Адміністративна функція організації

ПЛАН

 

1. Адміністративна функція організації
2. Розпорядження та прийняття рішень
3. Узгодження і розв'язання конфліктів
4. Контроль
5. Висновки
6. Список використаної літератури

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Адміністративна функція організації

Адміністративна функція "організація" передбачає забезпечення підприємства матеріальними, фінансовими  і людськими ресурсами.

Наявність всіх цих  ресурсів дає можливість виконувати стратегічні, тактичні та оперативні плани.

Ця адміністративна  робота повинна виконуватися менеджером будь-якого підприємства.

При збільшенні підприємства з'являється ціла ієрархія посад, а  з функціональної структури управління виникають нові органи управління: збори акціонерів, спостережна рада, правління голови, правління, а також  підвідомчий йому ієрархічний адміністративний апарат. Виконавчий орган управління підприємства розвивається і удосконалюється  зі зростанням соціального організму, а керівнику, навіть з найвищими  достоїнствами, вже неможливо самому виконувати всі процеси управління підприємством. Виконавчий апарат поступово  перетворюється у свого роду штаб управління.

Цей штаб, як група  функціональних спеціалістів, наділений  владними повноваженнями, є помічником керівника, розширює його особистість  і цим полегшує виконання управлінських  дій, сприяючи йому у прийнятті компетентних рішень.

У зв'язку з цим  керівник повинен організовувати не тільки особисту працю на підприємстві, а і управлінського апарату. Лінійні  та функціональні менеджери повинні  організовувати працю підпорядкованих  їм людей для кращого виконання  покладених на них завдань.

 

2. Розпорядження та прийняття рішень

Після побудови соціального  організму треба привести його у  дію, приймати рішення, розпоряджатися — вести справу, господарство, управляти  процесами.

Управлінське рішення  – це свідомий акт організуючої діяльністю суб’єкта управління, пов'язаний з вибором мети дії, а також  шляхів , способів та засобів її досягнення.

Управлінським рішенням притаманні такі властивості:

• Управлінське рішення передбачає наявність можливих варіантів дій і вибору одного з них згідно з об’єктивно існуючою обстановкою, інтересами та потребами;
• Вибір та прийняття варіанта дій є результатом свідомої розумово-психологічної діяльності;
• Необхідність та основний зміст управлінського рішення визначається метою і орієнтується на її досягнення;
• Управлінське рішення володіє активізуючою та організуючою силою;
• В основі управлінського рішення лежить організована свідома діяльність людей.

Цю задачу виконують  менеджери загального керівництва, лінійні та функціональні менеджери. Для кожного з них метою  керування є одержання найбільшої користі від апарату управління і підпорядкованих працівників в інтересах підприємства.

Теорія управління вважає управлінську роботу центральною  ланкою у практичній діяльності. Яким би не будо управлінське рішення, воно неминуче залишиться лише в намірах, якщо не доповнювати його цілеспрямованою  діяльністю, спрямованою на досягнення мети.

Розумінню місця  і ролі управлінських рішень у  системі управління сприяє спрощення  ланцюгова модель механізму формування та реалізації управління «потреби –  інтереси – цілі – рішення –  дії – результати».

Керування вимагає  від менеджера високих особистих  професійних якостей. У своїй  роботі менеджер безпосередньо здійснює підготовку, прийняття і реалізацію управлінських рішень. А результати керівництва залежать від обґрунтованості, своєчасності й оперативності управлінських  рішень.

Фахівці у галузі державного управління пропонують різноманітні варіанти розроблення та механізму  прийняття рішень. Зокрема , Л.Євланов  доводить, що визначення категорії  «прийняття рішення» певним чином дає  можливість розподілити основні  етапи цього процесу. Він пропонує таке формулювання: прийняття рішень – процес, який починається з виникненням проблемної ситуації та завершується вибором рішення – дії з усунення проблемної ситуації.

Щодо найраціональніших  підходів та оптимізації управлінського рішення можна запропонувати  такі конкретні етапи:

• Уточнення та вибір мети і завдань;
• Виявлення та аналіз наявних альтернатив і ресурсів для вирішення цього завдання;
• Формулювання математичної чи логічної моделі, яка визначає залежність між поставленими завданнями та альтернативними ресурсами їх вирішення;
• Уточнення критерію виявлення бажаної альтернативи;
• Визначення оптимального рішення;
• Реалізація рішення;
• Оцінка отриманого результату.

Планування і  прийняття управлінських рішень є процедурами, спрямованими на виявлення  розбіжностей між поточним станом справ  в організації і його ідеальним  баченням, коли встановлюється і розв’язується  міра неузгодженості між належним і  наявним станом речей.

За критерієм масштабу рішення можна поділити на оперативні, тактичні й стратегічні.

Оперативні рішення  приймають всі менеджери від  нижчого рівня до вищого керівництва. Особливо важливе місце вони займають у роботі менеджерів нижнього рівня.

Стратегічні і тактичні рішення приймають менеджери  лінійного керівництва і загального керівництва. В залежності від виробничої ситуації менеджер може приймати рішення  одноосібно і колегіально.

Компетенція прийняття  управлінських рішень передбачається статутами організації і законодавчими  актами України.

За критерієм  змісту всі управлінські завдання класифікують на значущі та малозначущі; за критерієм  виконуваності завдань – на завдання, які вирішуються, і завдання, які  не вирішуються; за критерієм обізнаності  керівника – на завдання, які  належать до сфери компетенції керівників, і завдання, які не належать до цієї сфери; за ступенем функціональних    витрат – на легкі та важкі.

Прийняття управлінського рішення – вольовий акт формування послідовності дій, результатом  яких є досягнення конкретної цілі.

