Проектирование базы данных «Библиотека»

2.1.2 Создание Схемы данных

Схема базы данных используется для создания, редактирования и удаления таблиц базы данных. Также схему  базы данных можно использовать для  просмотра связей между таблицами. При создании новой схемы базы данных  начинаем работу с пустой схемой.

1.В окне базы данных  в списке Объекты нажмите кнопку Схемы баз данных , а затем кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

2.Пустая схема базы  данных появляется с диалоговым  окном Добавление таблицы.

3.Чтобы добавить таблицу  в схему базы данных, выберите  таблицу и нажмите кнопку Добавить.

4. После чего связываем  Атрибуты таблиц

Из таблицы Читатели мы перетягиваем поле Индивидуальный номер  на Индивидуальный номер из таблицы  Заказы. Из этой же таблицы перетягиваем это поле на Индивидуальный номер  в  таблице Задолжники. Аналогичную  процедуру проделываю для таблиц Выдача книг, Книги и Поставщики.

2.2. Краткая характеристика  возможностей языка SQL.

SQL символизирует собой  Структурированный Язык Запросов. 
Этот язык ориентирован на операции с данными, представленными в виде логически взаимосвязанной совокупности таблиц. Это позволило создать компактный язык SQL ( небольшим набором команд, а также дало возможность достаточно легко определять выводить и обновлять информацию в БД, упростив программирование сложных запросов. Таблица в языке SQL представляет собой совокупность строк и столбцов.

Язык SQL предназначен для  выполнения: 
а) операций над таблицами (создание, удаление, изменение структуры); 
б) над данными таблиц (выборка, изменение, добавление и удаление) 
в) некоторых сопутствующих операций (управление доступом, управление индексами, управление транзакциями и др.).

2.3 Разработка запросов  на языке SQL

Для того чтобы создать  запрос на языке SQL, для начала сделаем  пустой запрос в режиме конструктора. Для этого на вкладке Создание нужно выбрать пункт Конструктор  запросов. Появившееся диалоговое окно с перечнем таблиц нам не понадобится, поэтому его можно просто закрыть. Далее на вкладке Конструктор  выберем пункт Режим и изменим  режим построения запросов на Режим SQL. 
 
Создание запроса в режиме SQL похоже на программирование, пользователю предстоит вручную набрать нужные команды. Запрос на выбор информации начинается словом SELECT, обычно оно написано по умолчанию. Далее нужно перечислить нужные поля таблицы. Для этого напечатаем наименование таблицы, поставим точку, а в квадратных скобках наберем имя поля из этой таблицы. Следующее поле задается подобным образом. Поля отделяются запятыми. 
 
Запрос заканчивается служебным словом FROM, после которого указывается таблица, из которой была взята информация. В конце строки запроса должна стоять точка с запятой. 
Для проверки правильности написания запроса выполним его. Для этого нажмем на кнопку Выполнить на панели Конструктор. Итог запроса будет отображен в таблице. Если запрос был записан неправильно, то будет получено сообщение об ошибке. В этом случае нужно в первую очередь проверить правильность написания наименований таблиц и полей.

SQL является непроцедурным  языком и не содержит операторов  управления, организации подпрограмм,  ввода-вывода и т.п. 

2.3.1Создание запросов

Понятие запроса в MSAccess употребляется в расширительном плане. Его следует трактовать как некоторую команду на выбор, просмотр, изменение, создание или удаление данных. Также нельзя не отметить значение запросов для решения задач анализа данных.

Наиболее распространенным и, если так можно выразиться, естественным типом 

запросов является запрос на выборку. Данный тип, собственно говоря, и устанавливается по умолчанию  для вновь создаваемого запроса.

При работе с системой данных очень часто возникает задача соединения данных из различных связанных  таблиц в одну. Это можно реализовать  с помощью запроса.

Типы запросов:

1. простой;
2. перекрестный;
3. повторяющиеся записи;
4. параметрический;
5. на создание таблицы;
6. на удаление и т.д.

В процессе формирования запроса  можно выделить ряд принципиальных этапов:

1. описание структуры запроса (то есть указание того, какая информация должна выводиться в колонках таблицы запроса);
2. задание порядка, в котором данные должны выводиться при выполнении запроса;
3. задание условий вывода записей в запросе.

 

Создание запроса на выборку

Запрос на выборку —  это объект базы данных, который  служит для отображения данных в режиме таблицы. Запрос может получать данные из одной или нескольких таблиц, из существующих запросов или из комбинаций таблиц и запросов. Таблицы или запросы, используемые для получения данных, называются источниками записей.

