Отчет по практике в администрации

7. Организация разработки  и применения номенклатуры дел  в структурных подразделениях  администрации.

8. Организация подготовки  документов структурными подразделениями  на архивное хранение.

9. Организация и координация  приема граждан главой администрации  и заместителями главы администрации.

10. Организация работы  приемных главы администрации  и заместителей главы администрации.

11. Рассмотрение в установленном  порядке писем, жалоб и обращений  юридических лиц и граждан  по вопросам, входящим в компетенцию  отдела.

12. Обеспечение хранения  и использования в установленном  порядке круглой печати  
с Государственным гербом и круглой печати с Гербом Санкт-Петербурга, факсимильной подписи главы администрации, заместителей главы администрации.

13. Хозяйственное обслуживание  администрации.

14. В пределах своей  компетенции эксплуатация и содержание  зданий, стоящих  
на балансе администрации.

15. Организация внешнего  представительства главы администрации.

16. Организация работы  гаражного хозяйства и порядка  использования автомобильного транспорта  в администрации.

17. Обеспечение администрации  телефонной связью.

18. Ведение учета материальных  ценностей администрации в соответствии  
с возложенными функциями.

 19. Организация материально-бытового обеспечения рабочих мест сотрудников администрации (мебель, канцелярия, телефонные аппараты и др.).

  20. Обеспечение соблюдения  требований законодательства о  государственной и иной охраняемой  законом тайне.

Полномочия

1. В пределах своей  компетенции осуществлять контроль за исполнением требований законодательства, правовых актов, издаваемых Губернатором и Правительством  
Санкт-Петербурга, а также администрацией.

2. Проводить совещания  и семинары для реализации  задач, возложенных на отдел.

3. Разрабатывать предложения  по совершенствованию документооборота, подготавливать и представлять  на утверждение главе администрации Инструкцию по организации делопроизводства в администрации.

4. Осуществлять полномочия  государственного заказчика в  целях обеспечения деятельности  администрации.

5. Обеспечивать заключение  договоров аренды помещений в  целях размещения депутатов Законодательного  собрания Санкт-Петербурга с организациями, предоставляющими депутатам указанные  помещения.

       6. Запрашивать и получать от структурных подразделений администрации, подведомственных организаций и учреждений Калининского района информацию, отчеты, сведения и материалы, необходимые для осуществления  задач, возложенных на отдел.

7. В соответствии с  Регламентом администрации требовать  от руководителей структурных  подразделений администрации предоставления  проектов правовых и нормативно-правовых  актов администрации вместе с  копией в электронном виде.

8. Возвращать структурным  подразделениям администрации представленные ими  
с нарушениями установленного порядка проекты распоряжений и приказов, а также другие  материалы для доработки и надлежащего оформления.

9. В пределах своей  компетенции давать подведомственным  учреждениям поручения, связанные  с обеспечением выполнения распоряжений  и приказов администрации  
и вышестоящих органов.

10. Осуществлять контроль за соблюдением сроков выполнения распоряжений, приказов, решений аппаратных совещаний, отдельных поручений главы администрации, заместителей главы администрации и вышестоящих органов власти и управления, а также за соблюдением исполнительской дисциплины.

11. Осуществлять контроль за соблюдением сроков прохождения поступивших  
в администрацию правовых актов вышестоящих органов государственной власти, запросов депутатов, а также других служебных документов.

12. Привлекать, по согласованию  с главой администрации, сотрудников  структурных подразделений администрации  для разработки и осуществления  мероприятий, проводимых  отделом.

13. Осуществлять государственные  закупки и при необходимости  организовывать конкурсы.

14. Разрабатывать в необходимых  случаях по своей инициативе  проекты  распоряжений  
и приказов администрации по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

15. Участвовать в заседаниях  и совещаниях, проводимых главой  администрации, руководителями подразделений  администрации Санкт-Петербурга, по  вопросам, относящимся  
к компетенции отдела.