Прийняття управлінських  рішень нерідко супроводжується типовими помилками, найхарактернішими з яких є:

• зумовленість рішення емоціями, імпульсивністю;
• розгляд лише позитивних варіантів, неврахування розумного ризику;
• надання переваги при прийнятті рішення бажанням, припущенням, а не достовірній інформації;
• поспішність, зумовлена дефіцитом часу;
• неправильне витлумачення фактів тощо.

Прийняття управлінського рішення – це складний психологічний процес, під час якого не завжди спрацьовує логіка або інтуїція. В ньому переплітаються установки, особистісні характеристики, інтуїція, емоції тощо. Тому за особливістю інтелектуальних процедур, які визначають цей процес, виділяють інтуїтивні та раціональні рішення. Інтуїтивні рішення постають як вибір, зроблений тільки на підставі відчуттів. Раціональні рішення базуються на судженнях, знаннях, попередньому досвіді, коли керівник обирає рішення, що раніше зарекомендувало себе як вдале. Однак у ситуаціях, в яких задіяний людський чинник, орієнтуватися лише на судження недостатньо, оскільки можна не помітити нової альтернативи.

Отже, на процес планування та прийняття управлінських рішень впливають як зовнішні, так і внутрішні  чинники. Злагодженість дій керівника  і підлеглих, їх спрямованість на визначення шляхів та засобів реалізації планів сприяє досягненню поставлених  цілей.

Вдосконалення процесу  прийняття управлінських рішень в адміністративній діяльності.

У досягненні ефективності рішень особливу роль відіграють методи доведення прийнятих рішень до виконавців. Вважається, що вміння передати завдання виконавцям є основним джерелом ефективності прийнятого рішення.

У зв’язку з цим розрізняють чотири основні причини невиконання рішень:

• рішення не досить чітко сформульоване;
• рішення зрозуміле і чітко сформульоване, але виконавець його погано усвідомив;рішення було чітко сформульоване і виконавець, його добре зрозумів, але у нього не виявилось необхідних умов і засобів для його виконання;
• рішення грамотно сформульоване, виконавець його усвідомив і мав необхідні засоби для його виконання, але у нього не дуло внутрішнього погодженості з варіантом запропонованого рішення. Виконавець у цьому випадку може мати свій, більш ефективний, на його думку, варіант вирішення цієї проблеми.

Передумови успішної організації виконання є узгодженість розподілу завдань відповідно до реального потенціалу виконавців і  дотримання балансу між зрозумілими  обов’язками і наданими правами (ресурсами) заради уникнення конфліктів.

 

3. Узгодження і розв'язання конфліктів

Є декілька визначень  поняття "узгодження":

1. Узгодження —  це приведення у належне співвідношення, у відповідність з чимось (що  з чим);

2. Узгодження —  це обговорення і прийняття  єдиної думки про щось, одержати  згоду на щось (що з ким).

Узгодження надає  можливість кожному працівнику або  структурному підрозділу виконувати свою конкретну роботу, чи її частини  при згоді менеджера або інших  працівників чи підрозділів організації. Цю адміністративну функцію здійснює менеджер шляхом обговорення і прийняття  єдиної думки при підготовці і  виконанні управлінських рішень. Організаційно-розпорядчі документи (положення, накази, розпорядження та ін.) повинні  бути узгоджені посадовими особами, яких стосується їх зміст. Таке узгодження здійснюється шляхом візування проекту  документа.

Кращим засобом  підтримки підлеглих у робочому стані й полегшення виконання їх обов'язків є проведення нарад лінійних та функціональних менеджерів керівником організації. В результаті такої наради кожний підрозділ знає точно, що повинен він виконувати в цілому узгоджено з іншими підрозділами, щоб не виникали потім неузгоджені дії, непорозуміння.

Конфлікт — це зіткнення серйозних розбіжностей, спір між працівниками чи структурними підрозділами, або між менеджером та його підлеглими.

Конфлікт в управлінні — це відсутність згоди між  двома або більше особами, або  групами. Кожна сторона робить все, щоб була прийнята її точка зору або ціль: заважає іншій стороні  робити теж саме.

Якщо менеджер знайде правильну форму взаємодії з підлеглими, то конфліктів може і не бути. Для цього треба усувати умови, які сприяють виникненню конфліктів.

Але ж менеджеру  треба впроваджувати інновації, новітні технології, проявляти активність, відповідним чином реагувати на дії конкурентів, зміни зовнішнього середовища. Все це може викликати порушення гармонійного функціонування організації чи окремого підрозділу, сприяти виникненню конфліктної ситуації. Конфлікт може приводити до підвищення ефективності організації, або може приводити до зниження особистої задоволеності, групового співробітництва і ефективної організації. Роль конфлікту залежить від того, як ним управляє сам менеджер.

Причинами конфлікту  можуть бути:

• спільне використання ресурсів; ,

• взаємозалежність завдань;

• різні цілі виконання  завдань;

• різне розуміння  цінностей;

• недосконала комунікація. Негативні наслідки конфлікту:

• зниження продуктивності;

• незадоволеність;

• зниження морального стану;

• збільшення плинності  персоналу;

• погіршення соціальної взаємодії;

• підвищення зацікавленості до неформальних організацій.

 

4. Контроль

Контроль — це процес, який забезпечує досягнення організацією поставлених цілей.

Ціллю адміністративної функції контролю є перевірка  того, як виконується прийнята програма дій підлеглих прийнятим управлінським  і встановленим принципам і правилам. Він повинен знайти відхилення та помилки для того, щоб можна  було їх виправити і запобігти  їх повторення. Використовується до осіб та дій і практикується менеджером по всіх адміністративних функціях, викладених вище.