Аудит расчетов по оплате труда

 

6. Проверка начислений сумм премий и материальной помощи

 При проведении  аудита необходимо установить  выполняются ли требования нормативных актов (в т.ч. локальных) о порядке и условиях выплаты материальной помощи.

Конкретный размер материальной помощи определяется в зависимости  от постигших работника финансовых трудностей и финансового состояния  организации.

Кроме того, порядок оказания материальной помощи может быть установлен в коллективном договоре.

Материальная помощь выплачивается на основании приказа  руководителя или заявления работника организации, подписанного руководителем.

В приказе о выплате  материальной помощи указывают:

• фамилию, имя и отчество лица, получающего помощь;
• причину выдачи материальной помощи (например, в связи с тяжелым материальным положением, смертью члена семьи работника, хищением имущества, стихийным бедствием и т.д.);
• сумму материальной помощи.

 Если материальная  помощь выплачивается на основании заявления, то работник должен указать в нем причину, по которой помощь ему необходима.

Если материальная помощь выплачивается в связи со стихийным  бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством (пожаром, хищением имущества и др.), работник должен представить в бухгалтерию соответствующие документы (например, справку из правоохранительных органов о факте хищения, справку органов пожарной охраны о пожаре и т.д.).

При выплате материальной помощи в связи со смертью члена  семьи работника в бухгалтерию представляется копия свидетельства о смерти. Если материальная помощь выплачивается родственникам работника в связи с его смертью, то в бухгалтерию должна быть представлена копия свидетельства о смерти работника.

Эти документы необходимы для того, чтобы минимизировать налогообложение материальной помощи. Выплатить материальную помощь можно вместе с заработной платой по ведомости или по расходному кассовому ордеру. Выплата материальной помощи лицам, которые не работают в организации, оформляется расходным кассовым ордером.

Сумма начисленной материальной помощи может:

• выплачиваться за счет нераспределенной прибыли организации;
• включаться в состав внереализационных расходов.

Выплата материальной помощи за счет нераспределенной прибыли производится только по решению общего собрания участников (учредителей) или акционеров организации.

Решение о расходовании нераспределенной прибыли оформляется  на основании протокола общего собрания участников (учредителей) или акционеров организации.

В решении участников (учредителей) или акционеров должно быть указано, что часть нераспределенной прибыли направляется на выплату материальной помощи.

Использование нераспределенной прибыли без согласия участников (учредителей) или акционеров не допускается.

Сумма материальной помощи, не превышающая 4000 рублей в год, налогом на доходы физических лиц не облагается (ст. 217 НК РФ).

Если участники или  акционеры организации не приняли  решение о расходовании нераспределенной прибыли на выплату материальной помощи, то ее сумма включается в  состав внереализационных расходов.

Сумма материальной помощи, включенная в состав внереализационных расходов, относится к расходам, которые не учитываются в целях налогообложения прибыли (п. 23 ст. 270 Налогового кодекса РФ).

Не облагается налогом  на доходы физических лиц материальная помощь, оказанная работодателем:

• работнику в связи со смертью членов его семьи - без ограничения предельного размера (часть 8 ст. 217 НК РФ);
• работникам по другим основаниям - в сумме, не превышающей 4000 рублей в год (часть 28 ст. 217 НК РФ);
• бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или возрасту, - в сумме, не превышающей 4000 рублей в год (часть 28 ст. 217 НК РФ);
• членам семьи умершего работника - без ограничения предельного размера (часть 8 ст. 217 НК РФ);
• любым физическим лицам, пострадавшим от террористических актов на территории РФ, - без ограничения предельного размера (часть 8 ст. 217 НК РФ).

 При проведении  аудита необходимо установить  выполняются ли требования нормативных актов (в т.ч. локальных) о порядке и условиях выплаты премий.

Общее понятие премирования работников следует разделять на два направления:

• премирование как поощрение, предусматриваемое системой оплаты труда;
• премирование, как поощрение (награждение) отличившихся работников вне системы оплаты труда.

В последнем случае выдача премий, награждение ценным подарком (можно причислить к премированию в натуральной форме) осуществляется в рамках поощрения за успехи в работе (статья 191 Трудового кодекса РФ) и носит разовый характер.

При этом круг поощряемых работников заранее не определяется, а премирование осуществляется администрацией (в отдельных случаях по согласованию с профсоюзными комитетами или советами трудовых коллективов).

Премиальная система  оплаты труда предусматривает выплату  премий определенному кругу лиц  на основании заранее установленных  конкретных показателей и условий премирования, предусмотренных положениями о премировании, которые разрабатываются в организациях.

Указанными положениями, в частности, предусматриваются:

• показатели премирования;
• условия премирования;
• размеры и шкала премирования;
• круг премируемых работников;
• источник премирования.

На основании таких  премиальных положений у работника  при выполнении им показателей и условий премирования возникает право требовать выплаты премии, а у организации - обязанность уплатить премию.

Среди премий, обусловленных системой оплаты труда, выделяется премия за основные результаты производственно-хозяйственной деятельности. Наряду с ней, в организациях могут предусматриваться специальные системы премирования.

