1 Учет денежных средств

 

1.3 Учет расчетов  с подотчетными лицами.

     Учет расчетов ведется в установленном порядке в соответствии с Гражданским кодексом, Банковским кодексом, действующим законодательными и нормативными актами, регламентирующими вопросы финансово-хозяйственной, внешнеэкономической деятельности, налогообложения.

Информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на служебные и  административно-хозяйственные расходы, обобщается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетное лицо-это работник организации, которому выданы денежные средства для осуществления определенных действий в интересах организации.

Возмещение командировочных  расходов в пределах республики Беларусь производится согласно Инструкции о  порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках  в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.10.2011г. №107, другими  актами законодательства.

Служебная командировка –  поездка работника по распоряжения нанимателя в другую местность в  не место постоянной работы на определенный срок для выполнения служебного задания.

Основанием для направления  работника в командировку является приказ руководителя, где указывается  место командировки, срок и цель командировки. На основании приказа  выписывается командировочное удостоверение.

В организации ведется  журнал учета работников, выбывающих в командировку, где работник расписывается  в получении командировочного удостоверения. В командировочном удостоверении  делают отметки о выбытии с  места постоянной работы при выбытии  в место командировки и наоборот. Отметки заверяются подписью ответственных лиц и печатью организации.

Работнику, выбывающему в  служебную командировку, сохраняется  заработная плата за время командировки по основному месту работы.

Командированному лицу должен быть выдан аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, найма  жилого помещения, суточных.

Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по возвращении  из служебной командировки представить  в бухгалтерию авансовый отчет  об израсходованных суммах. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы. В этот же срок возвращается остаток неиспользованных средств.

Командированному лицу возмещаются  следующие расходы:

• По проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно в размере стоимости представленных подменных проездных документов. Командированному возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование постельными принадлежностями в поездах при наличии подтверждающих документов.
• По найму жилого помещения на основании предъявленных оригинальных счетов, квитанций гостиниц. При отсутствии счета гостиницы такие расходы возмещаются по установленным нормам за сутки, не считая время в пути. Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда допускается с разрешения нанимателя. В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизор, холодильник и прочее) данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов. Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера командированному работнику не возмещается. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток исключается, а равное половине суток и более принимается за полные сутки.
• Суточные расходы – предполагают возмещение расходов на питание и личные нужды. Возмещаются за каждый календарный день командировки по установленным Министерством финансов нормам. При однодневных командировках или при возможности возвращаться к месту постоянного жительства суточные возмещаются в размере 50% от нормы. При предоставлении принимающей стороной одноразового питания суточные возмещаются в размере 70% от нормы, 2-х разового питания 30% от нормы.
• Другие расходы, связанные с командировкой и подтвержденные документами с разрешения нанимателя (телефонные переговоры).

Выдача наличных денег  под отчет производится только при  условии полного отчета по ранее  полученным на командировочные и  другие расходы суммам.

В случае непредставления  в установленный срок отчетов  об израсходовании подотчетных сумм или не возврата в кассу организации  остатков неиспользованных авансов  бухгалтерия вправе произвести удержание  из заработной платы работников в  установленном порядке. Если не возвращенные работниками суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника, они отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

По дебету счета 71 отражается возникновение дебиторской задолженности  по выданному авансу, а по кредиту  – списание дебиторской задолженности  при утверждении авансового отчета. Составляются следующие проводки:

 

Хозяйственная операция	Д	К
Выдан аванс подотчетному лицу на командировку из кассы	71	50
Утвержден авансовый отчет по командировке: На сумму без НДС На сумму НДС	16 18	71 71
Неиспользованная сумма возвращается в кассу	50	71
Неиспользованная сумма удерживается из заработной платы	70	71

 

На хозяйственные нужды  подотчетному лицу выдается аванс. Аванс  выдается на сроки, установленные руководством:

• Не более 3-х рабочих дней на расходы, производимые в месте нахождения предприятия.
• Не более 10 рабочих дней на расходы, производимые в не места нахождения предприятия.
• До 30 рабочих дней в сумме, не превышающей 1 базовую величину.

По израсходованным суммам подотчетное лицо представляет авансовый  отчет не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они  выдавались. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие документы.

Учет подотчетных сумм, израсходованных на хозяйственные  нужды, оформляется следующими бухгалтерскими проводками:

 

Хозяйственная операция	Д		К
На основании отчета приходуются приобретенные материальные ценности: На сумму без НДС На сумму НДС	10 18		71 71
На сумму услуг, оплаченных подотчетным лицом На сумму без НДС На сумму НДС	25 18		71 71
После окончательного расчета с подотчетным лицом НДС отражается как уплаченный	18/3.2		18/3.1

 

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере №7. В нем ведется как аналитический, так и синтетический учет. Для  каждого случая выдачи аванса в журнале-ордере №7 предназначена 1 строка.