16. Совместно с другими  отделами администрации участвовать  в обеспечении  
и подготовке проведения выборов и референдумов, общероссийских и городских праздников, дней памяти и мероприятий районного значения.

17. Совместно с соответствующими  отделами и службами осуществлять  организационно-техническую подготовку  семинаров, заседаний рабочих органов  администрации.

18. Обеспечивать деятельность  приемной  главы администрации  и заместителей главы администрации.

19. Организовывать единый  порядок работы с документами  в администрации, осуществлять методическое  руководство работой по ведению  документооборота в структурных  подразделениях администрации.

20. Доводить по указанию  главы администрации до сведения  предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и граждан  распоряжения и приказы администрации, выдавать копии, выписки и справки  по принятым решениям.

21. Организовывать работу  с обращениями граждан и приемы  главы администрации  
и его заместителей по вопросам, отнесенным к компетенции администрации, в соответствии  
с нормативно-правовыми актами и положением об администрации.      

22. Обеспечивать сохранность  документов, организацию их отбора, передачу  
на государственное хранение и использование на основе нормативно-методической базы Федеральной архивной службы России.

23. Обеспечивать содержание  в надлежащем состоянии зданий  и сооружений, находящихся в оперативном  управлении администрации.

24. Вести учет материальных  ценностей администрации, обеспечивать  рабочие места сотрудников администрации.

25. Обеспечивать   администрацию  всеми видами связи.

26. Обеспечивать автотранспортное  обслуживание главы администрации, его заместителей и сотрудников  администрации, эксплуатацию автомобильного  хозяйства.

27. Проводить контроль за счетами по ремонту автотранспорта администрации.

28. Разрабатывать нормативные  документы по размещению структурных  подразделений в здании администрации.

29. Осуществлять приобретение  мебели и малоценных и быстро  изнашиваемых предметов.

30. Обеспечивать сотрудников  администрации необходимыми канцелярскими  товарами.

31. Организация подготовки по заключению договоров, обеспечивающих жизнедеятельность зданий, находящихся в оперативном управлении администрации (теплоснабжение, водоснабжение, электроснабжение, радио, связь, охранная сигнализация, противопожарная безопасность, проведение подписки на периодическую печать, текущий, капитальный ремонт и др.).

32. Оформлять первичные  документы для проведения закупок  государственного заказа администрации.

33. Обеспечивать предоставление  Малого зала, фойе малого зала, зала заседаний  
(кабинет 97), помещение ротонды администрации для проведения совещаний сотрудникам администрации и сторонним организациям.

34. Заказывать по поручению  главы администрации штампы и  печати для структурных подразделений.

35. Иметь другие полномочия, исполнять обязанности, вытекающие  из настоящего Положения, действующего  законодательства, нормативных актов  администрации.

 

 

 

     Рабочие программы (совещание). Подготовка и проведение

За 1 месяц до начала квартала, в первую неделю  месяца,   
готовится поручение первого заместителя главы о предоставлении руководителями тем для выступления. Срок представления предложений – две недели, но не позднее, чем за 10 дней до начала квартала. Поручение регистрируется, рассылается, начальник протокольного сектора собирает данные.

Поручение о представлении тем для выступления

На основании предложений формируется Примерный перечень вопросов для рассмотрения на аппаратных совещаниях администрации на квартал Примерный перечень рассылается руководителям.

Примерный перечень вопросов для рассмотрения на аппаратных совещаниях администрации

В четверг на неделе предшествующей совещанию начальник общего отдела печатает Предложения по вопросам аппаратного совещания   в 4-х экземплярах.

1. Начальнику общего отдела – 2.
2. Выступающему – в ячейку отдела - 1.
3. Начальнику протокольного сектора – 1.

Предложения по вопросам аппаратного совещания

В пятницу - звонок руководителю, выступающему на совещании,  
о готовности и необходимости представления текста доклада на аппаратном совещании для подшивки в дело к протоколу после совещания.

