Автоматизация учета готовой продукции (работ, услуг) и ее реализации

На предприятии с материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками) заключаются договоры о материальной ответственности, при этом на предприятии должны быть созданы все условия для полной сохранности материальных ценностей на складе.

При организации складского учета готовой продукции большую роль играет порядок ее комплектования, затаривания , передачи из производства, хранения и отгрузки.

На многих предприятиях готовую продукцию комплектуют и упаковывают в производственных цехах, На склад она поступает в ящиках , имеющих определенную маркировку с указанием наименования готовой продукции и ее количества. По этой же маркировке, не вскрывая ящики (коробки), готовую продукцию передают покупателям. При этом кладовщики не проверяют содержимое ящиков (коробок) и по существу отвечают не за количество принятой продукции, а за количество принятых ящиков (коробок) с продукцией определенной номенклатуры. На таких предприятиях учет движения готовой продукции на складе необходимо вести не только не только в натуральном и стоимостном выражении, но и по количеству мест (ящиков) определенной маркировки. Поступившая на склад продукция на большинстве предприятий хранится по партиям (штабелям). К каждой партии прикрепляется ярлык для контроля за сроками хранения, очередностью отпуска продукции.

Складской учет ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета продукции. Форма № М-12.

В них отражаются наличие и движение готовой продукции в натуральных единицах измерения (штуках, метрах, килограммах и др.). Карточки открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) продукции в бухгалтерии и под расписку в журнале их регистрации передаются на склад. В карточках указываются наименование, номенклатурный номер, сорт, размер и другие признаки продукции, учетная цена, место хранения, норма запаса. Для удобства работы карточки на складе размещаются в специальном ящике - картотеке, где располагаются по группам продукции, а внутри групп - по номенклатурным номерам по их возрастанию. Карточки одной группы отделяются от другой разделителями, на которых указываются номера и наименования групп продукции.

Записи в карточках производятся материально ответственными лицами на основании документов о поступлении на склад и выбытии со склада готовых изделий по мере совершения операций. По окончании рабочего дня в карточках, где было отмечено движение продукции, выводится конечный остаток. В конце отчетного периода во всех карточках (независимо от того, было или не было движения готовой продукции по тому или иному наименованию продукции) проставляется конечный остаток.

Карточки могут заполняться с помощью технических средств, установленных на складе. Данные о приходе и расходе заносятся в карточки складского учета одновременно с выпиской первичных документов. Кроме этого, на складе ведется книга поступления и выбытия продукции. Записи в карточки производятся на основании оформленных в установленном порядке первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей в день совершения операций. После каждой записи выводится новый остаток.

Работники бухгалтерии систематически непосредственно на складах в присутствии кладовщика проверяют правильность и своевременность разноски сведений из первичных документов в карточки складского учёта и подтверждают это своей подписью.

Все первичные документы по приходу и расходу продукции со склада передаются в бухгалтерию. Как правило, такая передача осуществляется непосредственно на складе. Работник бухгалтерии ежедневно или раз в неделю (декаду) приходит на склад и проверяет правильность оформления первичных документов, записей в карточках или книге учета готовой продукции по ее приходу и расходу и исчисления остатков. Обнаруженные ошибки тут же исправляются. Достоверность исчисленных остатков подтверждается в карточках или книге учета подписью работника бухгалтерии.

После проверки записей в складских карточках или книге складского учета материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) передает документы работнику бухгалтерии. Передача оформляется специальным реестром, заполняемым в двух экземплярах, первый из которых остается на складе, а второй вместе с документами передается в бухгалтерию. По окончании месяца заведующий складом (кладовщик) передает в бухгалтерию сведения о продукции в натуральных единицах измерения. На предприятии используется сальдовый (оперативно-бухгалтерский) метод учета материальных ценностей, то заполняется сальдовая ведомость, в которую на складе переносятся остатки из карточек в натуральных единицах измерения. В бухгалтерии они оцениваются в стоимостных единицах.

В последнее время многие организации применяют бескарточный метод учета готовой продукции. При данном методе с помощью ЭВМ ежедневно составляют оборотные ведомости учета выпуска из производства и движения готовой продукции относительно складов (других мест хранения). Остатки готовой продукции периодически инвентаризируют.

