Информация как важнеиший организационный ресурс

Из второго требования вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации — оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.

И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Информация - важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой  информации порождает неопределенность. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведется, как говорится, из «общего котла», для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких  случаях используются как любая  другая офисная оргтехника наряду с  ксероксом или печатной машинкой, да еще для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса неизбежно  появляются новые проблемы.

Бизнес на определенном этапе развития становится недостаточно управляемым. При недостатке необходимой информации в удобной форме вдруг обнаруживается избыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных подсистем. Оказывается, что для управления отдельными «бизнесами»  фирмы недостает механизма оперативной  оценки эффективности каждого из них. Кроме того, нередко отсутствует  стратегическое планирование с эффективным  контролем.

Иными словами, для успешного развития нужна комплексная система управления, объединяющая все аспекты менеджмента, а не одну бухгалтерию. И это не только технологические задачи. Это, во-первых, проблемы постановки регулярного  менеджмента и, во-вторых, — проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.

Существует три основных варианта решения проблемы внедрения информационных систем.

Первый путь — разработка системы  собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень часто  для автоматизации расчетов применяются  процедуры, написанные средствами офисных  программ (характерный пример - макросы  для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру.

               Второй путь — приобретение  универсальной системы или пакета  прикладных программ. Выбор систем  такого рода ограничивается, в  основном, бухгалтерскими программами.  Причина заключается в том,  что бухгалтерский учет имеет  строгую и консервативную методологию.  Несмотря на частые изменения  законодательства, форм отчетных  документов, принципы и структура  данных остаются практически  неизменными. Коммерческая же  деятельность отличается большим  разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика  работы, причем это бывает связано  не только с разными отраслями  или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает  индивидуальность мастера (исполнителя,  игрока

Третий путь заключается в делегировании  функций и полномочий по внедрению  информационных технологий внешним  организациям (аутсорсинг). Этот современный  подход пока редко применяется в  наших условиях. При правильном выборе фирмы-исполнителя достигаются ощутимые преимущества:

• экономия средств за счет применения решений, ядро которых прошло успешное внедрение в других фирмах. Цена таких систем ниже, чем у систем, разрабатываемых «с нуля»;
• профессионализм исполнения;
• сервисная поддержка;
• возможность развития системы в соответствии с усложнением бизнеса.

Имеются и потенциальные опасности:

• потеря возможности развития системы;
• опасность потери информации из-за незнания внутренней структуры данных;
• зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя.

Считаю, что решение применить  покупную систему — проявление высокого уровня зрелости организации. Это можно  расценить как проявление цивилизованного  разделения труда. «Не лечите зубы сами!» - призывают рекламные агентства. И с этим можно согласиться.

Профессионально сделанный продукт, предназначенный для продажи, имеет  одно важное качество, которое отличает его от текущей версии программы, разрабатываемой внутри коллектива-пользователя. Это — функциональная работоспособность. Что-то может не устраивать, но то, что  в нем заложено и гарантировано  разработчиком - работает.

Если же система разрабатывается  своими программистами, возникает соблазн  перестройки системы на ходу, не разобравшись в глубинных причинах возникшей потребности.

Привлечение сторонней организации  для внедрения информационной системы  дает определенные удобства. Одно из них  заключается в необходимости  сформулировать бизнес - правила, без  которых невозможно заключить договор. В некоторых случаях, фирма, проводящая установку системы, предполагает, что  требования должны уже быть сформулированы. Существуют поставщики, предлагающие комплексное решение. Они либо проводят реорганизацию бизнес - процессов  самостоятельно, либо — привлекают третью организацию, которая выступает  в качестве консультанта или постановщика задачи.

Итак, допустим, руководитель осознал, что для внедрения информационной системы необходимо приобретение программного обеспечения. Какую программу выбрать? По каким критериям?

Система должна обладать следующими свойствами:

1. Сохранение инвестиций.
2. Надежность.
3. Возможность роста.
4. Степень автоматизации различных видов деятельности.
5. Интуитивность интерфейса.
6. Возможности интеграции с электронным документооборотом.
7. Адаптированность к бизнесу клиента.
8. Доступность по цене.

