Управление формальными и неформальными группами в организации

• функциональная недостаточность самой формальной организации;
• социальная интеграция в рамках организации;
• разделение феноменов функций и личности (индивид может варьировать средства)

Различия  между формальным и неформальным управлением:

• по структуре:
1. неформальному управлению присуще спонтанное возникновение, а формальному – запланированное организацией
2. основная причина возникновения формальных отношений – эмоции, а неформальных – достижение цели
3. формальное управление отличается от неформального стабильностью
• по целям:

В формальных организациях основное – достижение целей организации, в неформальных же – удовлетворение потребностей группы.

• по источнику влияния

Неформальное  управление исходит от отдельной  личности. Формальное управление обусловлено  положением организации

В неформальных организациях человек обладает личной властью и руководит снизу  вверх, а в формальных подчиняется  иерархическим полномочиям и  управляет сверху вниз

• по средствам контроля:

Различаются на угроза увольнения или понижения  в должности в формальном управлении и физические или общественные санкции  – в неформальном.

• по коммуникациям

Выделятся официальные каналы, хорошо определенные и передаваемые по официальным линиям используемые в формальном руководстве, а также каналы в форме виноградной  лозы, плохо определенные и пресекающие  постоянные каналы – в неформальном руководстве.

• В формальной организации присутствуют все члены рабочей группы, межличностные отношения предписываются должностной инструкцией, руководитель назначается организацией, основой для взаимодействия служат функциональные обязанности или положение.

В неформальную организацию включаются только те, кто «приемлемы», межличностные  отношения возникают спонтанно, роль руководства обусловлена результатом  членства, основой для взаимодействия являются личностные черты, статус.

Несмотря  на то, что существуют два типа управления в России, преобладает формальное руководство. Поэтому необходимо рассмотреть  такую особенность формального  управления как бюрократия.

Глава II. Анализ бюрократических принципов как высшего проявления формального управления. Сочетание формального и неформального управления.

Все современные  формальные организации являются по своей природе бюрократическими. Часто бюрократия ассоциируется  с неэффективностью, бесполезностью, волокитой. В такого рода управлении нередко средства деятельности превращаются в цели

К исследованию бюрократии неоднократно обращались социологи(М.Вебер, П.М.Блау,Дж.Унклер). наиболее значительный вклад в него внес немецкий социолог М.Вебер. Он ввел понятие «идеальный тип бюрократии» и дал ему  следующую характеристику:

1. наличествует четкая иерархия авторитетов, в которой реализуется «цепь» команд сверху. Каждый высший авторитет осуществляет контроль за авторитетом, занимающим более низкое положение в иерархической структуре. Горизонтальные связи отсутствуют.
2. На всех уровнях данной организации имеются письменные предписания, которыми руководствуются официальные лица.
3. Каждый работник получает фиксированный оклад; для получения более высокого оклада индивид должен поступательно продвигаться по служебной (карьерной) лестнице.
4. Никто из членов организации не владеет материальными ресурсами, которыми он оперирует.
5. В целом бюрократия все более отдаляет рабочих от участия в управлении.

Бюрократия – иерархически организованная, зачастую неуязвимая управляющая система, подчиняющаяся своему основному  закону функционирования: сохранение своих привилегий, власти и обеспечение  своего постоянного воспроизводства. Носителем системы бюрократического произвола – обязательного атрибута административной власти – является слой привилегированного чиновничества, для которого характерны глубокое чинопочитание, карьеризм, угодничество, замена дела словом. Не будет преувеличением сказать, что бюрократия является антиподом  оптимального управления и его врагом номер один.

В нашей стране с удивительной регулярностью  появляются грозные указы «о сокращении административно-управленческого персонала», но через самое короткое время  количество министерств и ведомств с обширным чиновничьим аппаратом  вырастает вновь.

