Проектирование информационной системы учета продаж Компания "Max-Service"

Следует иметь в виду, что в  рамках одной инструкции можно выполнить  только одно действие: добавить или  удалить поле.

Удаление таблицы:

DROP {TABLE таблица | INDEX индекс ON таблица | PROCEDURE процедура | VIEW представление}

Нельзя удалить таблицу, если она  используется в данный момент, или  является главной для других таблиц.

В приложении Б приведены тексты SQL запросов, с помощью которых  обрабатываются данные в программе.

4.2. Руководство пользователя

 

Необходимым условием возможности  работы с программой является наличие  следующего программного обеспечения  на компьютере: операционная система Windows 'ХР; пакет программного обеспечения MS Office. СУБД Access 'ХР.

Для запуска программы необходимо открыть файл db_kurs.mdb. после этого на экране появится главная кнопочная форма в соответствии с рисунком 13.

Рис. 13 - Окно приветствия

При выборе пункта Клиенты появится форма, где можно добавить и отредактировать контактные данные клиентов (рис. ).

Рис. Редактирование данных клиентов.

При выборе пункта «Склад» появится форма в соответствии с рис. 16.

Рис. 16. Форма для работы со складом.

При выборе пункта "Каталог запчастей" появится форма в соответствии с рис.

Рис. Каталог запчастей.

 

 

При выборе на главной кнопочной  форме пункта Заказы станут доступными следующие пункты, показанные на рис.

Рис. Заказы.

Выбор пункта "Продать телефон" инициирует диалог, приведенный на рис.

Рис. Продажа телефона.

Для того чтобы завершить процесс  продажи оформлением товарного  чека и гарантийного талона, необходимо отметить нужный телефон в графе  «продать» и нажать кнопку «Оформить  продажу». После этого в соответствии с рисунком 17 появится форма, в которой нужно заполнить данные на покупателя – это необходимо, в том числе и для того, чтобы можно было распечатать гарантийный талон и товарный чек.

Рис. 17 – Форма подготовки товарного чека и гарантийного талона

Для того чтобы распечатать товарный чек или гарантийный талон, нужно нажать соответствующую кнопку. Образцы данных документов, сгенерированные системой, приведены в Приложении.

В случае если на складе нет нужного  покупателю телефона, можно предложить ему сделать заказ по каталогу. Для этого в соответствии с рисунком 16 нужно нажать на кнопку «Принять заявку на телефон». После этого в соответствии с рисунком 18 появится форма с прайс-листом на сотовые телефоны.

Рис. 18 – Форма для выбора модели телефона

Кнопки «фильтр по марке» и «фильтр  по цене» позволяют задать критерии поиска нужной покупателю модели. Кнопка «Описание» откроет форму с подробным описанием модели: вес, размеры, разрешение камеры, прочие параметры

Для того чтобы начать оформление заказа, нужно отметить в графе  «Заказ» нужные модели телефонов и нажать кнопку «Принять заказ».

Следует отметить в графе «Заказ»  нужную модель или несколько моделей  и нажать кнопку «Сделать заказ», после  чего в соответствии с рисунком 19 появится форма для уточнения параметров заказа.

Рис. 19 – Форма подготовки заявки экспедитору

После того, как будут заполнены  все данные, следует нажать кнопку «Заявка», чтобы напечатать заявку. Перед выходом обязательно нужно нажать кнопку «Внести данные в базу», чтобы сохранить сведения о заявках в системе.

При выборе пункта «Покупка б/у телефонов» меню «Операции» появится форма в соответствии с рисунком 20.

Рис. 20 – Оформление покупки б/у телефона

При выборе пункта «Ремонт телефонов» будет выведена форма в соответствии с рисунком 21.

Рис. 21.  Форма для приёма телефона в ремонт

Следует поставить флажки в поле «Ремонт» напротив нужных записей. Перемещение  между записями о клиентах осуществляется с помощью стрелок в нижнем левом углу формы. После этого  нужно нажать на кнопку «Оформить  приём», после чего в соответствии с рисунком 22 появится форма для диагностики неисправностей и расчёта стоимости ремонта и запчастей.