Создание простых запросов на выборку при использовании  мастера и при работе в режиме конструктора происходит одинаково. Для  этого следует выбрать источник записей и поля, которые требуется  включить в запрос. Из таблицы Читатели выбираю Индивидуальный номер и  ФИО, из таблицы Книги выбираем Название книги и из таблицы Выдача книг выбираю Дату выдачи и Дату Возврата.  После этого сохраняем данный запрос.

Создание запроса с  параметром.

Запрос строиться аналогично запросу на выборку. Из таблицы поставщики беру все атрибуты. В поле Код  поставщика ввожу условие отбора: [Введите код поставщика].

Создание агрегированного  запроса.

В данном запросе ведется  подсчет затраченных  средств  на каждую книгу. Для этого из запроса  Стоимость выберем все поля и  в следующем поле введем формулу для того чтобы рассчитать общую сумму, которую библиотека потратила на покупку каждой из книг.

Создание  простого запроса.

Создадим запрос выводящий  информацию о книгах, взятых в пользование  зимой. Для этого из таблицы Читатели возьмем поле ФИО, из таблицы Книги  – Название книги, из таблицы Выдача книг возьмем Дату выдачи в этом поле в условии отбора ведем следующее: Like "*.12.2011" Or Like "*.01.2012" Or Like "*.02.2012".

2.3.2 Создание форм.

Access предоставляет  возможность вводить данные как  непосредственно в таблицу, так  и с помощью форм. Форма в  БД - это структурированное окно, которое можно представить так,  чтобы оно повторяло форму  бланка. Формы создаются из набора  отдельных элементов управления. 
 
Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. Форма предоставляет возможности для:

1. ввода и просмотра информации базы данных
2. изменения данных
3. печати
4. создания сообщений

Способы создания форм:

1.Конструктор форм (предназначен  для создания формы любой сложности) 
Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

2.Автоформа: в столбец  (многостраничная – поля для  записи выводятся в один столбец,  в форме одновременно отображаются  данные для одной записи)

3.Автоформа: ленточная  (все поля записи выводятся  в одну строку, в форме отображаются  все записи)

4.Автоформа: табличная  (отображение записей осуществляется  в режиме таблица)

5.Автоформа: сводная таблица

6.Автоформа:сводная диаграмма 
Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph) 
Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel) 
 
Алгоритм создания форм следующий:  

1. Открыть окно БД
2. В окне БД выбрать вкладку Формы
3. Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД
4. В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных таблица Книги.
5. Щелкнуть на кнопке ОК.

Аналогичным образом мы создаем  формы для таблиц Читатели, Должники, Выдача книг, Поставщики и Заказы.

Следующим шагом будет  создание общей формы Библиотека для более быстрого доступа ко всем данным. Для этого мы создаем  форму с помощью Конструктора форм. На этой форме располагаем  несколько кнопок, с помощью которых  мы будем открывать такие формы  как Книги, Поставщики, Заказы, Должники, Выдача книг и Читатели.

2.4 Разработка отчетов.

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. 
 
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов. 
 
Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает  в отчете данные из запроса  или таблицы, добавляя к ним  текстовые элементы, которые упрощают  его восприятие. 
К числу таких элементов относятся:

1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. 
   
2. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.  
   

3.Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.  

    4.Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.  

      5.Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета 

Способы создания отчета

 В Microsoft Access можно создавать  отчеты различными способами:

1. Конструктор
2. Мастер отчетов
3. Автоотчет: в столбец
4. Автоотчет: ленточный
5. Мастер диаграмм
6. Почтовые наклейки

 

Заключение

Организация данных является ключевым моментом при работе с большими объемами информации. Чрезвычайно важно  упорядочить информацию таким образом, чтобы легко и быстро находить нужные сведения. В Microsoft Access подлежащая хранению информация называется данными, а место ее хранения - базой данных.

Перед созданием базы данных необходимо ответить на следующие вопросы:      Каково назначение базы данных и кто будет ею пользоваться?

Какие таблицы (данные) будет  содержать база данных?

Какие запросы и отчеты могут потребоваться пользователям  этой базы данных?

Какие формы может потребоваться  создать?

Отвечая на эти вопросы, можно  разработать проект базы данных и  создать полезную и удобную в  использовании базу данных.В результате работы я получила базу данных "Библиотека", которая содержит запросы и отчеты:

- Вывод сведений о книгах, взятых определенным читателем;

- Сведения о читателях,  у которых находится определенная  книга;

- Сведения о читателе

- Сведения о наличии  определенной книги в фондах  библиотеки;

-  Сведения  о поставщиках,  доставляющих книги в библиотеку;

- Сведения о читателях,  не сдавших книги;