Если в организации  положение о премировании или же иное ему подобное отдельное положение по оплате труда не разработано, то вопросы премирования в обязательном порядке должны быть отражены в коллективном договоре и непосредственно в трудовом договоре, заключенным с работником.

Если ни в одном  из разработанных в организации локальном акте, коллективном или трудовом договоре, вопросы в части начисления и выплаты премий отражены не будут, то расходы на выплату премий, если такие будут произведены, не могут быть приняты в целях налогообложения по налогу на прибыль.

Как правило, общий порядок  премирования работников (случаи и  системы премирования, размеры выплачиваемых премий) устанавливается коллективным договором, заключаемым между администрацией и представительным органом работников.

Разрабатываемое положение о премировании (положение о материальном стимулировании) имеет собой цель установить конкретный порядок, размеры и случаи премирования работников при условии выполнения ими показателей премирования, то есть конкретизировать обязанности работодателя по выплате премий и права работников на их получение.

В свою очередь трудовым договором, заключаемым между работником и работодателем также может  предусматриваться возможность  и порядок премирования. Особенно это актуально для случаев  заключения договоров с физическими лицами, не входящими в состав трудового коллектива, или отношения с которыми строятся на основе гражданского, а не трудового законодательства (договоров гражданско-правового характера, соглашений с внештатными работниками и т.п.).

Главным условием выплаты премий является выполнение показателей премирования.

Работник может быть лишен премии полностью или частично за конкретные производственные упущения, перечень которых устанавливается руководителем предприятия по согласованию с профсоюзным органом.

Полное или частичное  лишение премий производится по общему правилу за тот расчетный период, в котором имело место упущение.

Основанием для выплаты  премий являются данные статистической и бухгалтерской отчетности, а  для премирования рабочих и служащих также данные оперативного учета, организуемого в структурных подразделениях.

Выплата премий осуществляется на основании приказа (распоряжения) администрации с указанием наименования премии, ее размеров и источников финансирования.

Лишение премий и снижение их размеров также следует оформлять приказом (распоряжением) администрации с обязательным отражением причин, повлекших снижение (лишение) премий.

Сумма начисленной премии может:

• включаться в состав расходов по обычным видам деятельности;
• выплачиваться за счет нераспределенной прибыли организации;
• включаться в состав внереализационных расходов.

Сумму премии включают в  расходы по обычным видам деятельности, если она начислена работникам, занятым в процессе производства.

Суммы премий, выплаченных  в соответствии с принятой в организации  системой оплаты труда, учитываются  при исчислении среднего заработка (ст. 139 ТК РФ).

Начисленные премии за производственные результаты включаются в расходы на оплату труда в целях налогообложения прибыли (ст. 255 НК РФ).

Суммы премий, включенные в расходы по обычным видам  деятельности, облагаются налогом на доходы физических лиц, взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также единым социальным налогом в том же порядке, что и заработная плата.

Премии могут выплачиваться  за счет нераспределенной прибыли по решению общего собрания участников (учредителей) или акционеров организации.

Решение о расходовании нераспределенной прибыли оформляется  на основании протокола общего собрания участников (учредителей) или акционеров организации.

В решении участников (учредителей) или акционеров должно быть указано, что часть нераспределенной прибыли направляется на выплату премий.

Использование нераспределенной прибыли на выплату премий без  согласия участников или акционеров организации не допускается.

Премии выплачиваются  по приказу руководителя, оформленному на основании решения участников (учредителей) или акционеров организации.

Премии, выплаченные за счет нераспределенной прибыли, облагаются налогом на доходы физических лиц  и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний  в общеустановленном порядке.

Премии, выплаченные работникам организации за счет нераспределенной прибыли, налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают и, следовательно, единым социальным налогом не облагаются (ст. 236 НК РФ).

Если премии начисляются  работникам за непроизводственные результаты (например, за культурно-массовую, спортивную работу, организацию отдыха работников и т.п.), то их сумма включается в состав внереализационных расходов.

Суммы премий, включенные в состав внереализационных расходов, облагаются налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Начисленные премии, не связанные с производством и продажей продукции (работ, услуг), не уменьшают налоговую базу по прибыли. Поэтому на эти премии единый социальный налог не начисляется (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Все документы по начислению заработной платы проверяются на наличие необходимых форм и видов документов, соответствие их унифицированным формам и правильность заполнения, обоснованность начисления заработка, правильность арифметических расчетов. При этом арифметическая проверка правильности начисления заработной платы осуществляется как по каждому работнику, так и по общему фонду оплаты труда за месяц.

 Пример 1. Аудитор установил, что в отчетном году осуществлялись выплаты премий работникам организации, которые не носили производственного характера, на сумму 100 000 рублей в частности, это были премии к праздничным и юбилейным датам.

Аудитор проверил экономическое  обоснование расходов и их документальное подтверждение для целей налогообложения налогом на прибыль. 
Для проверки использовались приказы на выплату премий, расчетно-платежные ведомости и регистры налогового учета. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Работникам могут выдаваться премии за производственные результаты, обусловленные выполнением трудовых функций. В этой связи такие выплаты должны быть предусмотрены в трудовом договоре с работником и (или) коллективном договоре.