Выписка из протоколов совещания

 

В четверг-пятницу готовим выписку  из протоколов совещания аппарата, для чего из сводной выписки выбираем исполнение на контрольную дату.

1 экземпляр А4: (главе на совещание на стол), маленькие А5, уменьшенные 2:1 по числу ответственных исполнителей, умножаем на 2  
и прибавляем 4 (заместителям главы на совещание на стол); заверить печатью «Протокольный сектор», 1 экземпляр в ячейки отдела, 2-ой  - на столы руководителей на совещании.

Приглашение

      Понедельник. Приглашение на совещание. Приглашаем  
с 9.00 всех входящих, и по телефону. При переносе времени, даты совещания согласуем вопрос с 35 комнатой Виктория Васильева, чтобы зал освободили за 30 минут до начала совещания.

При переносе времени на время раньше 12.00, производим оповещение  
в пятницу.

В листе регистрации, отмечаем явку, полное имя отчество фамилию лиц замещающих руководителей, при отсутствии руководителя или лица его замещающего – обязательно причина.

Лист регистрации

    Лист регистрации передаем в машбюро. Машбюро печатает  два списка А4  
и один А3

     Список присутствующих на совещании.

     В машбюро передаем Предложения по вопросам (Приложение 3) для печати повестки дня совещания аппарата   2 экз. А 4, 4  экз. – А5 после утверждения главой на планерке с руководителями в 10.00. Об утверждении сообщает начальник отдела в 11.00.

      Повестка дня совещания аппарата Справка по документам

     Готовит протокольный сектор.

     Справка по документам, файл на рабочем столе, Приложение 8.

Цифры из табличек считаем по: Служебная корреспонденция. Выходные формы. Статистика. Общая статистическая форма документооборота 9.1. Данные по распоряжениям – Наталья Николаевна, или: Система согласования документов. Атрибутный поиск. Период за неделю.

Контроль – Контроль-приемная, или Контроль исполнения. Атрибутный поиск. Документы за неделю.

Неисполненные документы - Дополнительные формы для входящих  1.4 перечень документов, которые должны быть исполнены за период (период вводим за предыдущий год до понедельника).

      Напоминания

     Докладные записки заместителям главы об неисполнении документов подведомственными отделами

     Готовится при серьезных нарушениях срока, когда есть вероятность неисполнения и невозможность закрытия документа в срок.

     Документы\документы\документы\комиссия по исполнительской\просрочки

К записке прилагается форма 1.4.

Просрочки

Выписки из протоколов совещания аппарата

документы\протоколы совещания аппарата\выписки\

Из сводной выписки выбирается исполнение на дату, и на основании предыдущей выписки делаем новую, оставляя пункты «еженедельно»

Все документы должны быть готовы к 15.00.

На аппарат готовим:

1. Главе на стол (сверху вниз, лесенкой):

Повестку А 4;

Выписку А 4;

Копию протокола совещания аппарата предыдущего, маленькую, сложить книжечкой.

2. Заместителям главы

Маленькие повестки,  выписки маленькие

Разумишкину Е.Н. на стол диктофон.

3. Начальнику общего отдела:

Справка по документам, поступившим в протокольный сектор.  
Таблицу по исполнительской дисциплине   с уточненными данными.

4. Руководителям (руководители занимают места в соответствии со списком присутствующих, приложение 6 и списком с указанием столов):

Напоминания по исполнению документов.

Выписки  из протоколов совещания аппарата.

5. Начальнику общего отдела на стол начальника отдела: справки протокольного сектора и сектора приема, таблицы с просрочками.
6. Начальнику протокольного сектора выписку маленькую, повестку, лист регистрации участников. Тетрадь для записи  протоколов. Пульт управления кондиционерами, ключи от зала, диктофон. Ручки.