Информационное обеспечение сервисной деятельности

 

РЕФЕРАТ

 

Стр. 125, рис. 15, табл. 12, прил. 5, источников 21 

ИНФОРМАЦИЯ, ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ, АВТОМАТИЗАЦИЯ  УПРАВЛЕНИЯ, ЛОКАЛЬНАЯ СЕТЬ, ДОКУМЕНТООБОРОТ, ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ.

Целью дипломной работы является изучение проблемы совершенствования  информационного обеспечения управления организацией. На примере организации  необходимо рассмотреть существующее положение дел в изучаемой  области, произвести детальный анализ, выявить причины неудач, если они есть, и разработать реальные предложения по улучшению положения.

Объект исследования в  данной дипломной работе является ОАО  «Технический университет КубГТУ»  и результаты его деятельности с 1997 по 1999 годы.

В дипломной работе обоснованы целесообразность внедрения в организации современной информационной системы, позволяющей сократить накладные расходы и повысить производительность управленческого труда. Приведённые расчёты экономической эффективности внедрения информационной системы, подтверждают целесообразность результатов работы.

Экономический эффект от предлагаемых мероприятий составляет 10866  рублей в год.

 

 

125 pages, 15 graphics, 12 tables, 21 sources, 5 appendixes 

 

  

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики  предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся  экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационное  обеспечение управления – это  связь информации с системами  управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может  рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных  условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Цель данной дипломной  работы становление качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней, так как это основа эффективного управления предприятием. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь.

Исходя из поставленной цели дипломной работы в исследуемой  организации необходимо решить взаимосвязанный  комплекс задач, позволяющие построить  информационную систему, построенную  на основе модели реально существующих и взаимодействующих бизнес-процессов  всех структурных подразделений, а не отдельных групп пользователей.

Объектом исследования является открытое акционерное общество «Технический университет КубГТУ». В этой организации только происходит становление новой информационной системы на основе локальной вычислительной сети. Необходимо оценить уже достигнутые результаты, определить круг нерешённых задач и произвести расчёты экономической эффективности от предпринимаемых мероприятий.

При анализе  существующей проблемы используются методы системного, структурного и факторного анализа из учебника Савицкой «Анализ хозяйственной деятельности».

В дальнейшем приводятся реальные предложения по улучшению  информационного обеспечения организации  и проводится расчёт экономической  эффективности.

Наметившийся  в России переход к рыночной экономике требует новых подходов к управлению: на первый план выходят экономические, рыночные критерии эффективности, повышаются требования к гибкости. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности предприятия, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.

Информация  нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

 

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

1. Сущность, значение и особенности информационного обеспечения

 

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение  управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические  новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления  аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования  информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная  экономия расходов за счёт  снижения

• фонда заработной платы
• коммунальных услуг
• стоимости программного обеспечения
• расходов на почту
• расходов на оформление договоров
• расходов на перераспределение сырья

2) Устранение  возможных расходов в будущем

• избежание будущего роста численности персонала
• уменьшение требований к обработке данных
• снижение стоимости обслуживания

3) Возможные  нематериальные выгоды

• улучшение качества информации
• повышение производительности
• улучшение и ускорение обслуживания
• новые производственные мощности
• более уверенные решения
• улучшение контроля
• уменьшение просроченных платежей
• полное использование программного обеспечения

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рисунок 1).  Это простая схема передачи информации в одном напрвлении.

 

 

 

 

 

Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка  и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым  наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения  информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рисунок 2).

Из рисунка  видно, что на эффективность принимаемых  решений по управлению влияет множество  показателей:

• Качество, достоверность и оперативность получения информации
• Знания, опыт, личные качества руководителя
• Квалификационный состав подчинённых
• Ситуация на рынке

 

 

 

 

 

 

 

 

 

где, I_вх – входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть

I_ос – осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления

I_у – управляющая информация в результате сравнения

U – воздействие исполнительного органа на объект управления

V – отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды

Рисунок 2. Система управления объектом

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию  можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые  уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые  разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.