Бухгалтерские информационные системы

Содержание:

1. Бухгалтерские информационные системы: определение, виды, черты, сферы применения.
2. Автоматизация складского учета.
3. Виды выходной информации, формируемой в бухгалтерских системах. Виды отчетов, формируемых в бухгалтерских информационных системах Формирование бухгалтерской и налоговой отчетности в бухгалтерских информационных системах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Бухгалтерские информационные системы: определение, виды, черты, сферы применения.

Информационная система — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации компьютера. Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы. ИС в узком смысле рассматривают как программно-аппаратную систему, предназначенную для автоматизации целенаправленной деятельности конечных пользователей, обеспечивающую, в соответствии с заложенной в нее логикой обработки, возможность получения, модификации и хранения информации.

В любом случае основной задачей ИС является удовлетворение конкретных информационных потребностей в рамках конкретной предметной области. Современные ИС де-факто немыслимы без использования баз данных и СУБД, поэтому термин «информационная система» на практике сливается по смыслу с термином «система баз данных».

В идеале в рамках предприятия должна функционировать единая корпоративная информационная система, удовлетворяющая все существующие информационные потребности всех сотрудников, служб и подразделений. Однако на практике создание такой всеобъемлющей ИС слишком затруднено или даже невозможно, вследствие чего на предприятии обычно функционируют несколько различных ИС, решающих отдельные группы задач: управление производством, финансово-хозяйственная деятельность и т.д. Часть задач бывает «покрыта» одновременно несколькими ИС, часть задач - вовсе не автоматизирована. Такая ситуация получила название «лоскутной автоматизации» и является довольно типичной для многих предприятий.

Классификация информационных систем

По степени автоматизации ИС делятся на:

- автоматизированные: информационные системы, в которых автоматизация может быть неполной (то есть требуется постоянное вмешательство персонала);

- автоматические: информационные системы, в которых автоматизация является полной, то есть вмешательство персонала не требуется или требуется только эпизодически.

«Ручные ИС» («без компьютера») существовать не могут, поскольку существующие определения предписывают обязательное наличие в составе ИС аппаратно-программных средств. Вследствие этого понятия «автоматизированная информационная система», «компьютерная информационная система» и просто «информационная система» являются синонимами.

По характеру обработки данных ИС делятся на:

- информационно-справочные, или информационно-поисковые ИС, в которых нет сложных алгоритмов обработки данных, а целью системы является поиск и выдача информации в удобном виде;

- ИС обработки данных, или решающие ИС, в которых данные подвергаются обработке по сложным алгоритмам. К таким системам в первую очередь относят автоматизированные системы управления и системы поддержки принятия решений.

Классификация по охвату задач (масштабности):

Персональная ИС предназначена для решения некоторого круга задач одного человека.

- Групповая ИС ориентирована на коллективное использование информации членами рабочей группы или подразделения.

- Корпоративная ИС в идеале охватывает все информационные процессы целого предприятия, достигая их полной согласованности, безизбыточности и прозрачности. Такие системы иногда называют системами комплексной автоматизации предприятия.

 

 

Особенности бухгалтерских информационных систем

 

Бухгалтерские информационные системы (БИС) отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС:

- информационной базы объекта управления;

-     программного обеспечения;

-     вычислительной системы;

-     пользователей.

Основу БИС составляет информация - совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений.

Задачи БИС:

- обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

- получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;

интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

- получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;

- автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

Особенности бухгалтерской информации: требования, характеристики и пользователи

Основу БИС составляет информация — совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений. Требования, предъявляемые к бухгалтерской информации.

 Чтобы бухгалтерская  информация достаточно однозначно  воспринималась и понималась  теми, кто участвовал в ее подготовке  на предприятии, и теми, кто использует  ее вне предприятия, она должна  удовлетворять определенным требованиям.

Во-первых, бухгалтерская информация должна удовлетворять требованиям сравнения и постоянства. Т.е., нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета. В этом случае пропадает возможность сравнения данных. Однако это не означает, что устаревший или неудачно выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго. Для изменения используемой формы учета должны быть веские основания. Такие изменения могут происходить в том случае, если они совмещены с началом нового учетного периода (года).

 Во-вторых, бухгалтерская  информация должна быть существенной. Не следует терять время на  учет незначительных факторов. Т.е., если усилия по учету сравнимы  со стоимостью учитываемых средств, то учет необходимо упростить. Каждое предприятие выбирает  свой уровень существенности  учета. Так, в зависимости от того, какое значение придается объекту учета, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам, а в другом – к материально-производственным запасам и сразу списан на затраты.

В-третьих, бухгалтерская информация должна быть консервативной. Т.к. отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является однозначным, необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична. Это означает, что следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Данная особенность обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и в определении величины прибыли.

 В-четвертых, бухгалтерская  информация должна быть полной, содержать максимум того, что  необходимо пользователю. В мировой  практике выделяют 4 основные характеристики  бухгалтерской информации, которые  должны быть обеспечены действующей  системой бухгалтерского учета:

1. релевантность: информация  должна способствовать принятию  решения, т.е. иметь предсказательную  ценность, свойство обратной связи, своевременность;

2. надежность – свойство  информации, предполагающее ее достаточную  свободу от ошибок и пристрастности: - репрезентативность – наличие  прямой связи между явлением  и его оценкой - нейтральность  – на оценку явления не оказывает  влияние то, каких целей желает  добиться пользователь/эксперт, проводя  оценку - проверяемость – означает, что различные эксперты, проводя сбор и обработку информации придут к одним и тем же результатам;

3. сопоставимость – свойство  формы представления информации, которая повышает ее полезность  за счет возможности ее сравнения  с аналогичными показателями  или данными. Предельная форма  – единообразие;

4. последовательность –  постоянство в применении любого  учетного принципа и способа  учета после его принятия в  отношении конкретного объекта 

Пользователи:

1. Внутренними пользователями  бухгалтерской информации являются: - администрация (совет директоров, менеджеры, служащие), - собственники 

2. Внешними пользователями  бухгалтерской информации являются:

- пользователи с прямыми  финансовыми интересами (настоящие  инвесторы, потенциальные инвесторы, кредитующие банки),

- пользователи с косвенными  финансовыми интересами (финансовые  органы, налоговые органы, обслуживающие  банки, другие правительственные  органы, профсоюзы, страховые компании, заказчики),

- пользователи без финансового  интереса (органы статистики, арбитраж, аудиторские фирмы).

 Внутренние пользователи  используют учетную информацию  с целью управления организацией. Внешние пользователи, изучая предоставленную (публичную) информацию бухгалтерского (финансового) учета (финансовую отчетность), производит оценку финансового  состояния и финансового положения  организация в зависимости от  финансовых интересов.

 

Общие и специфические принципы построения и функционирования БИС.

 При проектировании  БИС необходимо учитывать, что  они имеют как черты, свойственные  всем системам автоматизированной  обработки экономической информации, так и специфические. К общим  принципам построения и функционирования  БИС относят:

- принцип первого лица,

- принцип системного  подхода,

- принцип надежности,

- принцип непрерывного  развития,

- принцип экономичности,

- принцип совместимости.

Принцип первого лица определяет право принятия окончательного решения и порядок ответственности на различных уровнях управления.

     Принцип системного подхода предполагает в процессе проектирования АСБУ проведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает однократный ввод информации в систему и многократное ее использование, единство информационной базы, комплексное программное обеспечение.

Принцип надежности обеспечивается с помощью различных способов, например, дублированием структурных элементов системы или их избыточности.

Принцип непрерывного развития системы требует возможности ее расширения без существенных организационных изменений.

Принцип экономичности заключается в том, чтобы выгоды от новой БИС не превышали расходы на нее.

Принцип совместимости предполагает, что проектируемая БИС будет учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы и квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет, при условии их подготовленности к работе в этой системе.

Для БИС свойственны и специфические черты. Так, в БИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

 Принцип обратной связи  является одним из основных  принципов любой системы управления. Однако, только решив задачи бухгалтерского  учета, можно осуществить обратную  связь. БИС – единственный источник  достоверной информации для обратной  связи. Именно эту информацию  руководители предприятия используют  для принятия решений.

 Кроме того, для БИС  характерной является возможность  автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса сбора, регистрации информации (автоматизация первичного учета). 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Автоматизация складского учета.

В условиях рыночной экономики основой успешной деятельности любого предприятия (организации, фирмы и т.п.) является обеспечение требуемого уровня рентабельности его хозяйственной деятельности. Не менее важно поддержание платежеспособности фирмы, планирование и контроль связанного с этим фактором движения денежных средств.  
Остановимся подробнее на проблемах крупных компаний (корпораций, холдингов), для которых характерна сложная структура, связанная с многопрофильностью подразделений, их территориальной распределен-ностью и различием в производственном потенциале. Как правило, это такие проблемы, как:  
-   Отсутствие организационного единства среди подразделений предприятия, в частности, одинакового понимания сущности бизнес-процессов, единой методологии бухгалтерского учета, унификации нормативно-справочной информации.  
-  Трудности планирования деятельности по всем горизонтам (долгосрочного, текущего, оперативного) на всех уровнях управленческой вертикали, доведения до каждого из подразделений конкретных задач, контроля над текущим исполнением и анализа выполнения этих задач.  
-    Недостаточная оперативность (актуальность) данных о финансово-хозяйственной деятельности подразделений, филиалов и корпорации в целом.  
-    Высокая трудоемкость сбора и обобщения (консолидации) данных территориально-распределенных участков, в частности, бухгалтерий, каждая из которых ведет свои, "неполные" с точки зрения корпорации, балансы; большое количество ошибок в подобных данных, их разнородность и несогласованность.  
-    Отсутствие оперативной и достоверной информации о взаиморасчетах (взаимозачетах) с внешними поставщиками и потребителями, а также — филиалами предприятия, и, как следствие, трудность управления дебиторской - кредиторской задолженностью. Решение этой проблемы значительно усложняется при изменении статуса контрагента (например, при покупке корпорацией фирмы, которая ранее была внешним контрагентом).  
В условиях переходного периода и экономического кризиса все перечисленные выше проблемы усугубляются, а также появляются новые, связанные с такими факторами, как инфляция и неплатежи; высокая доля денежных суррогатов и сложных взаимозачетов в общем объеме финансовых потоков; широкая распространенность натурального обмена (бартера); частое изменение законодательства, в частности, налогового.  
Проблема адаптации программного обеспечения АСУП, т. е. приспособления к условиям работы на конкретном предприятии, была осознана с самого начала работ по автоматизации управления.  
Содержание и методы адаптации эволюционировали вместе с методологией создания и внедрения систем. Суть проблемы в том, что в конечном итоге каждая АСУП уникальна, но вместе с тем ей присущи и общие, типовые свойства. Любая подсистема программного обеспечения отображает обе эти стороны АСУП. В технологическом смысле адаптация программного обеспечения АСУП - это переход от базовой системы, отображающей типовые свойства системы, к окончательному решению, приспособленному для работы в данной АСУП.