Аудит товарно-материальных ценностей и денежных средств

Одним из основных направлений проверок на предприятиях является аудит товарно-материальных ценностей, которые составляют основу деятельности предприятия.

Для осуществления точного и полного отражения в системе бухгалтерского учета операций с товарно-материальными ценностями необходимо руководствоваться действующими законодательными актами РФ, постановлениями Президента РФ и Правительства РФ, нормативными документами и т. д. В системе контроля за материальными ценностями предприятия часто встречаются нарушения и отклонения от действующих нормативных положений. Таким образом, аудит операций с товарно-материальными ценностями является жизненно важным направлением системы контроля на предприятии в целом, так как от состояния ценностей зависит вся работа организации.

В переходный период к рыночной экономике обстановка со снабжением и сохранностью сырья и материалов продолжает оставаться сложной.

Это обусловлено не только их дефицитом, но и слабым контролем за приемом, хранением и использованием ресурсов, в связи, с чем аудит товарно-материальных ценностей нельзя недооценивать.

Данные учета не дают в полном объеме информации о состоянии складского хозяйства и сохранности материальных ценностей.

Аудит товарно-материальных ценностей позволяет определить фактическое наличие и недостачу материальных ценностей.

2.1.1 Товарно-материальных ценности. (Понятие товарно-материальных ценностей)

Учет товарно-материальных ценностей на предприятиях организуется в соответствии со стандартом бухгалтерского учета «Учет товарно-материальных запасов», в котором определена сфера действия стандарта, изменение товарно-материальных запасов, их себестоимость и оценка, признание расхода, раскрытие в отчетности. Данный стандарт применяется субъектами при составлении и раскрытии финансовых отчетов, подготовленных на основе исчисления себестоимости товарно-материальных запасов.

Товарно-материальные ценности - это активы в виде:

- запасов сырья, материалов, покупных  полуфабрикатов и комплектующих  изделий (деталей), топлива, тары и тарных материалов, запасных частей, прочих материалов, предназначенных для использования в производстве или при выполнении работ и услуг;

- незавершенного производства;

- готовой продукции, товаров, предназначенных  для продажи в ходе деятельности субъекта.

2.1.2 Задачи учета ТМЦ

Основные задачи учета материально-производственных запасов:

- контроль за поступлением в  организацию материалов по объему  и ассортименту;

- контроль за соблюдением складских  запасов установленным нормам, обеспечивающих беспрерывный выпуск продукции;

- контроль за сохранностью материально-производственных  запасов в местах их хранения  и движения;

- правильное и своевременное документальное  отражение операций заготовления, поступления, отпуска материалов  и расчетов с поставщиками;

- выявление фактических затрат, связанных  с заготовлением МПЗ;

- своевременное выявление ненужных  и излишних запасов с целью  их возможной продажи или выявления  иных возможностей их вовлечения  в оборот.

2.1.3 Процедуры аудита операций с товарно-материальными ценностями и их оценка

Цели проверки: установление сохранности и операций по движению производственных запасов, материальных ценностей и товаров, правильности их стоимостной оценки, документального оформления и отражения в учете. Проверка складского учета товарно-материальных ценностей, правильности налогообложения товарно-материальных ценностей, правильности отражения товарно-материальных ценностей в балансе.

Нормативное регулирование операций с товарно-материальными ценностями и их учета осуществляется следующими документами:

- Федеральным законом «О бухгалтерском  учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ (ред. от 28.03.2002 г.);

- «Положением по бухгалтерскому  учету «Учет материально-производственных  запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом  «О бухгалтерском учете», Минфина РФ от 09.06.2001г. №44 н.;

- Гражданским кодексом Российской  Федерации;

- Налоговым кодексом Российской  Федерации;

- Положением по ведению бухгалтерского  учета и бухгалтерской отчетности  в Российской Федерации, утвержденным  Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. №34 н. (ред. от 24.03.2000 г.).

