Бухгалтерский учет денежных средств в кассе предприятия

Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещен.

Кроме того, следует отметить, что кассир не имеет права хранить личные деньги в сейфе предприятия. В случае проверки наличности и обнаружения излишков деньги приходуются в кассу предприятия и объяснения, почему и как личные деньги оказались в кассе, не принимаются.

Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе учреждения, несет кассир.

На рассматриваемом предприятии обязанности ведения кассовых операций по письменному распоряжению руководителя предприятия и по согласованию с главным бухгалтером возложены на бухгалтера, которого под расписку ознакомили с Порядком ведения кассовых операций, после чего с ним был заключен договор о полной материальной ответственности. Договор составили в двух экземплярах:

• один экземпляр хранится у кассира;
• второй - в кадровой службе.

В соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный учреждению, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Наличные денежные средства в кассу предприятия поступают с расчетного счета, от подотчетных лиц, от заказчиков за оказанные услуги и используются для выплаты командировочных и хозяйственных расходов, заработной платы работникам предприятия и на другие цели.

В кассе предприятия хранятся наличные деньги в пределах лимита, установленного обслуживающим данное предприятие учреждением банка по согласованию с руководителем ООО «Альфастрой».

Для ведения кассовых операций юридическое лицо, индивидуальный предприниматель устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем (далее - касса), после выведения в кассовой книге 0310004 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег).

Обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица (далее - обособленное подразделение), для совершения операций которого юридическим лицом в кредитной организации или Центральном банке Российской Федерации (далее - банк) открыт банковский счет, устанавливает лимит остатка наличных денег в порядке, предусмотренном настоящим Положением для юридического лица.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель издают об установленном лимите остатка наличных денег распорядительный документ, который хранится в порядке, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель).

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель определяют лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к настоящему Положению.

Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет лимит остатка наличных денег с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях, за исключением случая, предусмотренного абзацем вторым пункта 1.2 Положения.

 

Кассир организации строго следит за лимитом наличных денежных средств, потому что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения является одним из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ квалифицируется как административное правонарушение, влекущее наложение административного штрафа.

Все наличные денежные средства, превышающие лимит кассы, кассир сдает в банк по объявлению на взнос наличными

Объявление на взнос наличными по форме по ОКУД 0402001 заполняет бухгалтер от руки в одном экземпляре. Исправления и помарки не допускаются!

При заполнении объявления в качестве даты взноса наличных указывается фактическая дата представления денег в банк, источники поступления наличных денежных средств указываются в соответствующих графах, как прописью, так и в виде кода.

На принятые суммы банк выдает кассиру квитанцию, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера и списания денежных средств в кассе.

Кассир, оформляя прием или выдачу денежных средств из кассы, использует в работе формы приходных (форма N КО-1) и расходных (форма N КО-2) кассовых ордеров, утвержденных Постановлением N 88.

Прием наличных денег кассир производит по приходным кассовым ордерам (форма N КО-1). Приходный кассовый ордер в отношении наличия подписей считается правильно оформленным, соответственно, не вызывающим нареканий со стороны проверяющих, если содержит две росписи - главного бухгалтера и кассира.

Также, при приеме денежных билетов и монет в платежи кассир предприятия обязательно руководствуется установленными Центральным банком Российской Федерации Признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью кассира и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:

• по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
• по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «Без налога (НДС)»;
• по стро «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
• в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

У предприятия также возникает и необходимость получения денежных средств из банка. Получить деньги со своего расчетного счета предприятию можно, выписав денежный чек

Чтобы иметь возможность выписать чек и, соответственно, получить наличные денежные средства, была предварительно получена в банке чековая книжка, выданная по письменному заявлению главного бухгалтера.

Выписывая денежный чек, кассир заполняет его строго в установленном порядке с указанием суммы, даты выдачи, наименование получателя, а также сведений о назначении полученных сумм.

Чек подписывает главный бухгалтер и руководитель.

Подписание чека до заполнения всех его реквизитов категорически запрещается, чтобы избежать возможности возникновения злоупотреблений. Подписанный, но не заполненный чек, попав в недобросовестные руки, может привести к тому, что по данному чеку с расчетного счета злоумышленником будут сняты все денежные средства.

Никакие поправки в тексте чека не допускаются, т.к. делают чек недействительным, поэтому бухгалтер заполняет чек очень внимательно и чернилами одного цвета.

Одновременно с заполнением чека заполняются все реквизиты корешка чека.

На полученную сумму в банке денежную наличность бухгалтер также выписывает приходный кассовый ордер за подписью главного бухгалтера и кассира и регистрирует его в книге регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Следует здесь отметить, что требование о ведении журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и заменяющих их документов часто не выполняется в ходе практической деятельности. В то же время, как видно из практики рассматриваемого предприятия, ведение такого журнала обеспечивает выполнение мер дополнительного контроля за движением денежных средств.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу, кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и следит, чтобы получатель поставил дату и расписался. Если вместо расходного кассового ордера составлена платежная ведомость на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.

Работникам предприятия кассир может выдать деньги и по удостоверению, выданному предприятием, т.к. на нем имеется фотография и личная подпись владельца.

Выплату денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если такая выплата производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре бухгалтером, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

В расходном кассовом ордере:

• по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
• по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления

Сумма прописью в расходном кассовым ордере должна быть -проставлена от руки человеком, получающим денежные средства.

Строка «Документ» обязательно заполняется не только на лиц, не работающих на данном предприятии, но также и на своих сотрудников.

На выплату денег по расчетно-платежной ведомости расходный кассовый ордер можно не выписывать. Основанием для выплаты служит подписанная руководителем ведомость.

По истечении трех дней, установленных для выплаты заработной платы в платежной ведомости против фамилий лиц, по которым не произведены указанные выплаты кассир делает отметку от руки «Депонировано», составляет реестр депонированных сумм и в конце платежной ведомости делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию сумм, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет надпись своей подписью. Затем записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и указывает «Расходный кассовый ордер N ____»

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятие часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.

Кассир на основании этого документа выдает наличные денежные средства подотчетному лицу, но только в случае, если по ранее выданным денежным средствам подотчетное лицо отчиталось полностью.

Купив необходимые товары и имея все необходимые документы, сопутствующие покупке, подотчетное лицо составляет авансовый отчет. Форма авансового отчета №АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет».

Бухгалтер проверяет правильность составления авансового отчета, приложенных к нему документов.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам.

Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат проводится юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере  (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (далее - документ, удостоверяющий личность), либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Перед выдачей наличных денег кассир, получив расходный кассовый ордер (расчетно-платежную ведомость, платежную ведомость), проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера - наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере , и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере , данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа. В расчетно-платежной ведомости  (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «по доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости ).