Бухгалтерская обработка документов

       Первичные документы,  прошедшие обработку, должны иметь  отметку, исключающую возможность их повторного использования:

• При ручной обработке – дату записи в учетный регистр
• При обработке на вычислительной установке – оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

       Все  документы, приложенные к приходным  и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

       Дополнительные  требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка Российской Федерации и другими нормативными актами.

         Проверенные и принятые бухгалтерией  документы подвергаются обработке,  которая состоит из следующих  этапов:

        Таксировка — это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.

     Группировка — это объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой либо период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира.

      Контировка (проставление корреспонденции счетов) — это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций.

       В настоящее время корреспондирующие счета по хозяйственным операциям проставляют в основном на бланках первичных документов, которые имеют для этих целей специальные графы. Для сокращения учетных записей корреспондирующие счета могут проставляться и в сводных регистрах (ведомостях). От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получении достоверной информации о хозяйственной деятельности организации. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операций по счетам в учетных регистрах.

1.2.5. Порядок хранения бухгалтерских документов

       В  соответствии со ст.17 Закона РФ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В связи с этим на предприятии должен быть создан архив и назначен работник, ответственный за его сохранность.

       Рабочий  план счетов бухгалтерского учета,  другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы  машинной обработки данных должны  храниться организацией не менее  пяти лет после года, в котором  они использовались для составления  бухгалтерской отчетности в последний раз.

       Сохранность  первичных бухгалтерских документов, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в  архив обеспечивает главный бухгалтер  предприятия.

       Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

       Документы  до передачи их в архив организации  должны храниться в бухгалтерии  в специальных помещениях или  закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

       Бланки  строгой отчетности должны храниться  в сейфах, металлических шкафах  или специальных помещениях, позволяющих  обеспечить их сохранность.

       Обработанные  вручную первичные документы  текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

       Особое  значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной  платы работникам предприятия.  Срок хранения лицевых счетов  рабочих и служащих определяется  по формуле: 75 – В (лет), где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

       Расчетные  ведомости на выдачу заработной  платы должны храниться в течение  пяти лет, но при отсутствии  лицевых счетов – 75 лет.

       Лицевые  счета получателей пенсий и  государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий – 1 год.

       Документы,  срок хранения которых определен  Перечнем «постоянно», подлежат  государственному хранению и  передаются в соответствующие  государственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР.

       В  случае прекращения деятельности  организации документы, связанные  с начислением и выплатой заработной  платы работникам, подлежат сдаче  в государственные архивы.

       Организации,  от которых документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела, практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли.

       На  крупных предприятиях целесообразна  разработка и утверждение специального  внутреннего акта – Положения о порядке хранения документации.

       В  Положении о порядке хранения  документации определяются с  учетом конкретных условий деятельности  организации: виды документов, подлежащих  обязательному хранению; структурные  подразделения, обеспечивающие хранение документов; порядок поступления документов на хранение; сроки хранения документов; порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений; порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними другие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Управленческие документы, их виды и структура

2.1. Правила оформления управленческих документов

 

       Необходимой  частью предпринимательской деятельности  современного предприятия, становится получение коммерческой информации, правильное оформление документов в соответствии с требованиями рынка, подготовка рекламы и т.д. Без управленческих документов невозможно осуществлять планирование, финансирование, кредитование, решать задачи бухгалтерского учета и отчетности, кадрового обеспечения и т.п. Производственно-хозяйственная деятельность предприятия, фиксируется в договорах, контрактах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора – в приказах распоряжения по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах и т.д. Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями.

       В современных условиях роста номенклатуры выпускаемых изделий, увеличения объема информации, расширения экономических и культурных связей возникла необходимость правильной организации документирования: процесса создания, исполнения и оформления документов. На предприятии должен быть установлен единый порядок по составлению документов и работе с ними, который следует закрепить инструкцией по делопроизводству и довести до сотрудников.

       Работа  с документами не должна отвлекать  работников от решения задач  производственно-хозяйственной деятельности, развития предприятия, получения максимальной прибыли, конкурентной борьбы.

       От  правильной организации работы  с документами во многом зависит  оперативность и надежность управления, культура работы управленческого  аппарата, организация труда на  предприятии.

       Управленческая деятельность фиксируется в основном в организационно-распорядительных документах, которые подразделяются на следующие группы:

1. Организационные документы: уставы, положения, инструкции, правила
2. Распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, решения
3. Справочно-информационные документы: письма, докладные и служебные записки, справки, протоколы, акты
4. Кадровые документы: заявления, анкеты, представления, справки

       Всякий  отдельный документ состоит из  элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Для конкретного вида документа, например, приказа, акта и т.п., характерен свой формуляр, который называется типовым формуляром.

       В  основу унификации и стандартизации систем документации положен принцип создания общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения документов получили название формуляр-образец.

       Государственные  стандарты вводят единообразие в оформление документов, что является необходимым условием механизации и автоматизации работы с ними. Наличие необходимых реквизитов и правильное их оформление обеспечивают юридическую силу документа.

       Документы  должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа
• Дата составления документа
• Наименование организации, от имени которой составлен документ
• Содержание хозяйственной операции
• Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении
• Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления
• Личные подписи указанных лиц

       Общие  требования к оформлению реквизитов  служебных документов изложены  в ГОСТ Р 6.30-97.

       Так же каждый документ можно разделить на 3 основные части:

• Заголовочную часть
• Основную часть
• Оформляющую часть

  Реквизит «эмблема организации»

       Эмблема предприятия – условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке и отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак, рисунок, аббревиатура и т.п. Размеры эмблемы не ограничены.

       Реквизит «Наименование организации»

       Согласно ст. 54 Гражданского Кодекса Российской Федерации каждое юридическое лицо имеет свое фирменное наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. «Наименования некоммерческих организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица». Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах. Он располагается под реквизитом «эмблема организации».

       Реквизит «справочные данные об организации»

       Данный реквизит может быть расширен введением номера факса, адреса электронной почты и других сведений по усмотрению организации. Адрес проставляется типографским способом или с помощью ПК.

       Реквизит «наименование вида документа»

       Данный реквизит дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований. Он располагается в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юридического адреса и печатается прописными буквами от границы левого поля. Этот реквизит является одним из важнейших.

       Реквизит «дата документа»

       Дата документа – обязательный реквизит любого документа, обеспечивающего его юридическую силу. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют разные стадии работы с документом. Датой документа является:

• Дата его подписания
• Дата его утверждения
• Дата событий, которые в нем зафиксированы