Аудитору необходимо проверить наличие и правильность оформления договора о материальной ответственности с кладовщиком. С целью проверки системы внутреннего контроля и постановки материальной ответственности необходимо проверить акты инвентаризации ТМЦ, инвентаризационные ведомости, сличительные ведомости, количество фактически проведенных инвентаризаций сопоставляется с установленным приказом по учетной политике в целях получения дополнительных сведений, аудитор может проводить самостоятельные (независимые) инвентаризации.

При отпуске материально-производственных запасов в производство и ином выбытии их оценка производится организацией (кроме МБП; товаров, учитываемых по продажной (розничной) стоимости) одним из следующих методов:

- по себестоимости каждой единицы;

- по средней себестоимости;

- по методу ФИФО;

- по методу ЛИФО.

Необходимо установить, каким методом пользуется предприятие. Выбор метода оценки ТМЦ устанавливается в приказе по учетной политике. Фактически используемый метод сопоставляется с данными приказа. Аудитор может проводить самостоятельные расчеты себестоимости материалов, подлежащих списанию.

Всю полученную в ходе проверки информацию аудитор регистрирует в своих рабочих документах, сопоставляет данные фактически выявленных ошибок с предварительно рассчитанными и корректирует при необходимости план проведения проверки.

2.1.4 Планирование и составление общего плана аудита

Для определения стратегии аудита, объема работ и подготовки программ аудитору целесообразно подготовить план проверки ТМЦ. В плане нужно указать, какие потенциальные ошибки возможны. Какие доказательства необходимы для подтверждения достоверности записей по счетам и какие методы аудитор предполагает использовать для их сбора.

Планируя проверку ТМЦ, аудитор, прежде всего, определяет, какие известные ему ошибки связаны с ним. Для этого он дает в плане описание ошибок, выявленных на стадии предварительного планирования: при изучении деятельности предприятия, организации и методики ведения бухгалтерского учета. Для фиксации таких ошибок аудитор рассматривает их индикаторы. Если индикатор свидетельствует о возможной ошибке, аудитору следует получить объяснения возникших у него сомнений от руководителей бухгалтерии и иных служб предприятия. Если объяснения не противоречат установленным аудитором фактам, имеющимся у него сведениям о предприятии и представлениям, о сложившейся деловой практике, то он их принимает и делает вывод о том, что появление известных ему еще до проверки или предшествующих терминированных ошибок на стадии планирования можно исключить. Если же аудитор не согласен с данными ему разъяснениями, то ему надлежит обсудить мотивы своего несогласия с руководством проверяемого предприятия, как правило, с главным бухгалтером.

Чтобы установить влияние ошибок прошлых периодов, аудитор составляет список всех существенных ошибок, которые были выявлены во время предыдущей проверки им самим или его предшественником, налоговой инспекцией, иными проверяющими органами. Он должен убедиться и сделать соответствующие пометки в списке, что бухгалтерия исправила все ранее обнаруженные ошибки. Опросив лиц, ответственных за соответствующие операции, кладовщиков, а также бухгалтеров, аудитор выясняет, не повторяет ли бухгалтерия те же самые ошибки.

Раскрытие мошеннических действий не входит в задачу аудитора, более того, как правило, он исходит из их отсутствия, ибо в противном случае проверка становится невозможной. Так аудитор не может давать заключение о подлинности представленных ему документов, ответственность за нее несет руководство предприятия. Однако, выяснив признаки, позволяющие предполагать мошенничество, аудитор должен сообщить о них руководству предприятия, и в зависимости от существенности обнаруженного отказаться полностью или частично от заключения о достоверности проверяемой отчетности.

