Аудит денежных средств

ТЕМА 16. АУДИТ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

16.1. Аудит кассовых операций  

При проведении аудиторских проверок аудит кассовых операций в любом случае осуществляется  в обязательном порядке и сплошным методом. При проверке правильности ведения кассовых операций и учета денежных средств на предприятие пользуются разными методическими правилами, которые включают в себя:

проверку на соответствие данных бухгалтерского учета нормативно-правовой базе;

исследование и проверку документов;

выявление и группировку  недостатков, выявленных при аудите.

Эти методы достигаются с  помощью следующих  приемов:

проверка арифметических расчетов;

наблюдение или участие  в инвентаризации;

наблюдение за выполнением  хозяйственных и бухгалтерских  операций по движению денежных средств  на предприятие;

получение письменных подтверждений  от третьих лиц о совершении хозяйственных  или бухгалтерских операций;

устный опрос;

проверка документов от третьих  лиц при совершении операций по движению денежных средств;

проверка документов на проверяемых операций по движению денежных средств;

проведение экономического анализа по использованию и движению денежных средств.

Аудит денежных средств включает приемы документирования результатов  промежуточного контроля (инвентаризация кассовой наличности); аналитической  группировки данных первичного учета (кассовые книги и аналитические  отчеты); соответствие документов кассовому  отчету;  юридическое обоснование  выявленных недочетов или отклонений по учету денежных средств на предприятие; группировка  недостатков для  аудиторского отчета; подготовка принятия решений и разработка мероприятий  по улучшению ведения операций по учету денежных средств. Аудит кассовых операций предполагает проверки разных кассовых операций, которые можно разделить на следующие группы:

выдача денежных средств  на заработную плату;

выдача денежных средств  на социальные цели;

выдача денежных средств  на оплату административно-хозяйственных  расходов;

выдача денежных средств  подотчетным лицам;

выдача денежных средств  акционерам, учредителям.

Кроме выдачи денежных средств проверяются все операции по поступлению денежных средств в кассу наличным деньгами (за реализацию, за оказанные работы и услуги, за коммунальные платежи и общежитие, от родителей за содержание детей в дошкольных учреждениях, возврат подотчетных сумм, от сторонних организаций и юридических лиц). Операции по движению денежных средств проверяются сплошным методом за весь год.  Аудитор проверяет соблюдение кассовой дисциплины и соответствие ведения кассовых операций на предприятие инструкциям ЦБ по ведению кассовых операций. Эта инструкция предписывает, что на каждом предприятие должна быть касса книга, в которой должна вестись кассовая книга по всем рублевым и валютным операциям; хранение денежных средств в учреждениях банка; расход наличных денежных средств из банка на цели, указанные в чеке; хранение наличных денег в кассе в пределах установленного лимита.

Проверка кассовых операций начинается с составления плана  проверки, которому предшествует анализ (оценка) операций текущего контроля кассовых операций на предприятие. Оценка начинается с помощью составления специального опросника для оценки состояния внутреннего контроля за соблюдением кассовой дисциплины. Входе опроса нужно выявить все узкие места ведения кассовых операций, а также места, которые могут привести к злоупотреблениям, при этом можно составить специальную таблицу, в которой отражается вопрос, вариант ответа, информация или документ, который следует запросить для подтверждения варианта ответа.

При составлении опросника проверяется наличие приказа руководителя о проведении проверок кассовой наличности, существует ли приказ руководителя о формировании комиссии по проведению инвентаризации денежных средств, рабочие записи, акт инвентаризации кассы, инвентаризационное расписание (наличие кассира), договор о материальной ответственности, составлены ли акты при смене материально ответственных лиц. Проверяется на наличие акты ежемесячной инвентаризации в течение проверяемого года, квалификация кассира, порядок ведения кассовых операций и отражения их в учетной политике предприятия. Выявляются расхождения ведения кассовых операций от инструкций.

