Бухгалтерия, как структурное подразделение

      Дело  в том, что  в  марте   1998  года  вышло  Постановление  Правительства  РФ №  283  ,  утвердившее Программу   реформирования   бухучета   в  соответствии  с  мировыми  стандартами  .   Помимо   всего  прочего  , эта   Программа   предусматривает   возможность  аттестации   бухгалтеров .  Вслед  за  этим  Институт  профессиональных   бухгалтеров   России  (  ИПБ )  выпустил   Положение   о  подготовке  и  аттестации  профессиональных  бухгалтеров, среди множества  пунктов  которого  есть  один  настораживающий  : ИПБ  рекомендует  фирмам,  подлежащим  обязательному  аудиту , на  должность главного бухгалтера  назначать  аттестованного специалиста. Поскольку это была всего лишь рекомендация , да и  сам ИПБ является по сути общественной организацией,  начавшийся  было  переполох в  бухгалтерской  среде быстро  закончился. 

        Новые вопросы  возникли  в начале  2000 года после выхода  приказа Минфина России № 4н.  В утвержденной  им  новой форме баланса появилась строка  о номере  аттестата профессионального бухгалтера . Увидев  ее многие  занервничали  . Как оказалось , не зря : некоторые  налоговые  инспекции  отказались  принимать отчетность у неаттестованных   бухгалтеров . Страсти утихли  после того как по каналам  МНС России  прошло разъяснение : отчетность принимать.

        Таким образом , аттестация была  и остается  добровольной. Идея  перевести ее  в разряд обязательной , несмотря на усилия ИПБ ,пока не находит поддержки. Тем не менее , по данным того же ИПБ , по состоянию  на 26  февраля  2001  года в России насчитывалось 70 684 профессиональных  бухгалтера, что немало. Их подготовку осуществляют около 300  учебно-методических центров ( УМЦ ), функционирующих  практически  во всех регионах страны.

          Главный смысл аттестации заключается  в том , что в  новых   рыночных  условиях  бухгалтер   уже не может  быть просто  счетоводом -  он должен  быть профессионалом , выполнять функции  аналитика, прогноста,  формировать по совершенно  новым принципам финансовую  отчетность своей   организации  . Без постоянного обучения и повышения квалификации  даже бухгалтер  с 20- летним стажем  работы  не сможет выполнить  эти ранее не свойственные  ему функции. Свой  качественный  уровень  он должен поддерживать  постоянно.

      Получив аттестат бухгалтер с  одной стороны , приобретает некоторое   спокойствие -  теперь не  нужно  бояться  введения обязательной  аттестации , с другой он получает  новые проблемы . Ведь аттестат профессионального  бухгалтера  мало  получить – нужно  ежегодно  подтверждать свое  право  называться  настоящим  профессионалом.

         Кроме Положения  о подготовке  аттестации  профессиональных  бухгалтеров  существует  еще  и Положение о повышении  квалификации уже аттестованных специалистов. Согласно  этому  документу, члены  ИПБ обязаны  ежегодно  повышать свою  квалификацию  не менее 40 часов в год. Как  обязательные  часы засчитываются участие в семинарах , форумах , конгрессы бухгалтеров, а так же публикации и стажировки.  Правда подобные формы повышения   квалификации не должны  превышать 10 часов из положенных 40. Кроме того , аттестованный бухгалтер в течении пяти лет  не  может  прослушивать и зачесть один и тот же курс  дважды. Кроме того , членство в ИПБ – удовольствие  платное. Ежегодный членский взнос составляет  8 базовых сумм ( 800 рублей). А  через 5 лет  аттестат  нужно  продлять ( вот тут-то и понадобятся бумаги , о том , что бухгалтером  были  прослушаны  каждый год по  40  часов.)

          Таким образом, после получения  аттестата  бухгалтера  ждет  полная  событий . а значит и   проблем жизнь профессионального   бухгалтера , действительного члена   ИПБ. Оценить , чего больще – преимуществ или недостатков, достаточно  сложно. Аттестация -  пока дело достаточно новое , законодательно не  оформленное , поэтому  вопросов  порождает  множество. И каждый волен отвечать  на них  по-своему. 
 

4. Организация рабочего места бухгалтера и планирование работы

 Работники бухгалтерии относятся к категории  работников умственного труда. К  категории умственного труда относятся те виды трудовой деятельности, которые характеризуются преобладанием нервных нагрузок, связанных с объемом, напряжением, глубиной  внимания, способностью его к переключению, с такими психофизиологическими процессами, как память, восприятие, мышление и т.д.

 Исходя  из требований НОТ рациональная организация  рабочего места работника умственного труда – существенный момент в создании условий для плодотворной работы.

 Под рабочим местом работника, в нашем  случае работника бухгалтерии, подразумевается совокупность предметов мебели и технических  средств, используемых в работе. Задача совершенствования рабочего места предполагает оснащение его всем необходимым в соответствии с особенностями выполняемой работы, а так же рациональное расположение необходимого освещения, создание наиболее комфортных условий для работы, предотвращение воздействия неблагоприятных факторов внешней среды, облегчение труда, поскольку он связан с постоянным высоким нервным напряжением, большими статическими нагрузками.

 Существует  ряд общих требований к организации  рабочего места, главными из которых  являются досягаемость, обозримость всех рабочих материалов, а так же изолированность рабочего места. Досягаемость предполагает такую планировку рабочего места, при которой все механические средства и рабочие материалы располагаются так, что работа с ними не требует лишних движений, не приводит к утомлению и нерациональным затратам рабочего времени.

 Обозримость в сочетании с постоянством мест хранения материалов позволяет сократить потери рабочего времени на их поиск. Изолированность рабочего места позволяет снять излишнее напряжение, избежать влияния отвлекающих факторов.