Установив предшествующие терминированные ошибки, аудитор выбирает стратегию поиска каждой из них, а также других ошибок, которые не были заранее определены, но могут содержаться в отчетности. Для поиска ошибок аудитор использует различным образом ориентированные процедуры проверки. Их число и объем зависят от того, какой риск аудитор допускает в данной проверке, насколько он может положиться на внутренний контроль предприятия. При этом аудитор должен учитывать не только надежность системы контроля, но и возможность проверить ее функционирование. Контроль, действенность которого нельзя проверить, не стоит принимать во внимание, а если такая проверка занимает больше времени, чем проверка счета, она не эффективна.

Чтобы составить план ротации проверки процедур контроля, аудитор должен изучать материалы предыдущих проверок, проведенных как им самим, так и другими аудиторами, налоговой инспекцией и т. д. при этом нужно выделить:

- системы контроля, в которых не было обнаружено ошибок в предыдущие годы, и когда они были проверены;

- новые системы учета и контроля, которые введены клиентом в  проверяемом году;

- изменения в составе лиц, ведущих  учет и контроль.

В план проверки включается прежде всего новые системы контроля, затем те системы, функционирование которых обеспечивают новые сотрудники, и те системы, которые в предыдущие годы работали надежно, но давно не проверялись. В план не включаются все те системы, на которые аудитор не полагается при составлении заключения, то есть те, которые он считает ненадежными или неориентированными на поиск терминированных ошибок.

По отобранным к проверке системам контроля в плане указывают, как будет проведен контроль. Различают три основных метода или способа проверки контроля: наблюдение, опрос и документальное тестирование.

Наблюдение предполагает присутствие аудитора при осуществлении контрольных действий.

Опрос проводится при помощи так называемых прямых и обратных вопросов. Прямые задаются лицам, осуществляющим контроль, с целью выяснить, какие контрольные действия предпринимались. Обратные вопросы предлагаются контролируемым лицам, чтобы убедиться в достоверности ответов на прямые вопросы. Документальное тестирование контроля предполагает проверку документов, имеющих следы контроля: пометки, контрольные записи и т. д.

В плане аудиторской проверки должны быть отражены:

- проверяющий орган;

- руководитель аудиторской группы;

- объем выполняемых работ;

- сроки проведения и продолжительность  работ;

- планируемый аудиторский риск;

- планируемый уровень существенности;

- способы и приемы, применяемые  аудитором.

При этом аудитор может обсудить план аудиторской проверки с руководством и персоналом проверяемого объекта, что позволяет повысить действенность проводимого аудита и скоординировать аудиторские процедуры с деятельностью органов управления проверяемого объекта. В случае привлечения к аудиторской проверке соисполнителей или экспертов аудитор (в качестве руководителя работ) должен спланировать и их работу.

В связи с тем, что аудиторская проверка (на малом и среднем объекте) ограничена в среднем двумя неделями, то четкое планирование и координация действий всех участников проверки в обязательном порядке подлежат письменной фиксации. В плане аудиторской проверки необходимо предусмотреть схему проверки.

Примерный план проверки ТМЦ на предприятии:

1. Документальное оформление ТМЦ;

2. Правильность отражения на счетах  ТМЦ;

3. Проведение инвентаризации ТМЦ;

4. Проверка состояния складского  учета ТМЦ.

План аудиторской проверки должен быть заверен подписью руководителя аудиторской организации и печатью аудиторской организации. После составления общего плана аудиторской проверки аудиторская фирма подготавливает программу аудита.

2.1.5 Программа аудита

Программа аудита является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень содержания аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита. Программа служит подробной инструкцией ассистентам аудитора и одновременно является для руководителей аудиторской организации и аудиторской группы средством контроля качества работы.

Аудитору следует документально оформить программу аудита, обозначить номером или кодом каждую проводимую аудиторскую процедуру, чтобы аудитор в процессе работы имел возможность делать ссылки на них в своих рабочих документах.

Аудиторскую программу следует составлять в виде программы тестов средств контроля и в виде программы аудиторских процедур по существу.

Программа тестов средств контроля представляет собой перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета. Назначение тестов средств контроля в том, что они помогают выявить существенные недостатки средств контроля экономического субъекта.