Основные нарушения, которые  могут быть:

Ничем не замаскированное  прямое хищение денежных средств. Данное нарушение выявляется при  инвентаризации кассы, при наличии недостатков (излишек). Они объясняются отсутствием  внутреннего контроля на предприятие. Поэтому на предприятие кроме  плановых проверок, должен быть секретный  план проведения внезапной инвентаризации кассы. Согласно инструкций ЦБ, если кассовый остаток на день проверки имеет крупные размеры и в течение нескольких проверок превышает лимит кассы, надо провести внезапную ревизию кассы при аудите. При осуществлении ревизии кассы надо взять расписку кассира и до начала проверки отчет кассира, после чего осуществляется ревизия и состав активов. После этого документы должны быть подписаны главным бухгалтером, пересчет наличности должен осуществляться два раза. В случае наличия в кассе платежных ведомостей на выплату зарплаты, по которым не полностью выдана зарплата, принимаются к зачету те суммы, по которым есть подписи и о чем делается отметка в акте инвентаризации кассы. При обнаружение разных расписок оправдывающих недостачи, они не должны приниматься к расчету и недостающие суммы денежных средств должны быть описаны кассиром в течении трех часов или не позднее конца рабочего дня. После инвентаризации фактические суммы денежных средств сверяются с отчетами кассира, при расхождении берется объяснение с кассира, после чего подписываются члены инвентаризационной комиссии и сам кассир. О результатах в обязательном порядке сообщается руководству предприятия.

Хищения денежных средств, маскируемые  расписками должностных лиц предприятия. К ним относятся расходный  кассовый ордер без подписей, даты, реквизитов, номера. При проверке надо обнаружить хотя бы подпись и взять  объяснение у этого лица, получателя денег, руководителя и главного бухгалтера. О нарушение можно говорить когда мы прилагаем к расходно-кассовому ордеру в документах отсутствует подпись руководителя. В соответствии с п.27 порядка ведения кассовых операций выдача денег из кассы не подтвержденной распиской получателя в оправдание остатка наличных денег не принимается. Эта сумма является недостачей. Наличные деньги не подтвержденные приходно-кассовыми ордерами за подписью главного бухгалтера считаются излишками и зачисляются в доход предприятия. Если при выдаче денег в документе указано несколько лиц, то получатель обязан предъявить все документы, удостоверяющие личности (доверенности) получающих с указанием названия документа предъявленного к расходно-кассовому ордеру и подписи получателя денег. При выдаче денег по ведомостям, в ней не осуществляются записи о данных документах, подтверждающего личность получателя и сумма денег прописью не указывается. Поэтому при проверке достоверности операций по выдаче надо опросить получателей денег. Ведомости нужно сверить, вошла ли ведомость в расчет среднего заработка.

Неоприходование, присвоение поступивших сумм из банка. Занимают небольшой удельный вес. Это весьма наглядно, т. к. происходит изменение цифр на чеке. Для выявления фактов присвоения денежных средств следует проводить взаимную сверку по банку и кассе корешков денежных чеков, приходные и расходные кассовые ордера с выписками банка. Если в выписках банка имеется много исправлений, то аудитору необходимо запросить копию выписок. Причем при поверке денежных чеков, все неполные денежные чеки должны быть предъявлены главному бухгалтеру, все испорченные чеки должны быть погашены. По результатам поверки оприходования денег с расчетного счета в банке составляется ведомость полноты и оприходования наличных денег, полученных со счетов в банке. В ведомости по каждому чеку с указанием номера чека, суммы проводится сверка с выписками банка по датам и суммам, а также с кассовыми документами с указанием по ним даты, номера, сумм. Заключительными колонками ведомости являются отклонения по датам и суммам. Одновременно поверяется полнота записей денежных средств на счете в банке. С этой целью заполняется ведомость, де указывается сколько списано по расходно-кассовым ордерам по датам, номер и сумма, акая сумма отражена в выписке банка по датам и суммам, отклонения. Сверка позволяет выявить расхождения, по которым надо взять разъяснения у главного бухгалтера и кассира.

Неоприходывание и присвоение поступивших денежных сумм от различных юридических лиц по доверенности. Это связано с сокрытием операций по оплате оказываемых услуг, выполненных работ, реализации готовой продукции, по погашению задолженности по оплате материалов.

Повторное исполнение одних  и тех же документов для списания денег по кассе.

Излишне списанные денежные средства путем неправильного подсчета кассовых документов и кассовых отчетов (внимание обратить на арифметические ошибки).

Излишнее списание денег  по подложным документам или без  основания. Выявление подобных нарушений  основано на сплошном аудите первичных  документов и, особенно, о таких ошибках  говорят имеющиеся ксерокопии, а  также, если в документах есть следы  прошлой подшивки. Одним из подлогов является внесение в расчетно-платежные  ведомости лиц, которые фактически не работают на предприятие. Это надо проверить по отделу кадров.

Присвоение депонированной зарплаты и прочих денежных средств  по другим основаниям.

Расчеты, превышающие предельный размер  расчетов наличными деньгами в соответствии с инструктивными указаниями.