 Поскольку  труд бухгалтера связан с постоянным поиском информации, то возможность  быстро находить ее является важным условием повышения плодотворности труда, а  так же его качества и оперативности. Увеличение объема информации усложняет систему ее поиска и предполагает наличие определенных навыков, позволяющих быстро и профессионально ориентироваться в ней, полнее использовать различные источники. Подготовленность любого специалиста в вопросах получения информации должна складываться из ряда необходимых представлений: об общей системе научно-технической информации, обо всех источниках информации по конкретной специальности, о наиболее совершенной системе поиска информации.

 Возрастающая  роль информации привела к созданию и развитию информационных технологий. В этом отношении можно привести пример использования системы "Гарант" и "Консультант плюс", которые широко используются в практике работы бухгалтера. Эти программы построены так, что позволяют получить необходимую информацию по любому интересующему вопросу.

 Одним из важных элементов организации  труда бухгалтера является создание и хранение личного архива, без которого серьезная работа невозможна. Личный архив может включать различные документы, копии, картотеки и др.

 Упорядочение личного архива позволяет наиболее полно использовать информацию о работе, систематически пополнять ее, сокращать время на поиск необходимых материалов.

 Удобство  и эффективность использования  личного архива во многом зависят  от того, насколько правильно хранятся рабочие документы. При этом следует обратить внимание на рациональную организацию рабочего места. Считается целесообразным раздельное хранение материалов разного вида (книг, периодических изданий, документов), причем следует учитывать частоту использования источников информации в работе. Кроме того, при создании личного архива необходимо учитывать особенности хранения различных видов рабочих материалов. Например, справочные издания, наиболее часто используемые в качестве источников информации, всегда должны храниться в зоне досягаемости.

 Применительно к периодическим изданиям надо иметь  в виду, что, как правило, в журналах, бюллетенях, в других изданиях интерес для определенного специалиста представляет лишь часть информации (20-30%), поэтому нет необходимости хранить массу журналов в целом виде. Нужные статьи лучше подшивать в соответствии с тематикой.

 Такой порядок ведения личного архива позволяет экономнее расходовать  время на поиск нужной информации. Эффективное использование рабочего времени, плодотворность деятельности работников умственного труда зависят от того, насколько правильно строится их деловое общение. Последнее включает деловую переписку, телефонные разговоры, установление непосредственных деловых контактов. При плохом владении техникой делового общения возрастают потери рабочего времени, увеличиваются затраты труда на решение даже самых  несложных вопросов, появляется чувство психологического дискомфорта. Что бы избежать подобных проблем необходимо придерживаться определенных правил и использовать выработанные практикой приемы делового общения.

 Эффективность труда, и, прежде всего, умственного, во многом определяется  тем, насколько рационально используется рабочее время, правильно определяется приоритетность заданий, реально оценивается возможность их выполнения в конкретно установленные сроки.

 Планирование  личной работы осуществляется в определенной последовательности и включает элементы:

• анализ личного бюджета времени;
• оценку планируемой деятельности;
• сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени;
• формирование личного перспективного плана;
• разработку проекта рабочей недели;
• составление планов рабочего дня.

 Важное  значение в планировании личной работы имеет обоснованный выбор формы  записи текущих дел. Это могут быть: календарь для записи личных дел, записная книжка, календарь-еженедельник и др.

 Планирование  личного бюджета времени по существу сводится к составлению проекта  процессов труда на предстоящий  период. При этом планировать следует  не только свои профессиональные и личные цели, но и всю текущую рабочую нагрузку. Это необходимо для того, что бы получить ясность, какую работу необходимо выполнить в первую очередь, какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим исполнителям, а каких нагрузок можно избежать вовсе.

 При планировании времени надо придерживаться ряда продиктованных практикой принципов, наиболее важными из которых являются следующие:

1. План целесообразно составлять на определенную часть своего рабочего времени (лучше всего на 60% времени). В этом случае 20% приходится на непредвиденную активность, куда попадают резервы времени и непланируемые действия, а еще 20% остается на спонтанную активность, то есть, на управленческую деятельность и творчество. Безусловно, в зависимости от вида и рода занятий возможны отклонения в запланированных объемах времени.
2. Необходимо систематически анализировать виды деятельности и расход времени, для чего следует фиксировать и перепроверять, как и на что используется время.
3. Все предстоящие в плановом периоде задачи необходимо свести воедино, составить последовательный план действий, предварительно разделив их на долго-, средне- и краткосрочные действия и установив приоритетность их выполнения.

 Составляя план действий, целесообразно руководствоваться следующими правилами:

• не следует чрезмерно подробно планировать время. В план надо включать только такой объем работ, который реально может быть выполнен;
• план должен быть гибким, то есть, приспособленным к меняющимся условиям, поскольку важно достижение поставленных целей, а не просто четкое соблюдение позиций плана;
• необходимо стремиться к восполнению потерь рабочего времени;
• необходимо уметь избавляться от "спешных дел", поскольку далеко не всегда неотложное дело является наиболее важным и срочным. Вместе с тем именно "спешные дела" занимают большую часть времени.
• Следует определить в плане, какую работу нужно выполнить лично, а какую можно перепоручить;
• Необходимо планировать и использовать свое свободное время, а так же время, которое тратится на поездки и ожидания, для выполнения несложных, но необходимых видом деятельности (например, обдумывание своих действий);
• В плане нужно предусматривать разнообразие деятельности, чередование долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве;
• Необходимо составлять насыщенный план, согласовывая его с планами окружающих людей, в том числе и коллег.

 Организовывать  сове рабочее время работникам умственного  труда помогают технические средства, которые могут быть использованы в процессе работы, а так же приспособления, облегчающие труд и делающие его более продуктивным.