В России бюрократический аппарат стал заметно  расти при Петре I. В 1715 году численность чиновников в центральном аппарате и в системе местного управления составляла 5300 человек, и на их содержание ежегодно тратилось около 100 тыс. рублей; через 5 лет, в 1721 году, количество чиновников и расходы на них удвоились. К началу XX века численность бюрократии вновь удвоилась (358 тыс. человек)

Бюрократ  – талантливый конформист, блестяще владеющий искусством воздействия  на личность. Беспощадно точно сказала  помощница Рейгана Элизабет Доул, что Президенту в его окружении  не нужны сотрудники, умеющие только поддакивать.  «Если он говорит  «нет», то и мы все говорим «нет». К сожалению, это правило распространяется на окружение практически любого начальника. Законы бюрократии определяют ценность работника по его умению соблюдать установленные правила, ритуалы, оберегать иерархические  устои и поддерживать статус-кво  во всех случаях служебной практики.

Одним из блестяще отработанных бюрократий способов уклонения от личной ответственности  является нехитрый метод передачи решения  вопроса коллегиальному органу, различным  комиссиям и совещаниям – призыв «поручить комиссии рассмотреть  данный вопрос более глубоко и  всесторонне» вызывает настороженность  у опытного руководителя. Другой блестящий  бюрократический прием, известный  еще древним римлянам и отшлифованный  за столетия до удивительного совершенства, - метод подмены дела словом.

Аналитические данные Института государства и  права Академии наук РФ позволяют  определить характерные черты бюрократичекого  сознания:

• безразличие к целям и задачам деятельности организации, что проявляется в преувеличении внимания к процедуре, форме в ущерб существу дела. Традиционной маскировкой такого равнодушия являются повышенная бдительность и якобы существующая необходимость выполнять формальные указания, циркуляры и предписания (известна горькая шуточка о медсестре, которая будит больного «Проснитесь, вам пора принять снотворное»);
• подмена общих государственных интересов узковедомственными, корпоративными и особенно частными. Такой чиновник руководствуется в основном формальными указаниями и соображениями карьеры и изначально не только нравственно неполноценен, но и профессионально неэффективен. Вся его деятельность предельно прагматична и рациональна, – важна только та работа, только те люди, которые могут принести личную выгоду;
• консерватизм, боязнь и нежелание перемен (особенно если эти перемены сокращают зону интересов чиновника), предельное сокращение любой неопределенности и риска. Все эти тенденции неминуемо ведут к застою, стагнации;
• бюрократ высокого уровня, как и большинство работников сферы управления, по своему талантлив: он великий мастер – имитатор бурной деятельности, виртуозно владеет демагогией и в совершенстве умеет уйти от неприятных, обременительных и ответственных заданий, умеет собирать и утаивать важную информацию, прекрасно ориентируется в корпоративных секретах своих коллег. И все же основа бюрократического сознания – посредственность. Верно заметил Оноре де Бальзак: «Существует только одна гигантская машина, управляемая пигмеями, и это бюрократия»;
• широкое и умелое применение штампа с грифом «секретно» позволяет спрятать важную для коллектива информацию и подкрепить репутацию как надежного, осторожного и бдительного сотрудника. Известно, что крупный итальянский физик Э. Ферми, много настрадавшийся от бдительности чиновничьего аппарата, написал на конверте одного из писем «Совершенно секретно, сжечь до прочтения».
• Умение перенести на свою персону регалии того высокого учреждения, где он служит, и, как следствие этого, талантливо играть роль недоступного, барственного вельможи. В этом случае в ход идут отработанные приемы закрытия доступа к барину: милицейский пост при входе в учреждение, неприступный секретарь, длительные сроки рассмотрения просьб и жалоб, резкость и безапелляционность высказываний в адрес рядовых сотрудников и просителей.

Однако  бюрократия как форма организации  имеет не только недостатки, но и  преимущества.