Все прочие нарушения по расчетам за коммунальные услуги населению  без применения кассового аппарата. Все нарушения, выявленные при проверке кассовой наличности, в основном происходит при проверке документов. Однако, имеется один вид нарушения при отражение кассовых операций  в регистрах синтетического учета (премии, выплаты, представительские расходы, арендная плата, списанные за счет затрат производства). 

16.2. Поэтапная методика  проведения аудита кассовых операций

1. Начинаем проверку с  аудита тождественности показателей  бухгалтерской отчетности и регистров  бухгалтерского учета.

Сравнивают, как правило, строку баланса и регистр. 

Далее идет проверка документального  оформления кассовых операций:

Те ли формы документов применяются на предприятии.

Проверка соответствия подписей.

Правильность исправлений  в документах (в первичных кассовых документах исправления не допускаются  вообще).

Полнота наличия документов, все ли документы имеются на предприятии.

3. Проверяется правильность  ведения кассы.

Основной нормативный  документ – «Порядок ведения кассовых операций».

Например, часто встречается  нарушение: отсутствие расписки кассира  об ознакомлении с порядком ведения  кассовых операций.

4. Техническая оснащенность помещения кассы.

Например, решетки, дверь  железная, стены определенной толщины  и пр.

5. Проверка соблюдения кассового лимита.

Аудитору необходимо проверить какой лимит был установлен, не менялся ли он. Превышение разрешается в течение 3х дней при выдаче заработной платы.

6. Проверка лимита расчета между юридическими лицами.

60 000 руб. по кассе наличными  по одной сделке.

7.  Проверка инвентаризации кассы.

Инвентаризация проводится:

Минимум 1 раз в год.

При смене материально-ответственного лица.

В случае хищения, пожара и  т.д.

Результаты инвентаризации должны быть оформлены по форме ИНВ-15.

Инвентаризация должна проводить  специальная комиссия: представители  администрации, бухгалтерии, общественности.

8. Проверка ККМ (контрольно-кассовых машин).

ККМ должна быть.

ККМ должна быть внесена  в государственный реестр, иметь  право использования.

ККМ должна иметь сервисное  обслуживание.

Нужно установить не работала ли ККМ, когда была исключена из государственного реестра.

Не было ли случаев работы без ККМ (если сломалась, на ККМ нельзя работать).

Если произошел перевод  счетчика на нули – при сотруднике налоговой инспекции.

Документы, которые должны быть:

Журнал кассира-операциониста.

Журнал вызова специалиста  и др.

9. Проверка бухгалтерских записей по кассе.

Не были ли сделаны некорректные проводки.

Проверить даты по операциям.

16.3. Аудит операций по  расчетному, валютному счету и  прочим счетам

При аудите операций по расчетному счету, валютному счету, прочим счетам в банке следует придерживаться правил:

Перед началом аудита надо получить справку за подписью руководителя и главного бухгалтера о всех открытых счетах в разных банках и уточнить, сообщено ли о них в налоговую инспекцию. Эта справка сверяется со справкой к годовому отчету об открытии расчетных счетов.

Проверка операций по банковским счетам клиента осуществляется путем  сплошной проверки списания сумм с  расчетного счета и поступлений  на расчетный счет на основании выписок  банка и справки банка о  выписке с лицевого счета. Все  выписки банка должны быть подписаны  в хронологическом порядке по каждому счету отдельно. Каждая выписка  банка проверяется по хронологии и на соответствие сумм исходящего – входящего сальдо. В случае расхождения аудитором делается встречная проверка в банке, которая  оформляется соответствующей доверенностью  клиента на имя аудитора, осуществляющего  проверку. Все проверяемы суммы должны быть подтверждены с указанием реквизитов банка, все первичные документы должны быть зарегистрированы и погашены штампом. При проверке платежных поручений особое внимание обратить на графу «назначение платежа». В ней должно быть указано наименование платежа и договор, сумма НДС по этому платежу.

Проверяется правильность и  полнота оприходования денежных средств, полученных из кассы предприятия деньгами, при этом сверяются квитанции по объявлению на взнос наличными с расходно- кассовыми ордерами, а по поступившим суммам корешки чеков с квитанцией  к приходно-кассовым ордером и кассовой книгой. Все поступления должны быть отражены в кассе предприятия и проведены в кассовой книге. Книга должна сверятся с выписками банка и журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. При проверке выписок банка, если выясняется, что сумма наличности не отражена по кассе, следует проверить какие расходы были произведены, как наличность отражена в учете и какие оправдательные документы есть.