Большое распространение получили программы фирмы 1С, поэтому они  заслуживают отдельного внимания. Они  сочетают в себе доступную цену и  неплохие характеристики. Внедрение  программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки, которую весьма нелегко  выполнить собственными силами. Набор  начальных базовых процедур, как  правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для настройки  и сопровождения системы «1С: Торговля»  предполагается привлечение региональных представителей разработчика. Внедрение  «1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговли»  зачастую уже обходится заказчикам по $50, но иногда дешевле заплатить  и такую сумму, чем разбираться  в проблеме своими силами. Отдельные  бухгалтеры разбираются в программном  обеспечении сами. Реально, где-то за неделю.

Появление нового, информационного  общества, многим видится только  на  базе использования новых  информационных  технологий.  С  появлением  и массовым внедрением компьютерных сетей и средств  современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось  с местом у  станка  или столом в учреждении, то сегодня “рабочее  место” -  это  скорее  не место  работы, а средства, с помощью  которых она осуществляется.  К ним можно отнести мобильный  телефон, портативный компьютер  с  модемом и мини-принтер. Таким  образом, рабочим  местом  становится любое помещение, где есть сетевая  розетка.

                Умение пользоваться персональным  компьютером теперь уже  вошло   в современную культуру управления. И это не зря - компьютер   позволяет экономить огромные  средства, которые при традиционной  системе организации труда были  бы израсходованы на содержание  различных отделов, которые выполняли  утилитарные функции, не  связанные  с процессом производства.

3.2 Формирование комплексной информационной  системы

   Развиваясь, компания  сталкивается с серьезными проблемами:

-   старые методы управления  дают все больше сбоев; 

- контроль требует большего  количества персонала,             дополнительных расходов и усложнению  управления;

-   согласование решений занимает  все больше времени, а данные  для принятия решений либо  отсутствует, либо сильно запаздывает; 

- количество финансовых операций  и принимаемых решений превосходят  предел, за которым уже не ясны  причины, приведшие к тем или  иным конечным результатам. 

    При выборе и внедрении  системы необходимо решить технические,  административные и организационные  задачи. Информационная система  есть плод совместных усилий  поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта: 

• необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы;
• разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок;
• внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.

При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся  технологии. И, наконец, соблюдение единой технологии эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических  требований для любой информационной системы:

• быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;
• надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала;
• удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;
• возможность масштабирования и развития системы;
• интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;
• возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;
• высокая надежность работы.

Методика создания корпоративных  информационных систем содержит ряд  следующих общих положений:

• Технология построения системы по моделям "как надо", без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов.
• Технология построения систем с подходом "сверху вниз". Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий к подразделениям
• Технология поэтапного внедрения. Так как в этот процесс вовлекаются практически все структурные подразделения предприятия, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной.
• Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой-интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы-заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления.       

 Система должна поддерживать  такую схему взаимодействия между  модулями и автоматизированными  рабочими местами, которая отвечала  бы требованиям и техническим  возможностям пользователя. Важнейшими  параметрами информационной системы  являются надежность, масштабируемость, безопасность, поэтому при создании  таких систем используется архитектура  клиент-сервер. Эта архитектура позволяет  распределить работу между клиентской  и серверной частями системы,  предусматривает развитие и совершенствование  в соответствии с особенностями  решаемых задач. 

На современном этапе формирования рынка большое внимание уделяется  малым предприятиям. Трудности и  сложности применения информационной системы для малого бизнеса заключаются  в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой  продукции. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого  малого предприятия экономически невыгодна. С другой стороны, более радикальным  можно считать построение универсальной  интегрированной системы, позволяющей  уменьшить масштаб данной системы  для конкретного заказчика путем  исключения и перевода в пассивное  состояние не задействованных модулей.

 К решению о необходимости  внедрения информационных технологий  приходит все большее число  руководителей предприятий самых  разных сфер бизнеса. Хотя внедрение  системы обходится весьма дорого, сохранение существующего порядка, (а, как правило, беспорядка) может  обойтись еще дороже.