Преимущества  бюрократии:

• возможность принимать решения согласно общим критериям
• заинтересованность в поддержании высокого уровня компетенции служащих
• уменьшение коррупции благодаря полной занятости и фиксированному окладу

Недостатки  бюрократии

• Сдерживание  инициативы работников
• Исключение из процесса экспертизы талантливых людей
• Неспособность полностью ликвидировать коррупцию

Сложность борьбы с бюрократией заключается  в том, что не всегда удается распознать, кто прячется под маской добросовестного  сотрудника, старающегося сохранить  административный порядок и зачищающий организацию от волюнтаризма и хаоса. Ошибочно принимать за бюрократа  каждого работника аппарата управления, отождествлять бюрократизм с  организованностью и порядком, без  которых немыслим труд коллектива. Ведь бюрократия реализует свою власть на основании формализованных в  принципе разумных правил, првомерность которых закреплена в служебных  инструкциях и законах. Таким  образом, бюрократия проявляется в  легальном господстве и становится выразителем воли закона, гарантом объективной рациональности при  жесткой иерархии и выраженной централизации  управления.

Существенно подрывают основы бюрократии, расширяющиеся  с каждым годом компьютерные методы обработки информации, так как  они объективны и широко открыты  для всех пользователей. Компьютер  претендует раскрыть общественности даже такие охраняемые тайны, как наличие  билетов на самолет или свободных  мест в гостинице. И два века назад  опасность бюрократического стиля  управления понимали в России со всей очевидностью: «Когда начальство вместо настоящих дел занимается одними рапортами о получении и исполнении указов, ответами и объяснениями –  сие правление по существу и течению  дел доказывает происходящий от него вред. Все остается на одних бумагах». В весьма своеобразной форме выразил  свой протест против армейской формалистики и бюрократии великий писатель Эдгар  По во время его кратковременного обучения в Вест-Пойнтской военной  академии. В 1831 году слушателям академии было приказано явиться на парад  «с белым поясом, в белых перчатках  и при оружии», и он вышел на парад точно в соответствии с  приказом – вся его одежда состояла только из белого пояса и белых  перчаток и, хотя он был при оружии, из Вест-Пойнта его исключили за «грубое нарушение воинского  долга».

Что же можно противопоставит бюрократизму? Нужно помнить, что каста бюрократов, несмотря на попытки спрятаться, разнообразить  методы бюрократии, все же распознаваема  и по своей сути глубоко антиобщественна. Бюрократия действует в обстановке постоянного страха, под угрозой разоблачения ее творческой и духовной неразвитости, и по мере дальнейшей демократизации общества, развития самоуправления этот страх все более усиливается. Открытость системы управления, гласность, общественный контроль, рост культуры и духовности общества губительны для бюрократии.

Преувеличение или усиление роли формального  управления ведет к охарактеризованному  выше бюрократизму, делает управление бездушным, механическим и тем самым  снижает его эффективность. Но вообще без формального управления также  не может быть не только эффективного, но и нормального управления.

Преувеличение роли неформального управления, особенно без учета конкретных обстоятельств  работы, анализа ситуации, также  чревато отрицательными последствиями. В этом случае управление может рождать  бесконечные конфликты, подхалимство, безответственность, протекционизм.

Поэтому для более правильного  управления организацией необходимо сочетать формальное и неформальное управление.

Факторы, от которых зависит сочетание  формального и неформального  управления:

1. качество персонала: профессионализм, образование, отношение к работе, отношение к менеджеру, динамика личности (самообразование, профессиональный рост и прочее);
2. личность менеджера: человеческие качества, коммуникабельность, профессионализм, доброжелательность, целеустремленность;
3. социально-экономическая обстановка, внешняя и внутренняя. Влияет на возможности варьировать соотношение формального и неформального управления;
4. психологический климат, существующий в управляемом коллективе. Он выступает и как следствие неформального управления. Следствия всегда расширяют или сужают наши возможности. Это касается многих проблем;
5. тип управления: стратегическое, инновационное, маркетинг, корпоративное, антикризисное и прочее;
6. интересы, ценности и мотивы, господствующие в коллективе;
7. динамика развития коллектива, фирмы, организации

В понимании формального и неформального  управления могут проявляться различные  тенденции изменения их сочетания. Существуют объективные границы  этих изменений, за которыми формальное управление или, точнее попытка формализации управления ведет к неустойчивости управляемой системы и в дальнейшем к  ее разрушению. Это ситуация превращения  человека в машину, робот.