Во всех банковских документах, согласно инструктивным указаниям, не допускаются исправления. Если они  обнаружены, то они проверяются вторичной  проверкой в банке, по которым  составлен акт сверки.

Особое внимание следует  обратить на операции с переводом  денежных средств с одного счета  на другой, с переводом с расчетного счета предприятия на счета дочерних обществ. Данные операции должны быть подтверждены соответствующими договорами. При этом следует осуществить  встречную поверку в дочерних предприятиях с уточнением какие документы были приложены к обоснованию переводов и как он  отражены в бухгалтерском учете, составить акт сверки расчетов.

Особое внимание следует  обратить на переводы денежных средств с банковских счетов предприятия на счета физических лиц. Проверка данных платежей осуществляется по видам платежей (зарплата, вознаграждения, депозиты, дивиденды, договора, трудовые соглашения, договора на оказание взаимных услуг). Проверяется наличие всех видов договоров, приказов, справок расчетов, расчетно-платежные ведомости и платежная ведомость. При этом перечисление зарплаты сверяется в разрезе работников предприятия согласно сведениям по отделу кадров.

При проверки валютных счетов следует обратить внимание на расчет валют, согласно действующего законодательства, исходя из которого валютные операции запрещены с:

физическими лицами, постоянно  проживающими в РФ или временно отсутствующими;

юридическими лицами, зарегистрированными  в РФ, в том числе с долей  иностранного капитала;

торговыми, дипломатическими представительствами РФ за границей, которые не осуществляют торговую или  иную коммерческую деятельность.

По всем валютным счетам надо проверить сделки в соответствии с заключенными договорами, размер поступления и обязательной продажи  валюты. По переводам из-за границы  и за границу проверяются по счетам физических лиц паспортные данные, таможенные декларации, счета-фактуры, сроки расчетов. Если валюта переведена на счет предприятия резидентами, то проверяются все основания для  осуществления этих расчетов. По проверке различных корпоративных кредитных  карт по валютным счетам проверяется  наличие счетов, актов на списание расходов, порядок отражения этих операций на счетах бухгалтерского учета. Проверяются операции по продаже  и покупке валюты и правильность отнесения курсовой разницы на финансовые результаты деятельности. При проверке средств перечисляемых с расчетного счета на депозиты проверяют наличие  договоров и выписок банка. При  получении из кредитных организаций  ссуд, проверяется наличие кредитных  договоров, залоговые расчеты, сроки  погашения кредитов.

При проверке операций по прочим счетам проверяются аккредитивы, чековые  книжки, при этом проверяется порядок  получения чековых книжек и своевременность  их переоформления и сдачи в банк по аккредитивам, своевременность заявлений  об открытии аккредитивов и их продлении, а также приложенные к выпискам банка товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты по совершенным  аккредитивам или чековым книжкам  операций. По каждому из субсчетов проверяется наличие выписок банка согласно сроков их открытия и закрытия.

При проверке переводов в  пути операции проверяются сплошным методом. При этом записи по счету, которые  оформлены через кассу или  расчетный счет, проверяется наличие  квитанций в кассе, списков, описей, а по расчетному счету – платежные  поручения, списки, ведомости. Следует  проверить первичные документы  на законность (есть ли решения суда, заявления,  приказы, выписки из приказов). Проверяя переводы в пути, особое внимание уделяется предприятиям и лицам, местонахождение которых неизвестно или сроки платежей по ним истекли. В этом случае необходимо выявить  все факты нарушений неправильного  списания переводов в пути, факты  сокрытия сумм, суммы финансового  ущерба и как это оказало влияние  на показатели годовой бухгалтерской  отчетности.

При проверке операций по расчетному счету происходит проверка записей  в журналах-ордерах №1,2,3,4 и правильность их заполнения на основе приложенных  первичных документов и оформленных  аудитором актов расчетов по сверке между предприятием и банком.

Полученные при проверке данные о нарушении учетного процесса проверяемого предприятия сверяются  в разрезе собираемых счетов по видам  ошибок, которые:

не влияют на данные бухгалтерской  отчетности;

подлежат внутреннему  исправлению бухгалтерских записей  путем  корректурной записи, дополнительной записи, красного сторно;

влекут изменение бухгалтерской  отчетности, т. е. ошибки, вызвавшие  исправление остатком по проверяемым  счетам, подлежат внутреннему исправлению, а ошибки, затрагивающие налогооблагаемую базу и размер налоговых отчислений, подлежат в обязательном порядке  сообщению в налоговые органы и исправлению бухгалтерской  отчетности.