Рис. 22 – Форма для диагностики и расчёта стоимости ремонта

Кнопка «Контактные данные»  покажет форму с детальными сведениями о клиенте, необходимыми для распечатки квитанции о приёме телефона и счёта за ремонт и запчасти. Кнопка «Комплектность» откроет форму для заполнения сведений о телефоне и других устройствах, сдаваемых в ремонт. Кнопка «Пересчитать стоимость» позволит сделать перерасчёт при добавлении или удалении записей в подтаблицах «Ремонтные работы» и «Запчасти для ремонта», находящихся в нижней части формы. Прежде чем печатать квитанцию, нужно поставить флажок в поле «Выписать квитанцию».

4.3. Руководство программиста

 

Разработанное программное средство было сделано в среде СУБД Access 'ХР. При необходимости внести изменения  в структуру базы данных, а именно: добавить новые таблицы, изменить состав полей, внешний вид форм и т.д., следует при запуске программы выбрать меню Сервис Þ Параметры запуска и в появившемся окне установить флажок в поле «Окно базы данных». После чего программу следует закрыть и запустить снова. Теперь окно базы данных будет доступно.

Для создания новой таблицы, необходимо активизировать окно базы данных,  перейти  на закладку «Таблицы» и нажать кнопку создать. На экране появиться окно диалога «Новая таблица». В этом окне выбираем кнопку «Конструктор» и нажимаем кнопку «ОК». Программа выведет окно пустой таблицы в режиме конструктора. В верхней части окна таблицы расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля.

После введения названия поля необходимо указать тип этого поля.

Каждая таблица в реляционной  БД должна иметь первичный ключ. Для выбора ключевого поля таблицы в окне конструктора щелкнем в области выделения, расположенной слева от имени поля. Нажмем кнопку Ключевое поле на панели инструментов. В подтверждении того, что ключевое поле задано появиться символ ключа слева.

Завершив работу по созданию таблицы, сохраним ее, выбрав команды Файл, Сохранить. Выведется окно сохранения. Введем  имя таблицы.

После создания таблиц нужно сообщить Microsoft Access, как они связаны друг с другом. В дальнейшем Microsoft Access сможет связать эти таблицы при их использовании в запросах, формах, отчетах.

Вернемся в окно БД. Закрыв текущее  окно таблицы. Выберем команду -Сервис -> Схема данных. Microsoft Access откроет  пустое окно «Схема данных», выведем  на экран окно диалога «Добавление таблицы».

В этом окне нужно выделить таблицы, между которыми будут созданы  связи и нажать кнопку «Добавить». Затем кнопку закрыть. Чтобы построить  связь, нужно установить курсор на ключевом поле одной таблице и перетащить его на одноименное (или аналогичное) неключевое поле другой таблицы. При этом, если типы полей совпадают, будет создана связь типа «один ко многим», в противном случае – связь неопределенного типа, которую нельзя использовать. Когда появится графическое изображение связи в виде соединительной линии, двойной щелчок по ней откроет окно редактирования связи. Установление флажка Обеспечение целостности данных приведет к тому, что в подчиненную таблицу нельзя будет ввести записи, которым нет аналога в главной таблице. Установление флажка также сделает доступным два значения: Каскадное обновление связанных  полей и каскадное удаление связанных полей.

После задания структуры таблиц приложения, можно создать его  макет с помощью форм и связать  их между собой, используя макросы  или процедуры обработки событий. При этом можно создавать «на экране» достаточно реальные необходимые в приложении формы и отчеты, периодически переключаясь для контроля своих действий из режима формы в режим предварительного просмотра.

Макет интерфейса пользователя представлен в Приложении Е.

Чтобы начать создание формы необходимо перейти на вкладку «Форма», а  затем нажмем кнопку «Создать» на экране  появится «Новая форма». В  этом окне выбрать «Конструктор»  и нажать ОК. Появиться окно пустой формы в режиме конструктора.

Для добавления на форму элементов  управления достаточно выбрать необходимый  элемент и перенести его на форму. После того как элемент  будет перенесен, запустится мастер, который поможет, установит источник информации и основные настройки. Для  создания подчиненной формы в «Главном меню» необходимо выбрать на панели инструментов кнопку «Подчиненная форма/отчет», после этого дожжен запуститься мастер, в котором нужно указать название формы, которая будет подчиненной. Переключив форму из режима конструктора в режим просмотра, можно просмотреть что получилось. 

