дни обычно прописано в договоре с банком. В небольших населенных пунктах назначается периодичность – раз в столько-то дней. Тогда наличные средства, поступившие за субботу и воскресенье, можно относить в банк в понедельник.

В строке формы «Просим разрешить расходование выручки на» указываются цели, для которых предназначаются деньги. Однако если организация будет их использовать по – другому, то ей ничего не грозит.

Расчет составляют в двух экземплярах, подписывают у руководителя и главного бухгалтера и заверяют фирменной печатью. Оба экземпляра сдают в банк, откуда второй экземпляр с разрешением банка возвращается в бухгалтерию фирмы.

Наличные расчеты с применением ККТ

Законодательно установлено применение ККТ при осуществлении денежных расчетов с юридическим и физическими лицами по товарным операциям или по оказанию бытовых услуг, так как эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом.

Кассовый аппарат можно купить у организации – производителя или в специализированной фирме. При этом приобретаемая модель должна быть включена в Государственный реестр контрольно – кассовой техники.

Введенные ранее в эксплуатацию кассовые аппараты даже в случае исключения их из государственного реестра можно применять до истечения нормативного срока амортизации.⁹ Продолжительность срока амортизации определяется с учетом Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы.¹⁰ ККТ как средство механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда отнесена к четвертой амортизационной группе – имущество со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно.

Инспекция ФНС может снять с учета в одностороннем порядке модель ККТ, исключенную из реестра, если истек срок амортизации. При этом налоговый орган должен уведомить об этом организацию не поздняя дня, следующего за днем истечения нормативного срока амортизации кассового аппарата.

При покупке кассового аппарата следует заключить договор о его техническом обслуживании и ремонте с центром технического обслуживания или предприятием – изготовителем. Аппарат должен соответствовать техническим характеристикам, установленным в Положении о регистрации и применении ККТ¹¹. В частности:

• иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
• обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
• эксплуатироваться в фискальном режиме;
• иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• быть исправным;
• иметь знаки «Государственный реестр» и «Сервисное обслуживание» установленного образца;
• иметь идентификационный знак и марки – пломбы установленного образца, а также эксплуатационную документацию и др.

ККТ нужно зарегистрировать в налоговом органе по местонахождению юридического лица. Для этого необходимо подать заявление. К нему прилагают паспорт контрольно – кассовой техники и договор о ее технической поддержке.

Если же у торговой фирмы есть обособленное подразделение (киоск, магазин и пр.), то заявление о регистрации кассового аппарата следует подавать по местонахождению данного подразделения.

Налоговый орган регистрирует ККТ в течение пяти рабочих дней. Сведения вносят в книгу учета контрольно – кассовой техники. Одновременно с регистрацией пользователю выдается карточка регистрации ККТ.

У кассового аппарата три режима эксплуатации: один рабочий и два контрольных. Первый, называемый «касса», - это привычное покупателю пробивание денежных сумм и выдача чеков. Одновременно, уже сугубо для внутренних нужд, заполняется контрольная лента. Два других режима позволяют получить посменные отчеты – Х и Z.

Х – отчет представляет собой показания суммирующего счетчика, выводимые без обнуления на отдельный чек. Снимается при проверках, санкционированных руководством, либо при очередной сдаче выручки в кассу организации или старшему кассиру. Х – отчет можно сформировать в любое время по секциям, сменам или по кассе в целом.

В конце смены при сдаче оставшейся части выручки счетчик обнуляют. Его последнее состояние, которое и является Z – отчетом, регистрируется в фискальной памяти и на чеке. Отчет содержит показания секционных и контрольных регистров на начало и конец дня, сумму дневной выручки, а также суммы и число чеков возврата, суммы скидок и число аннулированных чеков.

Что дальше делать с Х- и Z – отчетами, законодательством не оговорено, но совершенно очевидно, что их следует сохранять. Х – отчет, фиксирующий часть дневной выручки, рекомендуется прикладывать к ПКО, а Z – отчет как итоговый документ по смене – наклеивать в журнал кассира – операциониста.

Налоговый кодекс не устанавливает срока хранения для документов, не относящихся к первичным, и их отсутствие ненаказуемо. Вместе с тем налоговики настаивают, чтобы журнал кассира – операциониста, контрольные ленты, Z – отчеты, как и первичные документы, хранились пять лет. Ответственный – руководитель организации.¹² Есть и еще один повод не спешить избавиться от лишних бумаг. Хотя Налоговый кодекс не требует хранить все документы, тем не менее за их непредоставление по запросу инспектора предусматривает штраф.¹³ Организациям – 50 руб. за каждый такой документ. А согласно ст. 15.6 и 19.7 КоАП РФ на 300-500 руб. пострадают и должностные лица.

В течение дня кассир принимает деньги от покупателей и одновременно пробивает на кассовом аппарате кассовый чек, который погашается путем надрыва и выдается покупателю.

Чек – обязательный документ при наличных расчетах, подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и юридическим лицом. Как всякий документ, он содержит определенный набор реквизитов:

• наименование и ИНН организации;
• заводской номер кассового аппарата;
• порядковый номер, дата и время покупки (оказания услуг);
• стоимость покупки;
• отметка о фискальном режиме. [ 16 ]

За неприменение кассового аппарата предусмотрена административная ответственность. Под неприменением ККТ, в частности, понимают¹⁴:

• фактическое не использование ККТ, в том числе по причине ее отсутствия;
• использование ККТ, не зарегистрированной в налоговых органах;
• использование кассового аппарата, который не включен в Государственный реестр контрольно – кассовой техники;
• использование ККТ без фискальной (контрольной0 памяти, с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти;
• использование контрольно-кассового аппарата, у которого пломба либо отсутствует, либо имеет повреждение;
• пробитие контрольно – кассовой машиной чека с указанием суммы, которая меньше уплаченной покупателем, и др.

За данные правонарушения статьей 14.5 КоАП РФ предусмотрены следующие штрафные санкции:

• с кассиров – от 1 500 до 2 000 руб.;
• с должностных лиц – от 3 000 до 4 000 руб.;
• с организаций и предпринимателей – от 30 000 до 40 000 рублей

Как видно в нарушители могут попасть все. Однако ФНС России полагает, что эта статья должна распространяться не на кассиров и должностных лиц, а только на организации и индивидуальных предпринимателей. И вот почему: применять кассовый аппарат продавца обязывает не закон о применении ККМ, а трудовой договор, заключенный с работодателем – владельцем ККМ. А упомянутый закон, в свою очередь, возлагает данную обязанность на организации и индивидуальных предпринимателей. Да и к ответственности за отсутствие кассового аппарата привлекается именно организация (предприниматель), а не продавец. И тем не менее налоговые инспекторы все же напоминают, что на основании главы 39 ТК РФ работодатель вправе впоследствии потребовать возмещения штрафов с продавца.

Порядок приема денег:

1. кассир называет сумму к оплате;
2. кассир получает деньги от покупателя, называет полученную сумму и кладет их отдельно на виду у покупателя
3. кассир печатает чек
4. кассир называет сумму сдачи и выдает ее покупателю вместе с чеком.