 

 

 

           2. Информационное обеспечение комплекса задач по учету ГП

Для бухгалтерского учета движения и остатков готовой продукции на складе предназначен счет 40 "Готовая продукция", для учета отгруженной продукции - счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", а для учета реализованной продукции - счет 46 "Реализация продукции (работ, услуг)", 47 "Реализация основных средств" и 48 "Реализация прочих активов". Номенклатура готовой продукции определяет объемные показатели деятельности предприятия, поэтому необходимо обеспечить точный учет готовой, отгруженной и реализованной продукции. Для автоматизации такого учета используются следующие классификаторы: цехов и отделов предприятия; единиц измерения; синтетических счетов и субсчетов; готовых изделий; плательщиков, потребителей, номеров счетов-фактур. Классификатор номеров счетов-фактур строится по порядковой системе, нумерация ведется с начала года.

Поступление готовой продукции из цехов на склад оформляется приемно-сдаточными накладными, актами и другими документами. Они выписываются в двух-трех экземплярах, из которых первый остается в цехе-изготовителе, второй - на складе, третий передается в бухгалтерию.

Кладовщик склада на основании документов о поступлении продукции делает соответствующую запись в карточках складского учета. Поступление готовых изделий со стороны (возврат, полуфабрикаты и т. д.) оформляется приходными ордерами или актами, которые также выписываются в двух-трех экземплярах.

Отгрузка (отпуск) готовой продукции оформляется накладными, приказами-накладными и сводными накладными (если готовая продукция отпускается на основании разнарядок или договоров разным покупателям). Эти документы выписываются обычно в двух экземплярах, один из которых направляется покупателю, а другой передается для выписки платежных поручений и счетов-фактур. Счета-фактуры или другие расчетные документы целесообразно выписывать на компьютере.

Отметим, что учет движения готовой продукции на складе ведется аналогично учету материальных ценностей, а отгруженной и реализованной продукции - в бухгалтерии и отделе сбыта. Поэтому для крупных и средних предприятий целесообразно автоматизировать эти процессы на основе единой информационной базы.

 

2.1 Перечень  справочников, используемых для  решения задач учета            ГП

Началом работы с системой есть формирования нормативно-справочной информации в виде справочников: номенклатура-ценник готовой продукции; внешних организаций; текстовых постоянных; договоров на снабжение готовой продукции; пользователей; торговых наценок. Во время выбора конкретного справочника система показывает его структуру.

  

• Номенклатура-ценник готовой продукции

 

• Справочник внешних организаций

 

• Справочник текстовых постоянных

 

• Справочник договоров по поставкам готовой продукции

 

• Справочник пользователей

 

• Справочник торговых наценок

 

При наборе одного из перечисленных справочников на III уровне меню отображается их структура. Справочник номенклатура-ценник готовой продукции имеет структуру: группа готовой продукции, номенклатурный номер, марка, наименование готовой продукции, единица измерения, цена за единицу измерения в национальной денежной единице и в иностранных валютах, синтетический счет.

Данный справочник необходим для оценки готовой продукции в денежных единицах, а также для автоматизированного проставления счета.

Справочник внешних организаций имеет следующую структуру: код внешней организации, наименование организации, адрес и банковские реквизиты организаций. Этот справочник используется в системе для организации учета отгрузки, выписки платежных поручений-требований, в разрезе плательщиков, а также для отражения и анализа реализации готовой продукции.

Справочник текстовых постоянных необходим для автоматизированной выписки платежных документов. Структура данного справочника: текст (например, оплата телеграфом и т. д.), код постоянных Данных.

Справочник договоров по поставке готовой продукции имеет

следующую структуру: код фондодержателя, код покупателя, номенклатурный номер, наименование, план поставок продукции по месяцам (количество), сумма плановых платежей, предусмотренных договором. Этот справочник необходим для анализа поставок готовой продукции, а также определения получаемых сумм и осуществления прогноза по получению денежных средств за готовую продукцию.

Справочник пользователя необходим для оформления платежных документов в зависимости от поставщика продукции. Структура справочника: код пользователя, наименование предприятия, адрес и банковские реквизиты предприятия.

Справочник торговых наценок необходим для оценки готовой продукции с учетом наценок предприятия и выписки платежных документов. Данный справочник имеет следующую структуру: код готовой продукции, процент наценок или сумма.