Для того чтобы связать имеющиеся  формы нужно использовать элемент  управления «Кнопка». Необходимо перетащить кнопку на главную форму, после чего откроется диалоговое окно «создание  кнопок». В окне категория нужно выбрать пункт работа с формой, в окне действия выбрать «открытие формы» и выбрать форму, которая будет открываться после нажатия на кнопку. Аналогично создаются кнопки для просмотра отчетов. После создания кнопки можно будет изменить надпись на кнопке или добавить рисунок.

Для удобного просмотра хранящейся в БД информации можно использовать отчеты.

В окне БД нужно перейти на вкладку  «Отчеты» и нажать на кнопку «Создать», чтобы открыть окно диалога «Новый отчет». В этом окне нажать на «Мастер отчетов» и выбрать таблицу или запрос в качестве источника данных. Нажав кнопку ОК, перейдем в окно, в котором выбираются необходимые поля таблицы и нажмем кнопку «Далее». В открывшемся окне задается внешний вид отчета в «Макете», затем Стиль. Нажав кнопку «Далее»  в открывшемся окне вводится название отчета. Кнопка Готово.

Базу данных Microsoft Access можно разделить  на два файла, в одном из которых  содержатся таблицы, а в другом запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Это позволит пользователям иметь доступ к общему источнику данных и при этом создавать свои собственные формы, отчеты и другие объекты.

В меню Сервис выберите команду Служебные  программы и подкоманду Разделение баз данных.

Следуйте инструкциям в диалоговых окнах мастера Разделение базы данных.

Далее необходимо присоединить таблицы  к базе, в которой остались только формы и прочие интерфейсные объекты  и задать параметры обновления. Это  выполняется при помощи Диспетчера связанных таблиц (Меню Сервис/Служебные Программы).

Для задания связи  с файлом, расположенным в локальной сети, используется стандартный формат записи пути (UNC), в формате «//Сервер/Общая  папка/Путь/Имя файла».

После успешного разделения базы данных необходимо определить механизм блокировки данных для обработки ситуаций одновременного обращения к одним и тем же данным.

Можно блокировать все записи в  базовой таблице или только изменяемую запись. В обоих случаях запись, изменяемая одним пользователем  в результатах запроса, недоступна в это время другим пользователям для изменения в базовой таблице.

Откройте запрос в режиме конструктора. В многопользовательской среде  подтвердите, что все пользователи закрыли данный запрос, его базовую  таблицу или запрос, а также  другие объекты, основанные на данном запросе.

Выделите запрос, щелкнув в режиме конструктора запроса любое место  вне бланка запроса и списков  полей.

Нажмите кнопку Свойства на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств запроса.

Выберите требуемое значение свойства Блокировка записей (RecordLocks).

Также необходимо определить время  ожидания запросом ответа от источника  данных ODBC, по прошествии которого будет  выдано сообщение об ошибке подключения  к ODBC. Выполнение запроса, использующего базу данных ODBC в качестве базового источника данных, может быть задержано из-за высокой загруженности сети или занятости сервера ODBC.

Откройте запрос в режиме конструктора. Выделите запрос, щелкнув в режиме конструктора запроса любое место  вне бланка запроса и списков  полей.

Нажмите кнопку Свойства на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств запроса.

Задайте в значении свойства Время  ожидания ODBC (ODBCTimeout) число секунд, после  которого возвращается сообщения об ошибке превышения времени ожидания. По умолчанию задается значение 60 секунд.    Если задать для этого свойства нулевое значение, ошибка превышения времени ожидания не возникает.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Целью курсовой работы являлась разработка системы автоматизации рабочего места продавца для предприятия, работающей в сфере торговли мобильными телефонами и оказания услуг по их ремонту.

Внедрение информационной системы  обеспечивает повышение эффективности работы и взаимодействия отдела продаж (в частности группы клиентского сервиса) и транспортной службы. Решен вопрос единого источника хранения данных (по клиентам и транспортным компаниям). Также упрощается процесс дальнейшего составления ТЗ, т.к. практически все графы заполняются автоматически. Это значительно экономит время, поскольку специалисту группы клиентского сервиса не нужно делать лишнюю работу – вводить данные вручную.