Архивный фонд Российской Федерации

В соответствии с классификацией документов по историческим эпохам сеть государственных архивов подразделяется на архивы, хранящие материалы периода до 1917 года (РГАДА, РГИА); архивы, хранящие материалы советского периода (РГАЭ, РГВА); архивы, хранящие материалы двух эпох (с обособленным учетом и хранением материалов по эпохам внутри каждого архива).

1.3.3. По видам носителей, способам и технике закрепления информации

С учетом вида носителей, способов и техники закрепления информации архивные фонды и архивные документы хранятся в общих и специализированных архивах и специализированных отделах общих архивов. Примеры специализированных архивов: РГАНТД (Российский государственный архив научно-технической документации), РГАКФД (кинофотодокументов), РГА фонодокументов.

1.3.4. По срокам хранения

На постоянном хранении в государственных и муниципальных архивах хранятся документы государственной части Архивного фонда РФ, поступившие в связи с истечением сроков хранения в ведомственных архивах, а также переданные из негосударственной части Архивного фонда РФ в установленном порядке в государственную собственность.

На временном хранении архивные фонды и архивные документы находятся в ведомственных архивах.

1.3.5. Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности

Этот признак применяется для организации крупных комплексов документов, обособляемых в виде самостоятельных архивов.

В нашей стране существует ряд архивов, хранящих документы определенной отрасли или сферы общественной деятельности: РГВИА, РГАВМФ, РГАЭ (экономики), РГАЛИ(литературы и искусства) и др.

1.4. Классификация документов в пределах архива

Внутри архива документы группируются:

- по архивным фондам и архивным коллекциям;

- степени ценности;

- категориям доступа к документам.

1.4.1. Группировка документов по архивным фондам и коллекциям — основа классификации документов в пределах архива

Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием.

Весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения (организации, предприятия, воинской части, корабля военного или торгового флота, общественного объединения и т. д.) или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд.

Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.

Часть документального фонда, имеющая историческое, политическое, народно-хозяйственное, научное, социальное, культурное значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Видами архивного фонда являются: архивный фонд учреждения, архивный фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция. Работа по фондированию документов осуществляется:

- в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;

- ведомственных архивах при отборе документов для передачи в госархивы;

- государственных архивах при необходимости создания объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправления ошибок фондирования, описания документов, переработки описей.

 

4 ВОПРОС

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВНОГО ФОНДА

 

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица

хранения документов.

Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения (дела) систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов передаче в государственные архивы.

Распределение дел внутри фонда по делениям систематизации проводится с учетом следующих признаков:

- структурного;

- хронологического 

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного 

- номинального 

- корреспондентского 

- географического 

- авторского.

Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

 

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания, а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации.

 

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организации, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы – времени их создания.

При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

- деда относятся к тому году, в котором они начаты или  в котором поступили в данную  организацию (структурное подразделение) из другой организации;

- планы, отчеты, сметы и материалы  к ним относятся к тому году, на который или за который  они составлены, независимо от  даты их составления; многолетние  планы относятся к начальному  году их действия, а отчеты  за эти годы – к последнему  году отчетного периода;

- дела, начатые производством в  одном подразделении и переданные  для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого  подразделения берется в скобки  и пишется название последнего);

- в пределах года или хронологического  периода дела располагаются по  значимости структурных частей  фонда.