После набора нормативно-справочной информации бухгалтер осуществляет формирование первичных данных, а также при необходимости осуществляет печать первичной информации.

 

2.2 Первичные  документы, используемые для учета  ГП и ее реализации 

• сдаточные накладные,
• акты приемки-сдачи работ (услуг),
• железнодорожные квитанции,
• товарно-транспортные накладные,
• платежные требования-поручения.

В результате обследования предметной области определены входные (первичные) документы, необходимые для решения комплекса задач по учету и реализации готовой продукции. Рассмотрим оперативные документы, которые разбиваем на общую часть и спецификацию.

С заказчиками заключаются договоры на поставку изделий. Договор состоит из двух частей: общей части, включающей номер договора, сведения о заказчике и т.д. и спецификации, в которой приводятся сведения о видах и количестве изделий и сроках поставки.

Выпущенная цехами продукция сдаётся на склад. Груз сопровождает «Цеховая накладная». Этот документ тоже состоит из двух частей - общей и спецификации. В общей части указывается номер цеховой накладной, цех изготовитель и дата сдачи. В спецификации - сведения о видах и количестве сдаваемой на склад продукции.

При отгрузке готовой продукции заказчикам выписываются «Товарно-транспортные накладные», которые состоят из общей части и спецификации. В общей части указывается номер ТТН, номер договора, дата отгрузки продукции, а в спецификации - сведения о виде и количестве отгруженной продукции. После получения груза заказчик должен произвести оплату. Оплата оформляется платёжным поручением. Платёжное поручение выписывается на основании ТТН и состоит из двух частей. Общей - с номерами ПП и ТТН, датой оплаты. В спецификации указываются виды и количество оплачиваемой продукции.

 

2.3 Выходные  документы, формируемые в процессе  автоматизации учета ГП и ее  реализации на предприятии 

Выходными документами, содержащими основные результатные экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж являются документы, приведенные в таблице 1. Данные документы формируются на основе информации из первичных документов, таких как:

-счет;

• накладная;

• счет-фактура.

Таблица 1

Основные проводки

 

 
      3.Схема диалога АРМ учета готовой продукции на складе и в бухгалтерии

 
2. Практическое задание

В 1С: Предприятие 7.7. разработать мини-конфигурацию Учет готовой продукции. Примерный перечень объектов  (см. таблица 3).

• Разработать экранные и печатные формы для всех справочников

• Разработать экранные формы первичных документов

• Реализовать проведение первичных документов.

• В журнале  Учет ГП реализовать  учет документов, отражающих поступление ГП на склад.

• В журнале  Реализация ГП реализовать  учет документов, отражающих убытие  ГП со склада.

• В отчете  Анализ счета реализовать возможность анализа счета за любой выбранный период по субсчетам.

При заполнении справочников в режиме 1С: Предприятие:

• Справочник Покупатели должен иметь не менее 10 записей.

• Справочник Готовая продукция  имеет две группы: Обувь женская (5 записей) и  Обувь детская (5 записей)

• Справочник Склады – три Склада.

Таблица 3. Конфигурация Учет ГП.

Тип объектов	Объекты
Перечисления	Ставки НДС (формируется на основании ставок НДС на территории РБ) Виды отгрузки (По отгрузке (счет 90); по оплате (счет 45))
Справочники	Покупатели (доп. реквизиты:Адрес, Банк, Расчетный счет). Готовая продукция (Кол-во уровней – 2; доп. реквизиты:Учетная цена (Себестоимость), Отпускная Цена, Ед. измерения) Склады.
Документы	Передача ГП на склад (реквизиты шапки: Склад, Комментарий; реквизиты табличной части: Товар, Количество, Стоимость (Себестоимость), Сумма) Отгрузка ГП. реквизиты шапки: Покупатель, Склад, Вид отгрузки, Налоги (Ставка НДС); реквизиты табличной части: Наименование, Количество, Цена (Отпускная), Сумма, НДС, Итого).
План счетов	План счетов формируется на основе Типового плана счетов РБ 2004 года в соответствии с условием задачи.
Виды субконто	Определяются в соответствии с условием задачи
Журналы документов	Учет готовой продукции Реализация готовой продукции
Отчеты	Анализ счета