Программа аудиторских процедур по существу представляет собой перечень действий аудитора для таких детальных конкретных проверок. Для процедур по существу аудитору следует определить, какие именно разделы бухгалтерского учета он будет проверять, и составить программу аудита по каждому разделу бухгалтерского учета.

В зависимости от изменений условий проведения аудита и результатов аудиторских процедур программа аудита может пересматриваться. Причины и результаты изменений следует документировать.

Выводы аудитора по каждому разделу аудиторской программы, документально отраженные в рабочих документах, являются фактическим материалом для составления аудиторского отчета (письменной информации руководству экономического субъекта) и аудиторского заключения, а также основанием для формирования объективного мнения аудитора о бухгалтерской отчетности экономического субъекта.

По окончании процесса планирования аудита общий план и программа аудита должны быть оформлены документально и завизированы в установленном порядке.

Задачи аудита:

- проверка правильности отражения  в бухгалтерском и в налоговом  учете хозяйственных операций;

- установление достоверности финансовой  отчетности данным первичного  учета.

Выявление ошибок и расхождений между данными учета и отчетности.

Формулирование выводов и рекомендаций для заключения аудитора.

2.1.6 Оформление результатов аудита и предложения для аудиторского заключения

Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов - акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако, без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие - выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков. После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.

Аудиторское заключение - официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

Возможны четыре вида аудиторских заключений:

- заключение без замечаний (безоговорочное заключение);

- заключение с замечаниями (заключение  с оговорками);

- отрицательное заключение;

- заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

Первый вид заключения аудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков в отчетности, а финансовое положение устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений. Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка произведена недостаточно профессионально или недобросовестно.

Заключение с замечаниями делается при выявлении аудиторами отдельных легко устранимых недостатков, в целом не меняющих положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным недостаткам аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение.

Отрицательное заключение дается в случае выявления серьезных нарушений и запущенности бухгалтерского учета и отчетности, в связи, с чем бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

Четвертый вариант завершения аудиторской проверки возможен, если аудиторам не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую организацию.

В соответствии с Временными правилами аудиторской деятельности в Российской Федерации по результатам аудиторской проверки подготавливается аудиторское заключение, состоящее из трех частей: вводной, аналитической и итоговой. Протоколом N1 от 9 февраля 1996г. Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте Российской Федерации был одобрен Порядок составления аудиторского заключения о бухгалтерской отчетности.

В соответствии c этими нормативными документами аудиторское заключение должно содержать:

а) во вводной части:

- наименование аудиторской фирмы (фамилия, имя, отчество аудитора), юридический адрес, данные государственной регистрации, номер и дата выдачи лицензии (с указанием вида аудита и срока действия лицензии), банковские реквизиты.

б) в аналитической части:

- наименование экономического субъекта  и временные рамки проверяемого  периода;

- результаты экспертизы системы  внутреннего контроля и состояния  бухгалтерского учета в экономическом  субъекте;

- факты выявленных в ходе проверки  существенных нарушений порядка  ведения бухгалтерского учета, повлекшие  за собой искажение бухгалтерской отчетности и связанные с этим недоимки по налогам и обязательным платежам и сборам.

в) в итоговой части:

- констатация вывода о полной  достоверности (недостоверности, условной  достоверности - при условии исправления  выявленных ошибок) бухгалтерской  отчетности проверяемого экономического субъекта.

Каждая страница аудиторского подписывается аудитором, проводившим проверку: и заверяется его личной печатью.

Аудиторское заключение брошюруется вместе с бухгалтерской отчетностью и предоставляется для ознакомления исполнительной дирекции и акционерам (участникам) экономического субъекта.

При этом всем внешним заинтересованным лицам (в налоговые службы, в кредитные учреждения, в средства массовой информации - в случае публикации баланса, и т. п.) предоставляется только итоговая часть аудиторского заключения, содержащая вывод о степени достоверности бухгалтерской отчетности.